Zo organiseer je een surffestival

Begin met het programma en de strandzone, niet met de aankleding. Leg eerst de surfactiviteiten, wedstrijdregels en dagindeling vast en controleer daarna vergunningen, veiligheid en materiaal. Open vervolgens de inschrijving, benader sponsoren en standhouders en deel vrijwilligers, juryleden en coaches in. Plan de laatste controles kort voor de wedstrijddag: weersverwachting, boards, leashes, vinnen, EHBO en bewegwijzering bepalen of je veilig kunt starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Surfactiviteiten bepalen
2 personen
3
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
4
Wedstrijdschema maken
2 personen
5
Locatie en strandzone reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
8
Weersverwachting volgen
9
Sponsoren en standhouders benaderen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Sociale media publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Juryleden bevestigen
17
Surfcoaches bevestigen
18
Reserveringen bevestigen
19
Materiaal inventariseren
2 personen
20
Surfboards inspecteren
2 personen
21
Leash en vinnen controleren
2 personen
22
EHBO-set controleren
23
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
24
Startnummers voorbereiden
2 personen
25
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
26
Muziek afspeellijst samenstellen
27
Techniek testen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Verse producten inkopen
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Catering voorbereiden
4 personen
32
Surfboards naar locatie brengen
3 personen
33
Terrein controleren
2 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Surfboards klaarleggen
3 personen
38
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
39
Wedstrijdzone markeren
3 personen
40
Muziek en microfoon testen
2 personen
41
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
42
Drankpunten inrichten
2 personen
43
Decoratie ophangen
2 personen
44
Jurytafel klaarmaken
2 personen
45
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Deelnemers registreren
3 personen
48
Startnummers uitdelen
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
51
Surfclinic begeleiden
4 personen
52
Surfboards uitgeven
3 personen
53
Surfwedstrijd begeleiden
5 personen
54
Juryformulieren verwerken
2 personen
55
Veiligheid op het water bewaken
3 personen
56
Foto's en video's maken
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Barbecue bereiden
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Muziek verzorgen
62
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
63
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
64
Afsluiting aankondigen
65
Surfboards innemen
3 personen
66
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

67
Catering afbouwen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Terrein schoonmaken
5 personen
72
Afval afvoeren
3 personen
73
Surfboards schoonmaken
3 personen
74
Surfmaterialen controleren
2 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
77
Materialen opslaan
3 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Jurytafelsaantal 2
Loungekussensaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Sportmateriaal

Surfboardsaantal 20
Bodyboardsaantal 8
Surfboardleashesaantal 24
Surfvinnenaantal 30
Wetsuitsaantal 24
Zwembroekjesaantal 12
Zwemvestenaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Reddingsfluitjesaantal 6
Wedstrijdvlaggenaantal 6
Markeerboeienaantal 12
Startnummersaantal 40
Medaillelintenaantal 30

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Lichtslangenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Snijplankenaantal 4
Kokschedsaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminium bakplatenaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 12
Windbestendige bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Statafelrokkenaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
EHBO-setaantal 2
Handwasstationsaantal 3
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de strandzone zodra datum en programma vaststaan. Controleer direct welke vergunningen nodig zijn en leg vast wie de aanvraag opvolgt; een ontbrekende toestemming ontdek je anders vaak pas vlak voor het festival.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je het maximumaantal deelnemers en de beschikbare coaches en juryleden kent. Plan per onderdeel ruimte voor uitleg, wisselen van materiaal en vertraging door de omstandigheden op zee.
Controleer surfboards, leashes en vinnen afzonderlijk en label materiaal dat klaarstaat. Leg zwemvesten, reddingsboeien en reddingsfluitjes op vaste veiligheidsposities, zodat niemand tijdens een incident hoeft te zoeken.
Verzamel dieetwensen bij de inschrijving en sluit die inventaris uiterlijk enkele dagen voor het festival. Zet koelboxen en thermoskannen op een plek waar deelnemers en vrijwilligers snel kunnen bijvullen zonder de wedstrijdzone te kruisen.
Maak vóór de opbouw een plattegrond met wedstrijdvlaggen, markeerboeien, route- en veiligheidsborden, jurytafels en geluidsapparatuur. Test microfoon, speakers, verlengkabels en stekkerdozen zodra alles staat; wind en zand veroorzaken sneller storingen dan je verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een surffestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de strandzone en controleer vergunningen eerst, zodat je nog tijd hebt om datum, programma of veiligheidsmaatregelen aan te passen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een surffestival?: Reken minimaal op 1 coördinator per werkgebied: ontvangst, wedstrijdbegeleiding, veiligheid, materiaal en catering. Tel daarnaast extra vrijwilligers voor piekmomenten bij inschrijving, materiaaluitgifte en het opruimen.
Wanneer moet je het wedstrijdschema van een surffestival maken?: Maak een eerste versie zodra de inschrijving opent en werk die uiterlijk 1 week voor het festival bij. Na de sluiting van de inschrijving controleer je opnieuw de heats, jurybezetting, coaches en beschikbare boards.
Wat moet je op de dag van een surffestival controleren?: Controleer minimaal 2 keer: bij de opbouw en vlak voor de start. Kijk naar de weersverwachting, de toestand van boards, leashes en vinnen, de EHBO-set, reddingsmiddelen, markeerboeien, routeborden en de werking van microfoon en speakers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.