Zo organiseer je een struikplantactie

Begin met de plantlocatie en leg toestemming vast voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna maak je een plantplan met looproute, regel je materialen en verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligerstaken. Plan de uitvoering rond het ophalen van struiken en potgrond, het markeren van de plantvakken en een korte veiligheidsinstructie. Houd rekening met regen, modder en vertraging bij het verdelen van plantgroepen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Plantlocatie bevestigen
2
Toestemming voor planten regelen
3
Reserveringen voor materialen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Plantplan en looproute printen
10
Struiken en potgrond ophalen
3 personen
11
Gereedschap controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Eten voorbereiden
3 personen
14
Materialen naar locatie brengen
3 personen
15
Plantvakken markeren
3 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Gereedschap uitstallen
2 personen
19
Informatiebord plaatsen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
22
Veiligheidsinstructie voorbereiden

Event

23
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
24
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
25
Plantgroepen indelen
2 personen
26
Plantgaten uitzetten
4 personen
27
Struiken verdelen
4 personen
28
Struiken planten
12 personen
29
Struiken water geven
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Maaltijd serveren
4 personen
33
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
34
Laatste plantvakken controleren
3 personen
35
Gereedschap innemen
3 personen

Nazorg

36
Locatie schoon en veilig maken
5 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Materialen terugbrengen
3 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven planten verzorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Aanmeldtafel

Gereedschap

Spadesaantal 12
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 6
Schoffelsaantal 6
Kruiwagensaantal 4
Handschoenenaantal 50
Gieteraantal 6
Tuinslangenaantal 2
Meetlintenaantal 3
Rubberen hamersaantal 3

Plantmateriaal

Plantpalenaantal 30
Bindbandaantal 2
Plantlabelsaantal 60
Plantplanbordenaantal 3

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 10
Veiligheidsbrillenaantal 12
EHBO-koffer
Afzetlintaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3

Decoratie

Informatiebord
Pijlbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie en toestemming minimaal 3 weken vooraf. Noteer ook waar materialen kunnen worden gelost en waar de aanmeldtafel, partytenten en informatieborden komen.
Stuur uitnodigingen zodra de locatie vaststaat en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de actie. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat eten en drinken niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Maak per vrijwilliger een duidelijke indeling en werk met kleine plantgroepen. Zet per groep het plantplan, de looproute, het benodigde gereedschap en een aanspreekpunt klaar.
Controleer het gereedschap uiterlijk de dag ervoor en tel spades, scheppen, harken, schoffels, kruiwagens en handschoenen. Leg veiligheidsvesten, brillen, afzetlint en de EHBO-koffer apart bij de ontvangst.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Bouw partytenten op, zet dranken koud en gebruik bij een late eindtijd bouwlampen of lichtsnoeren voordat de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een struikplantactie organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de locatie en toestemming. Reserveer materialen en verstuur uitnodigingen daarna; verwerk de laatste aanmeldingen en dieetwensen 5 tot 7 dagen voor de actie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een struikplantactie?: Dat hangt af van het aantal plantvakken en struiken, maar deel vrijwilligers op in kleine plantgroepen met per groep een aanspreekpunt. Maak de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat ontbrekende rollen nog kunnen worden aangevuld.
Wanneer haal je struiken en potgrond op?: Plan het ophalen zo dicht mogelijk bij de actie, bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer vooraf waar je kunt lossen en houd rekening met extra tijd voor laden, vervoer en verdelen over de plantvakken.
Wat doe je bij regen tijdens een struikplantactie?: Controleer de verwachting 48 uur en 2 uur voor de start. Zet partytenten klaar voor ontvangst en pauzes, bescherm plantplanborden en materialen tegen water en bepaal vooraf wie beslist over uitstel of doorgaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.