Zo organiseer je een surfkammioenschap

Begin met de wedstrijdlocatie, vergunning en reddingsdienst; zonder die drie kun je het format nog niet definitief maken. Leg daarna categorieën, wedstrijdformat, jury en deelnemersvoorwaarden vast en open de inschrijving. Sluit de deelnemerslijst op tijd, controleer startgelden en maak pas daarna de heatindeling en het wedstrijdschema. Plan de laatste controle van weer, golfcondities, surfboards en communicatie minimaal één dag voor de wedstrijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Reddingsdienst vastleggen
4
Juryleden vastleggen
5
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
6
Categorieën vastleggen
2 personen
7
Inschrijfformulier maken
8
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Wedstrijd online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst afsluiten
14
Startgelden controleren
15
Heatindeling maken
2 personen
16
Wedstrijdschema publiceren
17
Weersverwachting controleren
18
Golfcondities controleren
19
Deelnemers opnieuw informeren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Surfboards controleren
2 personen
22
Wedstrijdshirts sorteren
2 personen
23
Juryformulieren printen
24
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Veiligheidsplan doornemen
5 personen
28
Wedstrijdgebied afzetten
4 personen
29
Jurytent opbouwen
4 personen
30
Inschrijftent opbouwen
3 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Geluid en microfoon testen
2 personen
33
Stroomvoorziening controleren
2 personen
34
Sponsorborden plaatsen
3 personen
35
Vlaggen ophangen
3 personen
36
Wedstrijdboeien uitleggen
3 personen
37
Start- en finishlijn markeren
3 personen
38
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Deelnemersbalie inrichten
2 personen
41
Registratielijsten klaarleggen
42
Jurytafel inrichten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen
47
Jurybriefing houden
5 personen
48
Veiligheidsbriefing geven
6 personen

Event

49
Deelnemers registreren
3 personen
50
Wedstrijdshirts uitdelen
2 personen
51
Openingswoord verzorgen
52
Eerste heat starten
3 personen
53
Heats begeleiden
6 personen
54
Wedstrijdresultaten registreren
3 personen
55
Veiligheid op het water bewaken
3 personen
56
Publiek informeren
57
Foto's en video's maken
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Afval verzamelen
2 personen
62
Finalisten bekendmaken
63
Finale aankondigen
64
Finale begeleiden
6 personen
65
Einduitslag controleren
3 personen
66
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
67
Winnaars fotograferen
2 personen
68
Dankwoord uitspreken
69
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

70
Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
71
Geluid uitschakelen
2 personen
72
Borden en vlaggen verwijderen
3 personen
73
Tenten afbreken
5 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Afval sorteren
3 personen
76
Strand schoonmaken
5 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Koelboxen legen
2 personen
79
Materiaal droog opslaan
3 personen
80
Surfboards afspoelen
2 personen
81
Locatie nalopen
2 personen
82
Geleende materialen retourneren
2 personen
83
Foto's veilig archiveren
84
Uitslagen publiceren
85
Deelnemers bedanken
2 personen
86
Prijzen naar winnaars sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Jurytafelsaantal 2
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 3
Kleedkamerschermenaantal 4
Wachtlintpalenaantal 12

Sportmateriaal

Surfboardsaantal 12
Leashsetsaantal 15
Wedstrijdshirtsaantal 60
Wedstrijdboeienaantal 8
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 3
Waterschoenenaantal 6
Reddingsvestenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Waterdichte zaklampenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 2
Waterdichte portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Sponsorbordenaantal 12
Beachflagsaantal 8
Podiumachterwand
Routepijlenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en vraag de wedstrijdvergunning vroeg aan; controleer uiterlijk enkele weken voor de wedstrijddag of de reddingsdienst en veiligheidsbezetting definitief zijn.
Bepaal categorieën en heatduur voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld deelnemersvoorwaarden, startgeld, sluitingsdatum en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Sluit de deelnemerslijst op een vast tijdstip, bijvoorbeeld zeven dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna betalingen, dieetwensen en contactgegevens voordat je de heatindeling maakt.
Publiceer het wedstrijdschema zodra de heats zijn ingedeeld en stuur een laatste update na de weer- en golfcontrole. Vermeld daarin ook meldtijd, wedstrijdlocatie en wijzigingen door omstandigheden.
Leg materiaal en wedstrijdadministratie de dag ervoor klaar: sorteer wedstrijdshirts, print juryformulieren, vul koelboxen en test laptops, portofoons, microfoons en wedstrijdklokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een surfkammioenschap organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning, reddingsdienst en jury. Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je tijd houdt voor heats en communicatie.
Wanneer maak je de heatindeling van een surfkammioenschap?: Maak de heatindeling direct nadat de deelnemerslijst is gesloten en startgelden zijn gecontroleerd. Publiceer het schema idealiter 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag en stuur een update na de laatste golf- en weerscontrole.
Wat moet je op de wedstrijddag controleren?: Controleer vóór de eerste heat de reddingsdienst, start- en finishvlaggen, wedstrijdboeien, surfboards, leashsets en communicatieapparatuur. Test ook de wedstrijdklok en zorg dat juryformulieren en deelnemerspakketten per categorie klaarliggen.
Wanneer controleer je het weer en de golfcondities?: Doe een eerste controle ongeveer 48 uur vooraf en een laatste controle op de ochtend van het surfkammioenschap. Informeer deelnemers opnieuw zodra de omstandigheden het schema, de locatie of de veiligheid beïnvloeden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.