Zo organiseer je een talentenwedstrijd zonder verrassingen

Begin met de spelregels, de locatie en de wedstrijdopzet voordat je deelnemers werft. Leg daarna juryleden, presentator en techniekleverancier vast en geef aanmeldingen een duidelijke deadline. Zodra je weet wie optreedt, maak je de volgorde, verzamel je muziekbestanden en werk je het draaiboek uit. Op de dag zelf draait veel om techniek: bouw podium, geluid en licht op tijd op en test iedere microfoon en laptop vóór de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Presentator vastleggen
5
Techniekleverancier vastleggen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposter verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Optredens indelen
2 personen
13
Draaiboek uitwerken
2 personen
14
Juryformulieren opmaken
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Noodcontacten verzamelen
17
Catering bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Deelnemersinstructies versturen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
23
Podiumdelen opbouwen
4 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
26
Backstage inrichten
2 personen
27
Jurytafel opstellen
2 personen
28
Publieksstoelen opstellen
4 personen
29
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
32
Cateringruimte inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Techniek volledig testen
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Optredens doorlopen
3 personen
38
Jurybriefing geven
2 personen
39
Deelnemers aanmelden
3 personen
40
Publiek ontvangen
3 personen
41
Programma openen
2 personen
42
Optredens begeleiden
4 personen
43
Juryformulieren uitdelen
44
Optredens aankondigen
45
Pauzehapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
48
Jurybeoordelingen innemen
2 personen
49
Scores controleren
2 personen
50
Finalisten bekendmaken
51
Finaleoptredens begeleiden
4 personen
52
Finalescores verzamelen
2 personen
53
Winnaars controleren
2 personen
54
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
55
Bedankwoord verzorgen
56
Publiek uitgeleiden
3 personen
57
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
58
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
61
Podium en techniek afbreken
4 personen
62
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Techniek controleren
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven eten verdelen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Jurytafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Monitor speaker
Laptop
Reserve laptop
DI-boxaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Rekenmachinesaantal 3
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotlightsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Wedstrijdbanner
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg in het reglement vast hoeveel minuten elke deelnemer krijgt, waarop de jury beoordeelt en hoe een gelijke eindscore wordt opgelost. Zo voorkom je discussie wanneer de uitslag bekend wordt.
Plan de uiterste aanmelddatum minimaal 2 weken vóór de wedstrijd. Gebruik daarna enkele dagen om deelnemers te bevestigen, optredens in te delen en ontbrekende muziekbestanden na te vragen.
Maak het draaiboek per kwartier, inclusief ontvangst, soundcheck, optredens, juryoverleg en prijsuitreiking. Noteer naast elke act ook de benodigde microfoon, DI-box of laptop.
Laat techniek minstens 2 uur vóór aanvang opbouwen. Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, monitor speaker en LED-spotlights met iemand die het podium daadwerkelijk gebruikt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bestel catering pas nadat het deelnemersaantal is bevestigd. Zet ontvangsttafel, jurytafels en cateringtafels apart klaar, zodat binnenkomst en jureren elkaar niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, reglement, jury en presentator. Verstuur uitnodigingen en promotie daarna, zodat je minstens 2 weken vóór de wedstrijd een definitieve deelnemerslijst hebt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een talentenwedstrijd?: Reserveer minimaal 2 uur voor het opbouwen van podium, geluid en licht en nog 30 tot 45 minuten voor een volledige test. Plan per deelnemer een korte soundcheck als optredens sterk verschillen in stem, instrument of muziekbron.
Wanneer moet je de muziek van deelnemers verzamelen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vóór de wedstrijd op en controleer ze binnen 2 dagen. Bewaar alles op de laptop én op een reserve laptop, zodat een technisch probleem niet direct het programma stillegt.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenwedstrijd?: Werk bij een kleine wedstrijd met 3 juryleden; dat geeft meer balans dan één beoordelaar. Leg de beoordelingscriteria en puntenschaal uiterlijk 2 weken vooraf vast en geef de juryformulieren vóór de start uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.