Organiser un atelier de dessin, étape par étape

Un atelier de dessin réussi repose sur une préparation dans le bon ordre : lieu, intervenant, programme, inscriptions, puis matériel et installation. Commence par définir le nombre de participants et le déroulé de la séance avant de confirmer les fournitures. Prévois un poste de travail par personne, une table de démonstration et un accueil séparé. Les oublis les plus fréquents concernent les rallonges, l’éclairage, les besoins alimentaires et le temps nécessaire pour installer chaque table.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Créer le programme de l’atelier
3
Réserver l’intervenant
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Vérifier le matériel
2 personnes
9
Acheter du matériel supplémentaire
10
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
11
Créer les badges nominatifs
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
14
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Aménager les postes de travail
3 personnes
19
Préparer le matériel de dessin
2 personnes
20
Aménager la table de démonstration
21
Mettre en place le point café
2 personnes
22
Préparer les en-cas
2 personnes
23
Installer la table d’inscription
24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Distribuer les badges nominatifs
26
Présenter l'atelier
27
Faire une démonstration de dessin
28
Accompagner les participants
3 personnes
29
Servir la pause-café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Réapprovisionner les plans de travail
32
Animer la deuxième séance de dessin
3 personnes
33
Servir les en-cas de pause
2 personnes
34
Présenter les travaux
2 personnes
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel de dessin
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
3 personnes
41
Trier les matériaux
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Nappeqté 8
Table de présentation

Équipement

Caméra documentaire
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Bouilloireqté 2
Machine à café

Éclairage

Lampes de bureauqté 8
Éclairage d’ambianceqté 2

Matériel d’art

Carnets de croquisqté 35
Papier à dessinqté 250
Crayons HBqté 40
Crayons 2Bqté 40
Crayons 4Bqté 40
Crayons de couleurqté 12
Feutres finsqté 40
Crayons graphiteqté 12
Gommes à malaxerqté 35
Gommesqté 35
Taille-crayonsqté 12
Règlesqté 12
Presse-papiersqté 35
Plaques à dessinqté 35
Pinceauxqté 35
Sets d'aquarelleqté 12
Gamelles d’eauqté 35
Palettes de mélangeqté 12
Tabliersqté 35
Alèses lavablesqté 35

Présentation

Pinces à dessinsqté 35
Panneaux de présentationqté 4
Badges nominatifsqté 35
Marqueursqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Tasses à caféqté 35
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 2
Vases à fleursqté 4
Décoration de tableqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et l’intervenant avant d’envoyer les invitations, idéalement au moins 4 semaines avant l’atelier. Le programme dépend souvent de la durée disponible et du matériel demandé par l’intervenant.
Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant l’atelier. Utilise ce délai pour mettre à jour la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges nominatifs.
Prépare les postes de travail à raison d’une place complète par participant : papier ou carnet, crayons, gomme, taille-crayon et support si nécessaire. Ajoute quelques exemplaires de secours plutôt que de compter uniquement sur le matériel individuel.
Teste le vidéoprojecteur, la caméra documentaire et l’écran avant l’ouverture. Vérifie aussi les rallonges et multiprises : une démonstration peut devenir inutilisable si l’image ou l’éclairage manque au premier rang.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée du groupe, puis installe le point café à distance des feuilles et des aquarelles. Garde au moins 30 minutes pour ouvrir le lieu, installer les tables, les chaises et les postes de travail.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de dessin ?: Prévois 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer l’intervenant et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats complémentaires et la préparation des feuilles de travail.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de dessin ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue, dès que le lieu, l’intervenant et le programme sont confirmés. Fixe une clôture des inscriptions 7 jours avant afin d’ajuster le matériel et les en-cas.
Combien de matériel de dessin prévoir par personne ?: Prépare un poste complet par participant, avec les supports et outils prévus pour l’atelier. Ajoute au moins 2 ou 3 jeux de secours pour les crayons, gommes, taille-crayons et autres petits accessoires très utilisés.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Compte au minimum 30 minutes pour installer les tables, les chaises, les postes de travail, la table de démonstration et l’accueil. Prévois plutôt 45 à 60 minutes si tu utilises un vidéoprojecteur, une caméra documentaire ou plusieurs sources d’éclairage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.