Cómo organizar un fin de semana de team building

Un fin de semana de team building necesita más que reservar una casa y preparar actividades. Empieza cerrando fecha y participantes, y después confirma alojamiento, transporte y programa antes de enviar las invitaciones. Las preferencias dietéticas, la distribución de habitaciones y los contactos de emergencia deben quedar recopilados con antelación. Durante la última semana, revisa el tiempo, la compra, el material y las instrucciones de llegada para evitar decisiones improvisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los participantes
2
Reservar el lugar para el fin de semana
3
Reservar transporte al recinto
4
Hacer el programa del fin de semana
2 personas
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Crear la distribución de las habitaciones
9
Recopilar contactos de emergencia
10
Reservar actividades
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Compartir la lista definitiva de participantes
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Transportar los productos refrigerados en frío
2 personas
16
Reunir los materiales
2 personas
17
Enviar la última información a los participantes
18
Gestionar llaves y acceso

Evento

19
Comprobar el lugar
2 personas
20
Llevar el equipaje a las habitaciones
4 personas
21
Colocar mesas y sillas
3 personas
22
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
23
Recepción de participantes
3 personas
24
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
25
Explicar el programa y las normas de la casa
26
Asignar equipos
2 personas
27
Guiar el juego de presentación
2 personas
28
Preparar la actividad de equipo
3 personas
29
Coordinar la actividad del equipo
3 personas
30
Rellenar las bebidas
2 personas
31
Preparar la cena
4 personas
32
Servir la cena
3 personas
33
Preparar el juego nocturno
2 personas
34
Coordinar el juego nocturno
2 personas
35
Servir café y té
2 personas
36
Preparar los snacks de la noche
2 personas
37
Ordenar la cocina y el comedor
4 personas
38
Preparar el desayuno buffet
3 personas
39
Servir el desayuno
2 personas
40
Recoger el desayuno
3 personas
41
Preparar la actividad al aire libre
4 personas
42
Guiar actividad al aire libre
3 personas
43
Repartir agua y fruta
2 personas
44
Preparar el bufé de almuerzo
4 personas
45
Servir el almuerzo
2 personas
46
Gestionar la vajilla del almuerzo
3 personas
47
Preparar la actividad creativa
3 personas
48
Guiar la actividad creativa
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir snacks del descanso
2 personas
51
Cocinar la cena
4 personas
52
Servir la cena
3 personas
53
Preparar el material del quiz
2 personas
54
Coordinar el concurso por equipos
2 personas
55
Gestionar la entrega de premios
2 personas
56
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
57
Limpiar el área de comedor
4 personas
58
Preparar el desayuno
3 personas
59
Servir el desayuno
2 personas
60
Desocupar las habitaciones
4 personas
61
Recoger el equipaje
3 personas
62
Acompañar la actividad final
2 personas
63
Repartir el almuerzo para llevar
3 personas
64
Despedirse
2 personas

Seguimiento

65
Clasificar los materiales
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar a fondo la cocina
3 personas
68
Dejar los espacios limpios
4 personas
69
Devolver las llaves
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Comprobar la fianza y la liquidación final
72
Compartir fotos con los participantes
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 24
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 24
Platos de desayunocant. 24
Tazones para sopacant. 24
Tazascant. 24
Vasoscant. 30
Copas de vinocant. 24
Tenedorescant. 30
Cuchilloscant. 30
Cucharascant. 30
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cazocant. 2
Ollas de cocinacant. 3
Sartenescant. 2
Coladorescant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 2
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Antifacescant. 12
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Bolas de softballcant. 6
Cuerdas para saltarcant. 6
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 24
Rotuladorescant. 20
Hojas de rotafoliocant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Post-itscant. 12
Premioscant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 2

Limpieza

Cuboscant. 2
Cepillos para vajillacant. 3
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el número de participantes y el alojamiento antes de contratar actividades. Así sabrás cuántas habitaciones, plazas de transporte y comidas debes organizar.
Envía las invitaciones cuando el lugar y el programa básico estén confirmados. Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 10 días antes del viaje.
Prepara la distribución de habitaciones y recopila los contactos de emergencia antes de compartir la lista definitiva. No dejes estas dos tareas para la llegada: suelen generar cambios y preguntas cuando el grupo ya está reunido.
Revisa el pronóstico del tiempo entre 48 y 72 horas antes y adapta las actividades, la ropa recomendada y el equipaje. Comparte esa última información junto con los horarios, el transporte y las normas de la casa.
Haz la compra después de cerrar la lista de participantes y mantén los productos refrigerados en frío durante el trayecto. Comprueba también con antelación que haya suficientes mesas, sillas, vajilla, utensilios de cocina, termos y cables alargadores para el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un fin de semana de team building?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para encontrar alojamiento, transporte y actividades. Deja cerradas las inscripciones, las dietas y las habitaciones como máximo 10 días antes.
¿Cuándo hay que enviar la información final a los participantes?: Envíala entre 48 y 72 horas antes de la salida. Incluye el punto y la hora de encuentro, el programa, el pronóstico, lo que deben llevar, los contactos y las normas del alojamiento.
¿Cómo organizar las habitaciones en un fin de semana de empresa?: Recoge las preferencias al cerrar las inscripciones y prepara una distribución provisional 10 días antes. Confírmala con la lista definitiva de participantes y compártela antes de la llegada, no durante la recepción.
¿Cuánta bebida de bienvenida necesito por persona?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora, además de agua y opciones sin alcohol. Compra una pequeña reserva adicional si el transporte llega en varios grupos o la recepción se alarga.

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