Zo organiseer je een talentenavond zonder verrassingen

Begin met het programma en de deelnemers, niet met de versiering. Leg eerst de datum, optredens en beschikbare ruimte vast en vraag daarna technische wensen, dieetwensen en aanmeldingen uit. Werk vervolgens naar een definitief tijdschema, een compleet draaiboek en een duidelijke taakverdeling toe. Op de dag zelf draait veel om testen: microfoons, muziekbestanden, verlichting en de overgang tussen optredens. Plan daarvoor ruim vóór de ontvangst van het publiek tijd in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Optredens en deelnemers inventariseren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Optredens definitief bevestigen
2 personen
7
Programma en tijdschema maken
2 personen
8
Reserveringen voor materialen maken
9
Muziek en bestanden verzamelen
2 personen
10
Presentatieteksten schrijven
2 personen
11
Technische wensen uitvragen
12
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Broodjes voorbereiden
3 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimtes controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
23
Optreedruimte vrijmaken
3 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Muziekbestanden testen
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Informatieborden plaatsen
2 personen
29
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
30
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

31
Artiesten ontvangen
2 personen
32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Programma toelichten
34
Optredens aankondigen
35
Geluidsinstellingen bedienen
2 personen
36
Artiesten begeleiden
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
40
Publieksruimte netjes houden
2 personen
41
Afsluiting presenteren
42
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Servies verzamelen
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Materialen controleren
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoek
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 80

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Audiomengpaneel
Laptop
USB-stick
Muziekstandaardsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Koffieapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag per optreden vooraf hoe lang het duurt, welke muziek nodig is en of er een microfoon, standaard of andere opstelling nodig is. Zet die informatie uiterlijk één week voor de avond in het programma, zodat je geen wissels op het laatste moment hoeft op te lossen.
Maak het tijdschema niet alleen voor het publiek. Reserveer per optreden enkele minuten voor opkomen, afbouwen en het klaarzetten van de volgende deelnemer; bij tien optredens kan dat al snel een half uur extra worden.
Test geluidsapparatuur met de echte laptop, USB-stick en bestanden die je gebruikt. Controleer beide draadloze microfoons en het audiomengpaneel minstens 60 minuten vóór aanvang, niet pas wanneer de eerste deelnemer klaarstaat.
Wijs minstens één persoon aan voor techniek en één voor ontvangst en catering. De organisator kan dan het programma bewaken terwijl iemand anders naamkaartjes, dieetwensen, drankjes en vragen van deelnemers opvangt.
Bereid hapjes, broodjes en gekoelde dranken vóór de locatie opengaat. Zet tafels, stoelen en de optreedruimte eerst goed neer; versiering zoals slingers en een achtergronddoek komt pas daarna, zodat je niets opnieuw hoeft te verplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en deelnemers. Verstuur daarna de uitnodigingen en vraag technische wensen en dieetwensen op, zodat je minimaal 1 week vóór de avond het programma definitief kunt bevestigen.
Hoe maak je een tijdschema voor een talentenavond?: Noteer per optreden de speelduur en voeg per wissel 3 tot 5 minuten toe voor opkomen, afbouwen en techniek. Plan daarnaast een pauze van ongeveer 15 minuten en houd vóór de start minstens 60 minuten vrij voor opbouw en testen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een talentenavond?: Reken op minimaal 3 vrijwilligers bij een avond met ongeveer 10 optredens: één voor presentatie en tijdsbewaking, één voor techniek en één voor ontvangst en catering. Bij meer dan 15 optredens is een extra publieks- of backstagehulp verstandig.
Wanneer test je de microfoons en muziek voor een talentenavond?: Test alle microfoons, luidsprekers, kabels en muziekbestanden minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van het publiek. Laat daarna ook de eerste deelnemers kort hun volume of afspeelbestand controleren, omdat bestanden en stemmen per optreden verschillen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.