Zo organiseer je een tennistoernooi

Begin met de datum, locatie en het aantal beschikbare tennisbanen. Kies daarna een toernooiformat en leg de regels vast, zodat je het wedstrijdschema en de deelnemersindeling op tijd kunt maken. Verstuur de uitnodiging vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en niveauverschillen te verwerken. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke inschrijftafel, complete materialen per baan en een strak tijdschema voor wedstrijden, lunch en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Tennisbanen reserveren
3
Toernooiformat en regels bepalen
2 personen
4
Aanmeldformulier opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersindeling maken
2 personen
9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Wedstrijdformulieren printen
15
Deelnemerslijst printen
16
Prijzen en medailles klaarleggen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Tenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Inschrijftafel inrichten
2 personen
21
Cateringtafel inrichten
2 personen
22
Banen controleren
2 personen
23
Netten en baanmateriaal plaatsen
2 personen
24
Wedstrijdmaterialen per baan klaarleggen
2 personen
25
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
26
Prijzentafel inrichten
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Openingsuitleg geven
2 personen
31
Wedstrijden begeleiden
4 personen
32
Uitslagen verwerken
2 personen
33
Lunch en hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Verlichting inschakelen
37
Finalewedstrijd begeleiden
3 personen
38
Eindstanden controleren
2 personen
39
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Tenten afbreken
4 personen
43
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
44
Banen netjes achterlaten
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
49
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tennisballenaantal 48
Reserve tennisballenaantal 12
Tennisnettenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenhoudersaantal 4
Wedstrijdfluitjesaantal 4
Pionnenaantal 24
Balmandenaantal 4
Reserve racketsaantal 6
EHBO-set

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klapbankenaantal 4
Inschrijftafel
Prijzentafel

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonladersaantal 2
Printer

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Decoratie

Toernooibanner
Richtingspijlenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80

Organisatie

Wedstrijdformulierenaantal 100
Deelnemerslijstaantal 4
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Prijzenaantal 6
Medaillesaantal 12
Polsbandjesaantal 80
Ducttapeaantal 4
Schrijfblokkenaantal 6

Tips

Reserveer de tennisbanen zodra de datum vaststaat en houd rekening met minstens 30 minuten voor opbouw en controle. Controleer ook vooraf of netten, baanmateriaal en verlichting beschikbaar zijn.
Leg het format vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Vermeld bijvoorbeeld het aantal wedstrijden, de wedstrijdduur, de puntentelling en wat er gebeurt bij regen of uitloop.
Sluit de inschrijving minimaal 7 dagen voor het toernooi. Dan heb je tijd om deelnemers in te delen, een wedstrijdschema te maken en dieetwensen aan de catering door te geven.
Maak per baan een aparte set met tennisballen, reserveballen, scorebord, scorekaartenhouder en wedstrijdfluitje. Zo hoef je tijdens het toernooi niet tussen de banen te zoeken.
Richt de locatie in deze volgorde in: banen controleren, wedstrijdmaterialen klaarleggen, inschrijftafel plaatsen en daarna catering en zitplekken opbouwen. Leg prijzen en medailles minstens 30 minuten voor de eerste wedstrijd klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tennistoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de datum, locatie en baanreservering. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijddag.
Hoeveel tennisbanen heb je nodig voor een tennistoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, de wedstrijdduur en het format. Plan bij een toernooi met korte wedstrijden ongeveer 4 deelnemers per baan per ronde en reserveer minstens één baan extra als uitloop of reserve wanneer dat mogelijk is.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een tennistoernooi?: Maak het schema zodra de inschrijving is gesloten en de deelnemersindeling definitief is, meestal 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Verstuur het daarna samen met de aanvangstijd, baanindeling en toernooiregels.
Wat moet je klaarleggen op de wedstrijddag?: Leg per baan tennisballen, reserveballen, scoreborden, scorekaartenhouders en een fluitje klaar. Richt daarnaast de inschrijftafel, cateringtafel en prijzentafel in en controleer minimaal 30 minuten voor de eerste wedstrijd de banen en netten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.