Zo organiseer je een taekwondotoernooi

Begin met de datum, sporthal en wedstrijdregels; die bepalen hoeveel deelnemers, velden en officials je nodig hebt. Open daarna de inschrijving en leg vooraf vast hoe je leeftijds- en gewichtsklassen indeelt. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, maak je het wedstrijdschema, regel je scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers en controleer je alle sportmaterialen. De laatste week draait vooral om bevestigingen, printwerk, catering, route-informatie en een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
4
Officials en scheidsrechters boeken
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersbevestigingen versturen
11
Leeftijdsklassen indelen
2 personen
12
Gewichtsklassen indelen
2 personen
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Deelnemerslijsten afdrukken
15
Wedstrijdkaarten afdrukken
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Catering bestellen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
EHBO-bezetting vastleggen
20
Omroepteksten voorbereiden
21
Route- en parkeerinformatie versturen
22
Materiaal inventariseren
2 personen
23
Mats en scoreborden controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Prijzen sorteren
2 personen
26
Registratiepakketten samenstellen
2 personen
27
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

28
Sporthal openen
2 personen
29
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Mats uitrollen
6 personen
31
Wedstrijdvelden markeren
3 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Jurytafels inrichten
3 personen
34
Scoreborden installeren
3 personen
35
Geluid testen
2 personen
36
Weegschalen plaatsen
2 personen
37
Registratiebalie inrichten
3 personen
38
EHBO-tafel inrichten
2 personen
39
Kleedkamers controleren
2 personen
40
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
41
Deelnemers registreren
4 personen
42
Deelnemers wegen
3 personen
43
Wedstrijdindeling bevestigen
2 personen
44
Officials instrueren
2 personen
45
Openingsceremonie voorbereiden
2 personen
46
Deelnemers naar velden begeleiden
4 personen
47
Opening aankondigen
48
Wedstrijden begeleiden
8 personen
49
Scores registreren
4 personen
50
Wedstrijdkaarten verwerken
2 personen
51
Deelnemers oproepen
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes en maaltijden serveren
4 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
57
Finales voorbereiden
4 personen
58
Finales begeleiden
8 personen
59
Medailles uitreiken
3 personen
60
Winnaars fotograferen
61
Afsluiting aankondigen
62
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Sportmateriaal afbouwen
6 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Scoreborden uitschakelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Sporthal schoonmaken
5 personen
69
Afval naar containers brengen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
73
Uitslagen publiceren
74
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Taekwondomattenaantal 8
Wedstrijdveldmarkeringenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Handscorebordenaantal 8
Weegschalenaantal 2
Hoofdbeschermersaantal 12
Borstbeschermersaantal 12
Armbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Onderarmbeschermersaantal 12
Medaillesaantal 48
Bekersaantal 12
Wedstrijdkaartenaantal 120
Rode en blauwe bandenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Nooddekensaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Microfoonaantal 2
Speakersaantal 2
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Welkomstbord
Wedstrijdschema-bordenaantal 4
Podiumlintenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal ruim vooraf en controleer hoeveel wedstrijdvelden, kleedkamerbanken, tafels en stoelen passen. Plan ook tijd voor opbouw en afbouw; alleen de wedstrijduren zijn meestal niet genoeg.
Zet sluitingsdata voor inschrijving, gewichtsklassen en dieetwensen in één planning. Verstuur deelnemersbevestigingen en route- en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen voor het toernooi.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print wedstrijdkaarten en deelnemerslijsten daarnaast op papier, zodat je bij een lege batterij of netwerkprobleem kunt doorwerken.
Wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan: officials, EHBO, weging, scoreborden, omroep en prijzen. Test laptop, tablets, printers, microfoon en speakers vóór de eerste deelnemers binnenkomen.
Leg taekwondomatten, veldmarkeringen, scoreborden en beschermers per wedstrijdveld klaar. Sorteer medailles en bekers vooraf per leeftijds- of gewichtsklasse, zodat de prijsuitreiking niet ophoudt door zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taekwondotoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, sporthal, reglement en officials. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd houdt voor indeling, wedstrijdschema en materiaalcontrole.
Wanneer maak je het wedstrijdschema van een taekwondotoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten en leeftijds- en gewichtsklassen zijn gecontroleerd. Plan hiervoor ongeveer 1 tot 2 weken vóór het toernooi, zodat je kaarten en deelnemerslijsten nog kunt printen.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een taekwondotoernooi?: Tel per wedstrijdveld meerdere officials en daarnaast aparte mensen voor ontvangst, weging, scoreborden, omroep, EHBO en catering. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs voor elke rol een vervanger aan.
Wat moet je de dag voor een taekwondotoernooi controleren?: Controleer alle mats, veldmarkeringen, scoreborden, beschermers, weegschalen en wedstrijdkaarten. Test ook de printer, microfoon en speakers en laad tablets, powerbanks en andere apparatuur volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.