Organiser un week-end de team building sans rien oublier

Un week-end de team building se prépare dans un ordre précis : participants, lieu, transport, programme, repas et hébergement. Commence par bloquer la date et le lieu, puis collecte rapidement les informations qui conditionnent toute l’organisation, comme les régimes alimentaires, les urgences et la répartition des chambres. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier la météo, les courses, le matériel et l’accès au site. À l’arrivée, une table d’accueil et des consignes claires évitent les questions répétées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les participants
2
Réserver le lieu pour le week-end
3
Réserver le transport vers le lieu
4
Établir le programme du week-end
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le plan des chambres
9
Recueillir les contacts d'urgence
10
Réserver les activités
11
Vérifier les prévisions météo
12
Partager la liste finale des participants
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Transporter les produits réfrigérés au froid
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Envoyer les dernières informations aux participants
18
Organiser les clés et l’accès

Événement

19
Vérifier le lieu
2 personnes
20
Apporter les bagages dans les chambres
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
22
Préparer la table d’accueil
2 personnes
23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
25
Expliquer le programme et le règlement intérieur
26
Répartir les équipes
2 personnes
27
Animer le jeu de présentation
2 personnes
28
Préparer une activité d'équipe
3 personnes
29
Encadrer l’activité d’équipe
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Préparer le dîner
4 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Préparer le jeu du soir
2 personnes
34
Animer le jeu du soir
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les encas du soir
2 personnes
37
Ranger la cuisine et la salle à manger
4 personnes
38
Préparer le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
39
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
40
Ranger le petit-déjeuner
3 personnes
41
Préparer l’activité en extérieur
4 personnes
42
Encadrer l’activité en extérieur
3 personnes
43
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
44
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
45
Servir le déjeuner
2 personnes
46
Gérer la vaisselle du déjeuner
3 personnes
47
Préparer une activité créative
3 personnes
48
Encadrer l’activité créative
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les snacks de pause
2 personnes
51
Préparer le dîner
4 personnes
52
Servir le dîner
3 personnes
53
Préparer le matériel du quiz
2 personnes
54
Animer le quiz d’équipe
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
2 personnes
56
Servir les en-cas du soir
2 personnes
57
Nettoyer l’espace repas
4 personnes
58
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
59
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
60
Vider les chambres
4 personnes
61
Rassembler les bagages
3 personnes
62
Animer l’activité de clôture
2 personnes
63
Distribuer le panier-repas
3 personnes
64
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

65
Trier les matériaux
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine en profondeur
3 personnes
68
Livrer les espaces propres
4 personnes
69
Remettre les clés
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Vérifier la caution et le solde final
72
Partager les photos avec les participants
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 24
Assiettes à petit-déjeunerqté 24
Bol à soupeqté 24
Tassesqté 24
Verres à boireqté 30
Verres à vinqté 24
Fourchettesqté 30
Couteauxqté 30
Cuillèresqté 30
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Poêle en acierqté 2
Casserolesqté 3
Poêlesqté 2
Passoiresqté 2
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Cordes de tir à la cordeqté 2
Masquesqté 12
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles de softballqté 6
Cordes à sauterqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 24
Marqueursqté 20
Feuilles de paperboardqté 30
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Post-itqté 12
Prixqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et le transport avant d’envoyer les invitations. Pour un week-end, vérifie l’heure d’arrivée, l’heure de départ et la capacité réelle des chambres avant de confirmer la date.
Demande les inscriptions, allergies et besoins alimentaires au moins 3 semaines à l’avance. Prépare ensuite un plan des chambres et conserve les contacts d’urgence dans un document accessible aux organisateurs.
Construis le programme avec des horaires précis, en laissant au moins 30 minutes entre deux activités. Réserve les activités dès que le nombre de participants est suffisamment fiable, plutôt que d’attendre la dernière semaine.
Envoie les informations finales 48 à 72 heures avant le départ : adresse, transport, horaires, affaires à prévoir, règles du lieu et numéro de contact. C’est le moment de partager aussi la liste définitive des participants.
Fais les courses et rassemble le matériel la veille, puis garde les produits réfrigérés au froid jusqu’au départ. Vérifie notamment la vaisselle, le matériel de cuisine, les rallonges, le vidéoprojecteur et les haut-parleurs avant de charger le transport.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un week-end de team building ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Le lieu, le transport et les activités peuvent être réservés tôt, tandis que les inscriptions et les besoins alimentaires se finalisent généralement 3 semaines avant.
Quand envoyer les invitations pour un week-end d’équipe ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le principe du transport sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Fixe une date limite de réponse située environ 3 semaines avant le week-end.
Que faut-il vérifier la veille d’un week-end de team building ?: La veille, contrôle la météo, la liste finale des participants, les courses, le matériel, les clés et les horaires de transport. Prépare aussi les produits réfrigérés et les informations à remettre à l’arrivée.
Comment organiser l’arrivée des participants ?: Prépare une table d’accueil avant leur arrivée, avec les informations pratiques et les clés si nécessaire. Prévois 15 à 30 minutes pour accueillir le groupe, servir les boissons de bienvenue et expliquer le programme ainsi que les règles du lieu.

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