Zo organiseer je een Suikerfeestbarbecue zonder last-minute stress

Begin vier tot zes weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en het verzamelen van dieetwensen. Bepaal daarna het menu en de hoeveelheden op basis van het aantal bevestigde gasten, en reserveer op tijd genoeg houtskoolbarbecues en een partytent. De laatste week draait om boodschappen, materialen en voorbereiding. Op de dag zelf werk je van gekoeld opslaan en snijden naar opbouwen, grillen en het buffet aanvullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
6
Barbecues reserveren
7
Weersverwachting controleren
8
Partytent bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Materialen ophalen
2 personen
12
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
13
Servies en bestek tellen
2 personen
14
Tafelnummers en labels maken
15
Buitenruimte schoonmaken
2 personen
16
Groenten wassen en snijden
3 personen
17
Salades bereiden
3 personen
18
Vlees marineren
2 personen
19
Desserts klaarzetten
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Partytent opbouwen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Buffet opbouwen
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Verlichting installeren
2 personen
27
Barbecues veilig opstellen
3 personen
28
Barbecues aansteken
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Dranken serveren
2 personen
31
Hapjes presenteren
2 personen
32
Barbecueën
4 personen
33
Buffet bijvullen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Dessertbuffet serveren
2 personen
38
Laatste ronde dranken
2 personen

Nazorg

39
Restanten veilig koelen
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Barbecues laten afkoelen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Buitenruimte schoonmaken
2 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
48
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare dinerbordenaantal 50
Herbruikbare dessertbordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Barbecuetangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Houtskoolbarbecuesaantal 2
Houtskoolstartersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbasissenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Bewaardozenaantal 12
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Eid-slingersaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Sorteerbakkenaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar halalvoorkeuren, allergieën en andere dieetwensen. Sluit de definitieve gastenlijst uiterlijk één week vooraf, zodat je vlees, salades, desserts en servies niet op schatting hoeft te regelen.
Reserveer de houtskoolbarbecues en bevestig de partytent zodra de datum vaststaat. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf; wacht niet tot de ochtend zelf met een droog en beschut alternatief.
Doe de boodschappen uiterlijk één dag vooraf en houd vlees gekoeld tot het moment van bereiden. Koel dranken in koelboxen en bereid groenten, salades en marinades de dag ervoor, maar zet desserts pas vlak voor het buffet klaar.
Tel borden, kommen, glazen, bestek en serveerschalen na het vastleggen van het aantal gasten. Leg voor het buffet aparte opscheplepels en barbecuetangen klaar; die worden vaak vergeten terwijl het eten al op tafel staat.
Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor schoonmaken, tent, tafels, stoelen en buffet. Hang versiering en lichtsnoeren pas op nadat de looproutes en verlengkabels veilig liggen, zodat je niet opnieuw hoeft op te bouwen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren nodig je uit voor een Suikerfeestbarbecue?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om een reactie binnen 10 dagen en verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding, zodat je uiterlijk 1 week vooraf de aantallen kunt vastzetten.
Wanneer doe je de boodschappen voor een Suikerfeestbarbecue?: Doe houdbare boodschappen en materialen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, groenten en zuivel uiterlijk 1 dag vooraf. Bewaar het vlees gekoeld en zet dranken pas na thuiskomst in koelboxen of koeling.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Suikerfeestbarbecue op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor buitenruimte, partytent, tafels, stoelen, buffet en decoratie. Reserveer daarnaast tijd om de barbecues veilig te plaatsen en de kolen voor het grillen te laten opwarmen.
Wanneer controleer je het weer voor een Suikerfeestbarbecue?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig de partytent uiterlijk de dag ervoor en leg verlichting, verlengkabels en tafels zo neer dat regen of wind de looproute niet blokkeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.