Zo organiseer je een teambuildingweekend

Begin met de datum, het aantal deelnemers en een locatie waar iedereen kan overnachten. Regel daarna vervoer, activiteiten en een programma met voldoende ruimte voor maaltijden en rust. Verzamel vroeg dieetwensen, noodcontacten en informatie voor de kamerindeling; die gegevens komen anders vaak pas vlak voor vertrek binnen. In de laatste week controleer je de weersverwachting, boodschappen, materialen, toegang en de definitieve deelnemerslijst. Zo start het weekend zonder zoekgeraakte sleutels of onduidelijke afspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en deelnemers vastleggen
2
Locatie voor het weekend reserveren
3
Vervoer naar locatie reserveren
4
Programma voor het weekend maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kamerindeling maken
9
Noodcontacten verzamelen
10
Activiteiten reserveren
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve deelnemerslijst delen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Koelproducten gekoeld vervoeren
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Deelnemers laatste informatie sturen
18
Sleutels en toegang regelen

Event

19
Locatie controleren
2 personen
20
Bagage naar kamers brengen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
25
Programma en huisregels toelichten
26
Teams indelen
2 personen
27
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
28
Teamopdracht klaarzetten
3 personen
29
Teamopdracht begeleiden
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Diner voorbereiden
4 personen
32
Diner serveren
3 personen
33
Avondspel klaarzetten
2 personen
34
Avondspel begeleiden
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
37
Keuken en eetruimte opruimen
4 personen
38
Ontbijtbuffet voorbereiden
3 personen
39
Ontbijt serveren
2 personen
40
Ontbijt opruimen
3 personen
41
Buitenactiviteit klaarzetten
4 personen
42
Buitenactiviteit begeleiden
3 personen
43
Water en fruit uitdelen
2 personen
44
Lunchbuffet klaarmaken
4 personen
45
Lunch serveren
2 personen
46
Lunchafwas verwerken
3 personen
47
Creatieve opdracht klaarzetten
3 personen
48
Creatieve opdracht begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Pauzesnacks serveren
2 personen
51
Diner koken
4 personen
52
Diner serveren
3 personen
53
Quizmateriaal klaarzetten
2 personen
54
Teamquiz begeleiden
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
56
Avondhapjes serveren
2 personen
57
Eetruimte schoonmaken
4 personen
58
Ontbijt voorbereiden
3 personen
59
Ontbijt serveren
2 personen
60
Kamers leegruimen
4 personen
61
Bagage verzamelen
3 personen
62
Slotactiviteit begeleiden
2 personen
63
Lunchpakket uitdelen
3 personen
64
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

65
Materialen sorteren
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Keuken grondig schoonmaken
3 personen
68
Ruimtes schoon opleveren
4 personen
69
Sleutels inleveren
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Borg en eindafrekening controleren
72
Foto's met deelnemers delen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 24
Ontbijtbordenaantal 24
Soepkommenaantal 24
Mokkenaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 24
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 30
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Steelpanaantal 2
Kookpannenaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Vergietenaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Touwtrektouwenaantal 2
Blinddoekenaantal 12
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Softballenaantal 6
Springtouwenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Stiftenaantal 20
Flip-overvellenaantal 30
Plakbandrollenaantal 6
Post-itsaantal 12
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Slingerverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Vaatborstelsaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslijst uiterlijk één week voor vertrek vast. Gebruik die lijst voor vervoer, kamers, maaltijden en noodcontacten; wijzigingen op de laatste dag veroorzaken snel dubbele reserveringen.
Plan naast activiteiten ook vaste momenten voor ontbijt, lunch, diner en rust. Controleer uiterlijk 48 uur vooraf of activiteiten en vervoer nog passen bij de actuele weersverwachting.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding en sluit die inventarisatie minimaal één week vooraf. Geef de definitieve informatie daarna door aan de locatie en degene die de boodschappen doet.
Controleer de keuken en eetopstelling vóór je boodschappen doet. Tel per deelnemer het benodigde servies en bestek, en kijk of er genoeg kookpannen, koeling, koffiezetapparaten en thermoskannen zijn.
Regel sleutels, toegang en bagage vóór de eerste deelnemers aankomen. Zet welkomsttafel, tafels, stoelen en de presentatie klaar en test beamer, projectiescherm, bluetoothspeaker en verlengkabels nog dezelfde dag.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een teambuildingweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, deelnemers en locatie. Reserveer vervoer en activiteiten zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat; een definitieve lijst werkt meestal vanaf één week voor vertrek.
Hoe maak je een programma voor een teambuildingweekend?: Plan per dag maximaal twee grotere activiteiten en houd tussen onderdelen 30 tot 60 minuten vrij voor verplaatsing, eten en uitloop. Zet ontbijt, diner, rustmomenten en een duidelijke eindtijd vooraf in het programma.
Wanneer verzamel je dieetwensen en noodcontacten?: Vraag beide gegevens op bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor het weekend. Controleer de lijst nog één keer wanneer je de definitieve deelnemerslijst deelt.
Wat controleer je vlak voor een teambuildingweekend?: Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting, activiteiten, boodschappen en vervoerstijden. Op de dag zelf controleer je toegang, slaapruimtes, keuken, materialen en de werking van apparatuur voordat de groep arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.