Zo organiseer je een surfkamp

Een surfkamp organiseren begint niet op het strand, maar met deelnemersinformatie, reserveringen en een haalbare planning. Verzamel vroeg contactgegevens, dieetwensen en medische informatie, zodat ouders en deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Leg daarna surfles, kampeerplek, materiaalverhuur en vervoer vast. In de laatste week draait alles om veiligheid, weersverwachting, slaapindeling, maaltijden en een complete controle van boards, wetsuits en kampeermateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldformulier versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Contactgegevens controleren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Medische informatie verzamelen
7
Ouders informeren
8
Surfles reserveren
9
Kampeerplek reserveren
10
Materiaalverhuur vastleggen
11
Vervoer reserveren
12
Deelnemerslijst printen
13
Kamer- en tentindeling maken
2 personen
14
Dagprogramma opstellen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersbrief versturen
17
Surfregels printen
18
Surfboards controleren
2 personen
19
Wetsuits sorteren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Maaltijden voorbereiden
4 personen
23
Kampeermateriaal controleren
2 personen
24
Vervoer inladen
3 personen

Event

25
Aankomstlocatie inspecteren
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Tenten opzetten
6 personen
29
Bagage verdelen
2 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
32
Wetsuits uitdelen
3 personen
33
Eerste surfles begeleiden
4 personen
34
Surfboards afspoelen
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Avondprogramma begeleiden
2 personen
38
Stilte en nachtrust bewaken
2 personen
39
Ontbijt klaarmaken
3 personen
40
Ontbijt serveren
3 personen
41
Ochtendtraining begeleiden
4 personen
42
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
43
Lunchpauze begeleiden
2 personen
44
Middagtraining begeleiden
4 personen
45
Wetsuits laten drogen
2 personen
46
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
47
Diner bereiden
4 personen
48
Diner serveren
4 personen
49
Surfvideo's bekijken
2 personen
50
Avondspel begeleiden
2 personen
51
Ontbijt en lunch voorbereiden
3 personen
52
Laatste surfles begeleiden
4 personen
53
Certificaten uitdelen
2 personen
54
Tenten afbreken
6 personen
55
Surfmaterialen verzamelen
4 personen
56
Bagage inladen
3 personen
57
Vertrek registreren
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Kampeerplek schoonmaken
4 personen
60
Surfboards reinigen
3 personen
61
Wetsuits reinigen en drogen
3 personen
62
Huurmateriaal retourneren
2 personen
63
Kampeermateriaal opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen schoonmaken
2 personen
66
Restanten controleren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Deelnemersfoto's delen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Surfboardsaantal 20
Surfboardleashesaantal 20
Wetsuitsaantal 20
Waterschoenenaantal 20
Rashguardsaantal 20
Peddelsaantal 4
Waterdichte fluitjesaantal 6
Strandballenaantal 4
Beachvolleyballenaantal 2
Pionnenaantal 12
Stopwatchesaantal 4

Veiligheid

Reddingsboeienaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6

Kamperen

Tentenaantal 10
Slaapzakkenaantal 20
Slaapmattenaantal 20
Kussensaantal 20
Picknickdekensaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Partytentenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermosflessenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Keuken

Gasbrandersaantal 2
Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Hoofdlampenaantal 10

Decoratie

Programmapostersaantal 6
Naamstickersaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Tips

Verstuur het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken vooraf. Controleer daarna per deelnemer contactgegevens, dieetwensen en medische informatie; stuur ouders tijdig een bevestiging met wat zij moeten meenemen.
Reserveer surfles, kampeerplek, materiaalverhuur en vervoer zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor vertrek. Zonder deze vier reserveringen kan je dagprogramma niet betrouwbaar worden ingevuld.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een dagprogramma met vaste tijden voor ontbijt, omkleden, surfles, rust en maaltijden. Plan tussen activiteiten minstens 30 minuten voor verplaatsing, omkleden en materiaalcontrole.
Controleer 24 uur voor vertrek de weersverwachting en pas het programma aan bij wind, kou of regen. Sorteer wetsuits en waterschoenen per deelnemer en leg veiligheidsmateriaal, EHBO-koffers en waterdichte fluitjes op een vaste, bekende plek.
Laat de aankomstlocatie vóór de groep arriveert inspecteren en laad vervoer in met een afvinklijst. Print de deelnemerslijst, surfregels en kamer- of tentindeling; digitale bestanden zijn op een strand of camping niet altijd bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een surfkamp organiseren?: Begin minimaal 6 weken voor vertrek met uitnodigingen en het aanmeldformulier. Leg surfles, kampeerplek, materiaalverhuur en vervoer uiterlijk 4 weken vooraf vast.
Hoe maak ik een dagprogramma voor een surfkamp?: Plan per dag vaste blokken voor maaltijden, surfles, rust, omkleden en slapen. Houd tussen twee activiteiten minstens 30 minuten vrij en controleer het programma opnieuw 24 uur voor vertrek op basis van het weer.
Wat moet ik voor een surfkamp aan ouders vragen?: Vraag bij de aanmelding om contactgegevens, dieetwensen en medische informatie. Stuur uiterlijk 1 week vooraf de deelnemersbrief met het dagprogramma, surfregels, kampeerindeling en praktische vertrekgegevens.
Hoe controleer ik de veiligheid op een surfkamp?: Controleer vóór iedere surfles boards, leashes, wetsuits en de actuele weersverwachting. Zorg dat reddingsboeien, EHBO-koffers, reddingsdekens en waterdichte fluitjes op maximaal 2 vaste, bekende plekken liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.