Checklist voor een goed georganiseerde tekenworkshop

Een tekenworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen papier en potloden klaarleggen. Je regelt vooraf een geschikte locatie, docent en programma, verwerkt aanmeldingen en controleert per deelnemer de materialen. Op de dag zelf moeten de werkplekken, demotafel, techniek en ontvangst in de juiste volgorde klaarstaan. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot het uitdelen van naambadges.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopprogramma maken
Docent vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Materialen controleren
2 personen
Extra materialen inkopen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Tekenspullen klaarleggen
2 personen
Demotafel inrichten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naambadges uitdelen
Workshop introduceren
Tekendemonstratie geven
Deelnemers begeleiden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werkbladen aanvullen
Tweede tekensessie begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Werkstukken presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tekenmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Tafelkleedaantal 8
Presentatietafel

Apparatuur

Documentcamera
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat

Verlichting

Bureaulampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 2

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 35
Tekenpapieraantal 250
Potloden HBaantal 40
Potloden 2Baantal 40
Potloden 4Baantal 40
Kleurpotlodenaantal 12
Finelinersaantal 40
Grafietstiftenaantal 12
Kneedgummenaantal 35
Gummenaantal 35
Puntenslijpersaantal 12
Linialenaantal 12
Klembordenaantal 35
Tekenplatenaantal 35
Penselenaantal 35
Waterverfsetsaantal 12
Waterbakjesaantal 35
Mengpalettenaantal 12
Schortenaantal 35
Wasbare onderleggersaantal 35

Presentatie

Tekeningklemmenaantal 35
Presentatiepanelenaantal 4
Naambadgesaantal 35
Stiftenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 2
Bloemenvazenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het workshopprogramma uiterlijk 2 weken vooraf af, zodat je weet hoeveel tijd je nodig hebt voor uitleg, demonstraties en zelfstandig tekenen. Stem de benodigde materialen daarna af op het programma.
Controleer de deelnemerslijst 3 dagen voor de workshop en leg per deelnemer een werkplek klaar. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet, zodat hapjes en dranken niet op het laatste moment aangepast moeten worden.
Test beamer, projectiescherm en documentcamera minimaal 1 dag vooraf op dezelfde opstelling als tijdens de workshop. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; die worden vaak pas gemist wanneer alle tafels al staan.
Richt de locatie minstens 60 minuten voor aanvang in: eerst tafels en stoelen, daarna werkplekken, demotafel, koffiepunt en aanmeldtafel. Zo houd je tijd over voor een laatste controle van tekenpapier, potloden, gummen en puntenslijpers.
Zet extra tekenmateriaal apart bij de docent of organisator in plaats van alles tegelijk uit te delen. Reserveer bij potloden, fineliners en papier ongeveer 10 procent extra voor breuk, verlies of deelnemers die meer gebruiken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tekenworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en leg de docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 dagen voor de workshop.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een tekenworkshop klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen en het inrichten van de werkplekken. Tel 15 extra minuten als je ook beamer, documentcamera en projectiescherm moet testen.
Hoeveel tekenmateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Voorzie per deelnemer minimaal één werkplek met tekenpapier of een schetsboek, een HB-potlood, een 2B-potlood, een gum en een puntenslijper. Leg ongeveer 10 procent extra papier, potloden en gummen klaar voor beschadiging of aanvullingen.
Wanneer zet ik koffie, hapjes en dranken klaar voor een tekenworkshop?: Koel de dranken en bereid de hapjes op de dag zelf vóór de deelnemers binnenkomen. Richt het koffiepunt en de hapjestafel 15 tot 30 minuten voor aanvang in, zodat de ontvangsttafel vrij blijft voor aanmeldingen en naambadges.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.