Zo organiseer je een tandemtocht zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route, datum en beschikbare tandems. Pas daarna kun je het aantal deelnemers, de startlocatie en de begeleiding goed bepalen. Rijd de volledige route vooraf, test de routebestanden en leg rustpunten vast voordat je deelnemers bevestigt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijving, gecontroleerde tandems en helmen, zichtbare routebordjes en een plan voor pech of slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Tandems reserveren
3
Startlocatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Route digitaal delen
10
Route volledig voorrijden
2 personen
11
Rustpunten vastleggen
2 personen
12
Routebordjes voorbereiden
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Tandems en helmen controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Routebestanden testen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Tandems naar start brengen
4 personen
21
Startterrein afzetten
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Inschrijving inrichten
2 personen
25
Routebordjes plaatsen
4 personen
26
Rustpunten bevoorraden
3 personen
27
Hapjes en maaltijd voorbereiden
4 personen
28
Verlichting monteren
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Tandems en helmen uitgeven
3 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
32
Groepen laten vertrekken
3 personen
33
Rustpunten bemannen
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Achterrijders begeleiden
2 personen
36
Aankomst registreren
2 personen
37
Buffet en hapjes serveren
4 personen
38
Verlichting en muziek bedienen
2 personen
39
Tandems innemen
3 personen

Nazorg

40
Routebordjes verwijderen
3 personen
41
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Startterrein schoonmaken
4 personen
44
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
45
Tandems schoonmaken
3 personen
46
Tandems retourneren
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen verwerken
49
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6

Sportmateriaal

Tandemfietsenaantal 25
Reservefietsenaantal 2
Fietshelmenaantal 55
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapsetsaantal 4
Fietsverlichtingssetsaantal 30
Routebordjesaantal 35
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routekaartenaantal 60
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 30

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer tandems op basis van het aantal bevestigde koppels en houd enkele reservefietsen achter de hand. Controleer bovendien per tandem de remmen, banden, verlichting en helm voordat deelnemers vertrekken.
Rijd de route volledig voor met een telefoon of routebestand en noteer plekken waar deelnemers kunnen stoppen. Leg rustpunten vooraf vast, zodat je niet op de dag zelf nog moet zoeken naar geschikte locaties.
Plaats routebordjes pas nadat je de route opnieuw hebt gecontroleerd en tel ze per traject. Gebruik pionnen en afzetlint bij de start, zodat de inschrijving, fietsen en vertrekkende tandems elkaar niet kruisen.
Plan minimaal één vrijwilliger voor de inschrijving en één aanspreekpunt voor route- of fietsproblemen per groep. Geef begeleiders portofoons of opgeladen telefoons en neem powerbanks mee voor een lange tocht.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, ledlampen of batterijlantaarns klaar voor de startlocatie en zorg dat dranken gekoeld zijn voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tandemtocht organiseren?: Leg route, datum en startlocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer tandems zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt, omdat beschikbare fietsen en helmen vaak de beperkende factor zijn.
Hoeveel tandems moet ik reserveren voor een tandemtocht?: Reserveer één tandem per aangemeld koppel en houd ongeveer 5 tot 10 procent extra capaciteit aan als dat mogelijk is. Bij 20 koppels kom je daarmee uit op 21 of 22 tandems, plus bij voorkeur één reservefiets.
Wanneer moet ik de tandemroute voorrijden?: Rijd de volledige route uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en controleer het traject nog een keer in de week van de tocht. Zo ontdek je wegwerkzaamheden, onduidelijke kruisingen en geschikte rustpunten op tijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tandemtocht?: Reken minimaal op één vrijwilliger per 10 tot 15 tandems, naast een coördinator bij de start. Voor 30 tandems zijn dus minstens 2 à 3 begeleiders en één centraal aanspreekpunt praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.