Een taptoe organiseren: zo pak je het aan

Een taptoe organiseren begint niet met muziek, maar met een vaste route, een haalbaar programma en duidelijke afspraken met verenigingen. Leg eerst datum en locatie vast en regel daarna vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen. Vervolgens bouw je het programma, de terreinindeling en de technische uitvoering op. In de laatste week draait alles om bevestigingen, weersverwachting, materialen, vrijwilligers en een geprint draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Muziekverenigingen uitnodigen
2 personen
5
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
6
Route en terreinindeling maken
2 personen
7
Reserveringen voor materialen maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma naar verenigingen sturen
12
Technische wensen verzamelen
2 personen
13
Persbericht versturen
14
Socialmediaberichten plaatsen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Definitief draaiboek printen
19
Deelnemerslijst printen
20
Publieksinformatie publiceren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen ophalen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Contactgegevens uitdelen
26
Terrein controleren
3 personen
27
Podium plaatsen
6 personen
28
Tribunes en stoelen plaatsen
6 personen
29
Tafels voor catering opstellen
3 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Verlichting installeren
3 personen
33
Stroompunten controleren
2 personen
34
Afzettingen plaatsen
4 personen
35
Routepijlen plaatsen
2 personen
36
Programmaborden ophangen
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Kassa en pinapparaat klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Muziekverenigingen ontvangen
4 personen
42
Instrumenten naar kleedruimtes brengen
6 personen
43
Deelnemers registreren
2 personen
44
Publiek ontvangen
4 personen
45
Programma uitdelen
3 personen
46
Parkeerplaatsen aanwijzen
3 personen
47
Openingsceremonie begeleiden
3 personen
48
Optredens begeleiden
4 personen
49
Wissels tussen optredens begeleiden
4 personen
50
Muziekinstallatie bedienen
2 personen
51
Verlichting bedienen
52
Dranken serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
58
Fotomoment begeleiden
2 personen
59
Afsluiting aankondigen
2 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
61
Instrumenten uitgifte begeleiden
4 personen

Nazorg

62
Catering afsluiten
4 personen
63
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
64
Verlichting uitschakelen
65
Stoelen en tafels opruimen
6 personen
66
Podium en afzettingen afbreken
6 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Materialen retourneren
3 personen
72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
73
Facturen en bonnetjes verzamelen
74
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 500
Biertafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Statafelsaantal 8
Kleedruimtestellingenaantal 4
Dranghekkenaantal 30
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Pinapparatenaantal 2
Kassakistenaantal 2
Oplaadbare batterijenaantal 24
Batterijladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 600
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Tangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Uitdeelbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Afwasteilenaantal 4
Thermosflessenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, terreinindeling en optredens tegelijk vast. Noteer per onderdeel de begintijd, opstelplek, looprichting en benodigde ruimte; zo voorkom je dat verenigingen elkaar bij het podium of in een kleedruimte hinderen.
Vraag technische wensen uiterlijk twee tot drie weken vooraf op. Controleer daarna of luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, statieven, verlengkabels en stroomhaspels op dezelfde plekken kunnen komen.
Plan verkeersmaatregelen en publieksrouting niet pas op de dag zelf. Zet dranghekken, afzetpalen, afzetlint en pijlborden op een plattegrond en wijs per doorgang één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Stuur het definitieve programma minstens zeven dagen vooraf naar alle muziekverenigingen en publiceer dezelfde versie voor het publiek. Vermeld tijden, route, verzamelpunten, bereikbaarheid en een contactnummer.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en maak het draaiboek definitief. Regel dan ook de materialen, koeling van dranken, hapjes, programmastandaards, verlichting en contactgegevens voor de ploeg op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taptoe organiseren?: Begin bij voorkeur drie tot zes maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en uitnodigingen aan muziekverenigingen. Leg programma, route en technische wensen uiterlijk twee tot drie weken voor de taptoe vast.
Wanneer vraag je een vergunning voor een taptoe aan?: Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie en route voorlopig vaststaan; houd minimaal acht tot twaalf weken voorbereiding aan. Voor een route door de openbare ruimte zijn verkeersmaatregelen vaak onderdeel van dezelfde afstemming.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een taptoe?: Reken minimaal één vrijwilliger per belangrijke post, zoals ontvangst, verenigingsbegeleiding, publieksrouting, techniek en catering. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en zorg per post voor een vervanger of achterwacht.
Wanneer stuur je het programma naar de muziekverenigingen?: Stuur een eerste programma zodra optredens en tijden zijn vastgelegd, zodat verenigingen hun voorbereiding kunnen plannen. Verstuur de definitieve versie minimaal zeven dagen vooraf, inclusief route, opstelplek, technische afspraken en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.