Zo organiseer je een taalcafé zonder gedoe

Een goed taalcafé begint niet met koffie, maar met een duidelijke indeling. Reserveer eerst de ruimte en bevestig datum en tijden, open daarna de aanmeldingen en vraag meteen naar taalniveau en dieetwensen. Gebruik die informatie om taaltafels, vrijwilligers en gespreksthema’s te plannen. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, zichtbare wegwijzers en materiaal dat al per tafel klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Taalniveaus inventariseren
9
Vrijwilligers inplannen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Gespreksthema's kiezen
2 personen
12
Taalspellen selecteren
2 personen
13
Werkbladen voorbereiden
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
15
Routebeschrijving delen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Techniek testen
2 personen

Event

20
Ruimte openen
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen klaarzetten
3 personen
23
Taaltafels inrichten
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
2 personen
26
Informatietafel inrichten
27
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
28
Bezoekers ontvangen
3 personen
29
Programma toelichten
30
Deelnemers aan tafels indelen
3 personen
31
Gespreksronde begeleiden
6 personen
32
Taalspel begeleiden
6 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Nieuwe deelnemers registreren
2 personen
36
Pauzeactiviteit begeleiden
4 personen
37
Gesprekskaarten uitdelen
2 personen
38
Vrij gesprek begeleiden
6 personen
39
Afronding aankondigen
40
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Eten en drinken opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven eten opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Tafelkleedaantal 10
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Theeglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerkommenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Decoratie

Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Tafelbordjesaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 6
Prikbord
Pennenbakjesaantal 10

Catering

Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 2
Dienbladenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koelelementenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding naar het taalniveau én de taal die iemand wil oefenen. Zo voorkom je dat beginners aan een tafel met alleen gevorderde sprekers terechtkomen.
Plan per taaltafel minimaal één vrijwilliger en geef die vooraf de gespreksthema’s en taalspellen. Leg werkbladen en pennen uiterlijk 30 minuten voor de start klaar.
Maak naambadges en tafelbordjes vooraf. Een deelnemer die binnen 2 minuten ziet waar zijn taalniveau staat, heeft minder uitleg nodig bij de ontvangst.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en verlengkabels voordat de ruimte opengaat. Reserveer hiervoor minstens 20 minuten; een ontbrekende stekkerdoos vertraagt meteen het hele programma.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas klaar nadat de tafels staan. Reken per deelnemer op één kopje of glas bij binnenkomst en houd extra servies achter de hand voor de tweede ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taalcafé organiseren?: Reserveer de ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Open de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je taalniveaus, dieetwensen en het aantal vrijwilligers nog kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een taalcafé?: Plan minimaal één vrijwilliger per taaltafel en daarnaast één persoon voor ontvangst en praktische vragen. Bij vier taaltafels kom je dus uit op minstens 5 vrijwilligers.
Hoe deel je deelnemers in bij een taalcafé?: Gebruik het opgegeven taalniveau en de gewenste oefentaal als basis. Maak de tafelindeling uiterlijk 2 dagen vooraf en houd per tafel ongeveer 4 tot 6 deelnemers aan, zodat iedereen aan bod komt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een taalcafé op te bouwen?: Reken op 45 tot 60 minuten voor tafels, stoelen, taaltafels, techniek, koffie en thee. Open de ruimte minstens 30 minuten vóór de deelnemers binnenkomen voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.