Organiser un championnat de surf, étape par étape

Un championnat de surf se prépare d’abord sur le plan administratif et sportif, avant de s’occuper de l’accueil sur la plage. Réservez le lieu, obtenez l’autorisation de compétition et confirmez le service de secours avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixez les catégories, le format et les conditions de participation pour éviter les changements de dernière minute. Les derniers jours servent surtout à valider les participants, les poules, la météo, les conditions de surf et tout le matériel de compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Réserver le service de secours
4
Définir les membres du jury
5
Définir le format du concours
2 personnes
6
Définir les catégories
2 personnes
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la compétition en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Clôturer la liste des participants
14
Vérifier les frais d'inscription
15
Établir la répartition des poules
2 personnes
16
Publier le programme des matchs
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier les conditions de surf
19
Informer à nouveau les participants
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier les planches de surf
2 personnes
22
Trier les maillots de match
2 personnes
23
Imprimer les formulaires du jury
24
Préparer les packs participants
3 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Inspecter le site
3 personnes
27
Passer en revue le plan de sécurité
5 personnes
28
Balisage de la zone de compétition
4 personnes
29
Monter la tente du jury
4 personnes
30
Monter la tente d’inscription
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Tester le son et le micro
2 personnes
33
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
34
Installer les panneaux des sponsors
3 personnes
35
Installer les drapeaux
3 personnes
36
Installer les bouées de course
3 personnes
37
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Aménager le comptoir des participants
2 personnes
41
Préparer les listes d’inscription
42
Installer la table du jury
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes
47
Organiser le briefing du jury
5 personnes
48
Donner le briefing de sécurité
6 personnes

Événement

49
Enregistrer les participants
3 personnes
50
Distribuer les maillots de match
2 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Lancer la première manche
3 personnes
53
Encadrer les heats
6 personnes
54
Enregistrer les résultats de la compétition
3 personnes
55
Veiller à la sécurité sur l’eau
3 personnes
56
Informer le public
57
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Rassembler les déchets
2 personnes
62
Annoncer les finalistes
63
Annoncer la finale
64
Encadrer la finale
6 personnes
65
Vérifier le classement final
3 personnes
66
Assurer la remise des prix
3 personnes
67
Photographier les gagnants
2 personnes
68
Prononcer le discours de remerciement
69
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

70
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
71
Couper le son
2 personnes
72
Retirer les panneaux et les drapeaux
3 personnes
73
Démonter les tentes
5 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
75
Trier les déchets
3 personnes
76
Nettoyer la plage
5 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Vider les glacières
2 personnes
79
Stocker le matériel au sec
3 personnes
80
Rincer les planches de surf
2 personnes
81
Faire le tour du lieu
2 personnes
82
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
83
Archiver les photos en toute sécurité
84
Publier les résultats
85
Remercier les participants
2 personnes
86
Envoyer les prix aux gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables du juryqté 2
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 3
Paravents de vestiaireqté 4
Poteaux de cordon de file d’attenteqté 12

Matériel de sport

Planches de surfqté 12
Sets de leashqté 15
Maillots de compétitionqté 60
Bouées de compétitionqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 2
Siffletsqté 6
Bouées de sauvetageqté 3
Chaussures d’eauqté 6
Gilets de sauvetageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de poche étanchesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkies étanchesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pendule de matchqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Panneaux de sponsorqté 12
Drapeaux de plageqté 8
Fond de scène
Flèches de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, l’autorisation et les secours : sans ces trois confirmations, n’ouvrez pas encore les inscriptions. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Fermez la liste des participants avant de répartir les poules. Vérifiez les frais d’inscription, les besoins alimentaires et les coordonnées de chacun avant de publier le programme des matchs.
Préparez un déroulé qui indique clairement les horaires, les catégories et les poules. Envoyez une nouvelle information aux participants après la vérification météo et des conditions de surf, idéalement la veille.
Contrôlez le matériel de compétition séparément du matériel d’accueil : planches, leashs, maillots, bouées, drapeaux, fanions et sifflets doivent être vérifiés avant l’installation.
Réservez du temps pour la zone opérationnelle : tables du jury, ordinateurs ou tablettes chargés, talkies-walkies étanches, sonorisation et mégaphones. Remplissez aussi les glacières avant l’arrivée des participants, pas pendant les premières séries.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat de surf ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, demander l’autorisation, confirmer les secours et lancer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les poules, le programme, la météo et le contrôle du matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un championnat de surf ?: Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la compétition, idéalement 5 à 7 jours à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les paiements, les besoins alimentaires et la répartition des poules.
Quand publier le programme des matchs ?: Publiez une première version dès que la liste des participants est fermée et les poules établies. Confirmez ou corrigez le programme après la vérification des prévisions météo et des conditions de surf, au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un championnat de surf ?: Vérifiez les conditions de surf, les prévisions météo, les secours, les maillots, les planches, les leashs et les bouées. Chargez les ordinateurs, tablettes, talkies-walkies et batteries externes, puis préparez les packs participants et les glacières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.