Cómo organizar un festival de surf sin improvisar

Organizar un festival de surf empieza mucho antes de montar las carpas en la playa. Primero se fija el programa y se reserva la zona; después se cierran permisos, seguridad, competición, inscripciones y personal. El material deportivo necesita una revisión propia, especialmente tablas, leashes, quillas y equipos de rescate. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo para que el horario no se retrase y los participantes sepan dónde ir desde el primer momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir las actividades de surf
2 personas
3
Redactar las reglas de la competición
2 personas
4
Hacer el horario del concurso
2 personas
5
Reservar la ubicación y la zona de playa
6
Comprobar permisos
7
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
8
Seguir la previsión del tiempo
9
Contactar a patrocinadores y expositores
2 personas
10
Abrir el formulario de inscripción
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar en redes sociales
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Confirmar al jurado
17
Confirmar a los monitores de surf
18
Confirmar las reservas
19
Inventariar el material
2 personas
20
Inspeccionar tablas de surf
2 personas
21
Comprobar leash y quillas
2 personas
22
Comprobar el botiquín
23
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
24
Preparar los dorsales
2 personas
25
Preparar los formularios del jurado
2 personas
26
Crear lista de reproducción musical
27
Probar la técnica
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Comprar productos frescos
2 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Preparar el catering
4 personas
32
Llevar las tablas de surf al lugar
3 personas
33
Inspeccionar el recinto
2 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar el mostrador de registro
2 personas
37
Preparar las tablas de surf
3 personas
38
Preparar el material de seguridad
2 personas
39
Marcar la zona de competición
3 personas
40
Probar la música y el micrófono
2 personas
41
Montar el bufé de catering
4 personas
42
Montar los puntos de bebidas
2 personas
43
Colgar la decoración
2 personas
44
Preparar la mesa del jurado
2 personas
45
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

47
Registrar a los participantes
3 personas
48
Repartir dorsales
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Dar la charla de seguridad
3 personas
51
Dirigir la clínica de surf
4 personas
52
Entregar las tablas de surf
3 personas
53
Coordinar la competición de surf
5 personas
54
Procesar los formularios del jurado
2 personas
55
Supervisar la seguridad en el agua
3 personas
56
Tomar fotos y vídeos
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Preparar la barbacoa
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Proporcionar la música
62
Responder preguntas del público
2 personas
63
Gestionar la entrega de premios
2 personas
64
Anunciar el cierre
65
Recoger las tablas de surf
3 personas
66
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

67
Desmontar el catering
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Limpiar el recinto
5 personas
72
Retirar los residuos
3 personas
73
Limpiar las tablas de surf
3 personas
74
Comprobar el material de surf
2 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
77
Guardar materiales
3 personas
78
Devolver el material prestado
2 personas
79
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesas del juradocant. 2
Cojines de loungecant. 30
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Material deportivo

Tablas de surfcant. 20
Bodyboardscant. 8
Leashes para tabla de surfcant. 24
Aletas de surfcant. 30
Trajes de neoprenocant. 24
Bañadorescant. 12
Chalecos salvavidascant. 12
Boyas de rescatecant. 4
Silbatos de socorristacant. 6
Banderas de la competicióncant. 6
Bojen de marcacióncant. 12
Dorsalescant. 40
Cintas de medallacant. 30

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Megáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Cables de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Gorros de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Contenedores frigoríficoscant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de horno de aluminiocant. 4
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Banners resistentes al vientocant. 6
Mantelescant. 12
Pizarrascant. 6
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Fundas para mesas altascant. 4

Iluminación

Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Puestos de lavado de manoscant. 3
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva de la playa antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para comprobar permisos, disponibilidad de monitores y posibles restricciones de la zona.
Define las reglas de la competición y el horario antes de preparar los dorsales y formularios del jurado. Indica con claridad las horas de reunión, mangas, descansos y entrega de medallas para evitar cambios durante el día.
Prepara un plan de seguridad independiente del programa deportivo. Coloca las boyas de marcación, banderas, megáfonos y silbatos donde el equipo pueda encontrarlos rápidamente, y asigna responsables concretos a cada zona.
Haz un inventario del material al menos 7 días antes. Revisa una por una las tablas, los leashes, las quillas, los chalecos salvavidas y el botiquín; el día anterior solo debería quedar por cargar y distribuir.
Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios. Confirma al jurado y a los monitores al menos 10 días antes, y prepara una alternativa si cambia la previsión meteorológica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de surf?: Empieza como mínimo 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la zona de playa, comprobar permisos, cerrar patrocinadores, abrir inscripciones y confirmar monitores, jurado y voluntarios.
¿Cuándo hay que revisar el material de un festival de surf?: Haz una primera revisión 7 días antes y una comprobación final el día anterior. Revisa tablas, bodyboards, leashes, quillas, trajes, chalecos, boyas y el botiquín, y separa cualquier pieza defectuosa.
¿Cómo se organiza el horario de una competición de surf?: Define primero las categorías y las reglas, y después asigna las mangas con hora de reunión, inicio, pausas y entrega de premios. Publica el horario al menos 3 días antes y deja 15 minutos de margen entre bloques.
¿Cuándo se confirma la previsión del tiempo para un festival de surf?: Consulta la previsión diariamente durante la última semana y vuelve a evaluarla 24 horas antes. El plan de seguridad debe indicar quién decide los cambios y cómo se informa a participantes, monitores y voluntarios.

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