Zo organiseer je een talentenavond zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en gewenste lengte van de avond. Werk daarna het programma uit voordat je artiesten uitnodigt: zo weet je hoeveel optredens, pauzes en technische wissels passen. Verzamel per deelnemer meteen de actduur, muziekbestanden en technische wensen. Regel vervolgens jury, presentatie, prijzen, catering en publieksinformatie. De meeste problemen ontstaan doordat techniek en optreedvolgorde pas op de avond zelf worden uitgeprobeerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma-indeling maken
2 personen
3
Optredens selecteren
3 personen
4
Artiesten uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Optredens bevestigen
2 personen
9
Technische wensen verzamelen
2 personen
10
Optreedvolgorde vastleggen
2 personen
11
Presentatoren regelen
2 personen
12
Juryleden uitnodigen
2 personen
13
Jurycriteria opstellen
2 personen
14
Prijzen bestellen
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Afspeellijst samenstellen
17
Reserveringen maken
18
Catering bestellen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Programma afdrukken
23
Naambadges maken
2 personen
24
Publieksinformatie afdrukken
25
Podiumplek bepalen
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen neerzetten
4 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
30
Verlichting plaatsen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Entree inrichten
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Jurytafel klaarzetten
2 personen
38
Prijzen klaarleggen

Event

39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Artiesten aanmelden
2 personen
41
Publiek ontvangen
3 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Optredens aankondigen
46
Artiesten klaarzetten
2 personen
47
Microfoons bedienen
2 personen
48
Muziek afspelen
49
Podiumwissels begeleiden
2 personen
50
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee schenken
2 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Publiek informeren
56
Pauze aankondigen
57
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
58
Dankwoord verzorgen
59
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
63
Podium afbreken
4 personen
64
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Keuken schoonmaken
2 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten controleren
2 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Materialen controleren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Kledingrekkenaantal 2
Jurytafel
Presentatietafel
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 3
Laptop
Audio kabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Muziekstandaardsaantal 6
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekaantal 2
Naamkaartjesaantal 140
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 3
Waardebonnenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per optreden niet alleen de actduur, maar ook enkele minuten voor op- en afbouw. Bij tien optredens kan dat al snel een halfuur extra programma betekenen.
Vraag technische wensen direct bij de aanmelding uit. Noteer per act bijvoorbeeld microfoons, DI-boxen, muziekbestanden en benodigde aansluitingen, zodat de geluidscheck gericht blijft.
Leg de optreedvolgorde vast zodra de deelnemers bevestigd zijn en deel die op tijd met presentatoren en juryleden. Zet daarnaast een reserveoptreden of korte publieksactiviteit klaar voor uitval.
Test laptop, mengpaneel, luidsprekers, microfoons en alle audio- en verlengkabels vóór de zaal opengaat. Gebruik gaffer tape om kabels vast te leggen en controleer draadloze microfoons met volle batterijen.
Maak voor publiek en deelnemers aparte informatie. Druk het programma en de publieksinformatie af, maak naambadges en richt jurytafel, presentatietafel en podiumplek zo in dat looproutes vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een talentenavond met 10 optredens?: Reken bij optredens van gemiddeld 5 minuten op 50 minuten speeltijd. Voeg per act 3 tot 5 minuten wisseltijd toe en plan minstens één pauze; totaal kom je meestal uit op ongeveer 2 uur en 15 minuten tot 3 uur.
Wanneer moet je artiesten uitnodigen voor een talentenavond?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de avond, zodat je daarna optredens kunt bevestigen, jurycriteria kunt maken en de volgorde kunt vastleggen.
Wanneer moet je de techniek testen voor een talentenavond?: Doe de volledige test op de dag zelf, minimaal 2 uur voordat het publiek binnenkomt. Verzamel muziekbestanden uiterlijk 1 week vooraf en controleer ze opnieuw op de laptop of USB-stick tijdens de soundcheck.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenavond?: Met 3 juryleden kun je de optredens doorgaans goed beoordelen en voorkom je dat één mening de uitslag bepaalt. Geef de jurycriteria uiterlijk 1 week vooraf, zodat iedereen dezelfde onderdelen en puntenschaal gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.