Comment organiser un festival de surf sans rien laisser au hasard

Un festival de surf se prépare d’abord sur la plage, mais sa réussite se joue plusieurs semaines avant. Commencez par fixer la date, les activités et le format des matchs, puis sécurisez le site et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. En parallèle, prévoyez les juges, les coachs, les bénévoles et le matériel nautique. Le jour J, chaque zone doit avoir une fonction claire : accueil, compétition, secours, restauration et détente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les activités de surf
2 personnes
3
Rédiger les règles du concours
2 personnes
4
Établir le planning des matchs
2 personnes
5
Réserver le site et la zone de plage
6
Vérifier les autorisations
7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
8
Suivre les prévisions météo
9
Contacter les sponsors et les exposants
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier sur les réseaux sociaux
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les jurés
17
Confirmer les coachs de surf
18
Confirmer les réservations
19
Inventorier le matériel
2 personnes
20
Inspecter les planches de surf
2 personnes
21
Vérifier les leashs et les ailerons
2 personnes
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
24
Préparer les dossards
2 personnes
25
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
26
Composer la playlist musicale
27
Tester la technique
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Acheter des produits frais
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer le service traiteur
4 personnes
32
Acheminer les planches de surf sur le site
3 personnes
33
Contrôler le site
2 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Préparer les planches de surf
3 personnes
38
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
39
Délimiter la zone de compétition
3 personnes
40
Tester la musique et le micro
2 personnes
41
Monter le buffet traiteur
4 personnes
42
Mettre en place les points boissons
2 personnes
43
Installer la décoration
2 personnes
44
Préparer la table du jury
2 personnes
45
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

47
Enregistrer les participants
3 personnes
48
Distribuer les dossards
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
51
Animer la clinique de surf
4 personnes
52
Distribuer les planches de surf
3 personnes
53
Animer la compétition de surf
5 personnes
54
Traiter les formulaires du jury
2 personnes
55
Veiller à la sécurité sur l’eau
3 personnes
56
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Préparer le barbecue
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Fournir la musique
62
Répondre aux questions du public
2 personnes
63
Assurer la remise des prix
2 personnes
64
Annoncer la clôture
65
Récupérer les planches de surf
3 personnes
66
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

67
Démonter le catering
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Nettoyer le site
5 personnes
72
Évacuer les déchets
3 personnes
73
Nettoyer les surfboards
3 personnes
74
Vérifier le matériel de surf
2 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
77
Stocker le matériel
3 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables du juryqté 2
Coussins de loungeqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Matériel de sport

Planches de surfqté 20
Bodyboardsqté 8
Leashes de surfqté 24
Ailerons de surfqté 30
Combinaisons néoprèneqté 24
Maillots de bainqté 12
Gilets de sauvetageqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Sifflets de sauvetageqté 6
Drapeaux de matchqté 6
Balisages de marquageqté 12
Numéros de départqté 40
Rubans de médailleqté 30

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Toques de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques de cuisson en aluminiumqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Bannières résistantes au ventqté 6
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Housses de mange-deboutqté 4

Éclairage

Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2
Stations de lavage des mainsqté 3
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de communiquer : prévoyez les créneaux des matchs, les temps de transition et une marge d’au moins 30 minutes en cas de retard ou de changement de conditions.
Réglez les autorisations et la sécurité avant l’ouverture des inscriptions. Le plan doit préciser la zone de pratique, le poste de secours, les bouées, les sifflets et la procédure d’évacuation.
Ne comptez pas uniquement sur les prévisions météo consultées plusieurs jours à l’avance : désignez une personne pour les suivre chaque jour pendant la semaine précédant le festival et le matin même.
Contrôlez le matériel de surf avant son arrivée sur la plage : inspectez chaque planche, leash et aileron, puis séparez immédiatement les équipements défectueux ou incomplets.
Préparez l’accueil avant de publier les invitations : numéros de départ, formulaires du jury, badges ou dossards, besoins alimentaires et répartition des bénévoles doivent être prêts pour éviter les files d’attente le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de surf ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un festival avec compétition, exposants et zone de plage réservée. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer les juges et coachs, ouvrir les inscriptions et organiser la sécurité.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un festival de surf ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le programme, les règles du concours et le site confirmés. Fermez-les quelques jours avant le festival afin de finaliser les matchs, les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de surf ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par zone active : accueil, plage, compétition, sécurité, matériel et ravitaillement. Pour un petit festival, comptez généralement 8 à 12 bénévoles, avec 2 personnes identifiées pour remplacer les absences.
Que faire si la météo empêche la compétition de surf ?: Définissez une décision de report ou d’annulation au plus tard la veille, avec un responsable clairement désigné. Prévoyez aussi un message à envoyer aux participants et un délai précis, par exemple une confirmation finale 3 heures avant le début prévu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.