Zo organiseer je een taalcafé dat soepel verloopt

Begin met de locatie, de maximale groepsgrootte en het doel van de avond. Open daarna de aanmeldingen en vraag meteen naar taalniveau, dieetwensen en gewenste gesprekstaal. Deel deelnemers en gespreksbegeleiders vooraf in, zodat je op de avond zelf alleen nog hoeft te ontvangen en bij te sturen. Reken vervolgens terug naar de opbouw: tafels, koffiepunt, naamkaartjes, gesprekskaarten en een korte test van laptop, beamer en speaker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatiereservering bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Taalniveaus inventariseren
7
Gespreksbegeleiders indelen
8
Gespreksrondes voorbereiden
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen verzamelen
2 personen
12
Apparatuur opladen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Gesprekskaarten klaarleggen
2 personen
15
Aanwezigheidslijst printen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Koffiepunt inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes klaarzetten
3 personen
22
Bordjes en labels plaatsen
2 personen
23
Geluid en presentatie testen
2 personen
24
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
27
Programma uitleggen
28
Gespreksrondes begeleiden
6 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes bijvullen
2 personen
32
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
33
Laatste ronde aankondigen
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Restanten veilig verpakken
2 personen
36
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Apparatuur inpakken
2 personen
39
Afval sorteren
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Dienbladenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 55
Wegwijzerbordenaantal 6
Plakbandaantal 3
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 55
Gesprekskaartenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Vraag naast naam en contactgegevens ook naar taalniveau en voorkeurstaal; daarmee voorkom je dat één tafel uit alleen beginners of gevorderden bestaat.
Maak de tafelindeling minstens 2 dagen vooraf. Plan per tafel een begeleider en bereid gespreksrondes van 15 tot 20 minuten voor, zodat gesprekken niet stilvallen.
Zet ontvangst, koffie en materialen op aparte plekken. Leg de aanwezigheidslijst en naamkaartjes bij de ingang, en houd kopjes, glazen, thermoskannen en hapjes bij het koffiepunt.
Test laptop, beamer, projectiescherm en speaker minimaal 60 minuten voor binnenkomst. Laad apparatuur vooraf op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende kabel kost op locatie snel een hele ronde.
Plan de boodschappen niet op het laatste moment. Controleer 2 dagen vooraf de aantallen, dieetwensen en beschikbare serviesstukken en zet dranken minstens 30 minuten voor de start koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taalcafé organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Open de aanmeldingen 2 tot 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je de tafelindeling en begeleiders minstens 2 dagen vooraf kunt vastleggen.
Hoe deel je deelnemers in voor een taalcafé?: Inventariseer bij de aanmelding het taalniveau en de gewenste gesprekstaal. Maak vervolgens tafels met ongeveer 4 tot 6 deelnemers en wijs per tafel één gespreksbegeleider aan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een taalcafé op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Zet tafels en stoelen eerst klaar, richt daarna ontvangst en koffiepunt in en reserveer de laatste 60 minuten voor de techniek- en materiaaltest.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een taalcafé?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Stem de hoeveelheid hapjes af op de groepsgrootte en controleer dieetwensen uiterlijk 2 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.