Organiser un tournoi de taekwondo, étape par étape

Un tournoi de taekwondo se prépare dans un ordre précis : sécuriser la salle et les officiels, ouvrir les inscriptions, puis construire les catégories et le programme. Les problèmes apparaissent souvent quand les besoins alimentaires, les balances ou le matériel de protection sont vérifiés trop tard. Prévoyez aussi les impressions, les annonces et l’accueil des familles avant le jour J. Ce plan vous aide à coordonner les 74 tâches et les 61 éléments nécessaires sans perdre le fil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver le gymnase
3
Définir le règlement du concours
2 personnes
4
Réserver les officiels et les arbitres
5
Vérifier l’assurance
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les confirmations des participants
11
Répartir les classes d’âge
2 personnes
12
Répartir les catégories de poids
2 personnes
13
Établir le programme de la compétition
2 personnes
14
Imprimer les listes de participants
15
Imprimer les cartes du concours
16
Commander les prix et médailles
17
Commander le catering
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Assurer la présence des secours
20
Préparer les annonces
21
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
22
Inventorier le matériel
2 personnes
23
Vérifier les tapis et les tableaux de score
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Trier les prix
2 personnes
26
Composer les kits d’inscription
2 personnes
27
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le gymnase
2 personnes
29
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
30
Dérouler les tapis
6 personnes
31
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les tables du jury
3 personnes
34
Installer les tableaux de score
3 personnes
35
Tester le son
2 personnes
36
Installer les balances
2 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Vérifier les vestiaires
2 personnes
40
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Pesée des participants
3 personnes
43
Confirmer l’organisation du tournoi
2 personnes
44
Instruire les officiels
2 personnes
45
Préparer la cérémonie d’ouverture
2 personnes
46
Accompagner les participants vers les terrains
4 personnes
47
Annoncer l'ouverture
48
Encadrer les matchs
8 personnes
49
Enregistrer les scores
4 personnes
50
Traiter les cartons de match
2 personnes
51
Appeler les participants
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir les collations et les repas
4 personnes
55
Rassembler les déchets
2 personnes
56
Vérifier les vestiaires entre-temps
2 personnes
57
Préparer les finales
4 personnes
58
Encadrer les finales
8 personnes
59
Remettre les médailles
3 personnes
60
Photographier les gagnants
61
Annoncer la clôture
62
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Démonter le matériel sportif
6 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Désactiver les tableaux d’affichage
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Nettoyer le gymnase
5 personnes
69
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de taekwondoqté 8
Marquages du terrain de compétitionqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Tableaux de score manuelsqté 8
Balancesqté 2
Protège-têtesqté 12
Protège-poitrineqté 12
Protège-brasqté 12
Protège-tibiasqté 12
Protège-avant-brasqté 12
Médaillesqté 48
Gobeletsqté 12
Cartes de matchqté 120
Rubans rouges et bleusqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Couvertures de survieqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux du programme de compétitionqté 4
Rubans de podiumqté 4
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le gymnase, l’assurance et les arbitres. Sans ces quatre confirmations, n’envoyez pas encore les invitations : une modification tardive perturbe toutes les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription suffisamment en amont pour répartir les participants par âge et par poids. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les données et envoyer les confirmations.
Ne construisez pas le programme avant d’avoir contrôlé les catégories, les balances et le nombre de tapis disponibles. Imprimez les listes de participants, les cartes de match et les feuilles de score après cette vérification.
Comptez les bénévoles par zone plutôt que de prévoir une seule équipe générale : accueil, pesée, tables de score, vestiaires et restauration doivent être couverts dès l’ouverture du gymnase.
Faites un inventaire physique du matériel au moins une semaine avant le tournoi. Testez les tableaux de score, l’ordinateur, les imprimantes, le microphone, les haut-parleurs et toutes les rallonges avant de ranger les médailles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de taekwondo ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le gymnase et les arbitres, vérifier l’assurance, ouvrir les inscriptions et commander les médailles. Gardez les 7 derniers jours pour l’inventaire, les impressions et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de taekwondo ?: Fermez-les idéalement 10 à 14 jours avant la compétition. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de répartir les classes d’âge et les catégories de poids, puis d’envoyer les confirmations.
Quand préparer le programme d’un tournoi de taekwondo ?: Préparez une première version après la clôture des inscriptions et validez-la au plus tard 5 à 7 jours avant le tournoi. Imprimez les listes et les cartes de match seulement après le dernier contrôle des catégories.
Quel matériel vérifier avant un tournoi de taekwondo ?: Contrôlez au minimum les tapis, les marquages, les balances, les protections, les tableaux de score et les cartes de match. Testez aussi les appareils électriques, les imprimantes, le microphone et les haut-parleurs 3 à 5 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.