Zo organiseer je een stripbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en openingstijden en werk daarna naar het aantal standhouders en bezoekers toe. Leg vroeg vast hoeveel tafels per stand beschikbaar zijn, hoe bezoekers zich aanmelden en hoe je entree int. Pas als die basis staat, maak je de standindeling en verspreid je de promotie. Op de beursdag draait alles om een snelle opbouw: vloer vrijmaken, tafels en stoelen plaatsen, standnummers ophangen en de entree- en koffiepunten klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Standhouders bevestigen
6
Indeling van stands maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Bezoekersregistratie openen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Promotieposter verspreiden
2 personen
11
Betaalwijze voor entree bepalen
12
Entreegeld voorbereiden
13
Standhouderslijst printen
14
Naambadges maken
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Standnummers plaatsen
2 personen
23
Entreebalie inrichten
2 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

27
Standhouders ontvangen
3 personen
28
Standhouders badges uitdelen
29
Entreebalie bemannen
2 personen
30
Bezoekers verwelkomen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes aanvullen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Standhouders informeren over sluiting
37
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Kassa afsluiten
2 personen
39
Standhouders uitzwaaien
2 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Zaal schoonmaken
4 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Entreebalie
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptopsaantal 2
Labelprinters

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Decoratie

Stripfiguurpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Standnummerbordenaantal 30
Naambadgesaantal 80
Pijlbordenaantal 10
Prikbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig standhouders pas nadat je de zaalcapaciteit hebt gecontroleerd. Houd een actuele lijst bij met naam, contactgegevens, tafelbehoefte en eventuele stroomvraag; zo voorkom je dat de indeling op de laatste dag opnieuw moet.
Open de bezoekersregistratie zodra datum, tijden en entreebedrag vaststaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat je voor het koffiepunt niet op de ochtend zelf nog moet improviseren.
Maak de standindeling minimaal 7 dagen voor de beurs en nummer de tafels zichtbaar. Plaats brede looproutes tussen de rijen en zet de entreebalie bij de ingang, niet achter in de zaal.
Test betaalmiddelen en stroom vóór de opbouw. Controleer pinapparaten, geldkistjes, verlengkabels en stekkerdozen afzonderlijk; één ontbrekende kabel kan meerdere stands of de entree blokkeren.
Plan de opbouw met een vaste volgorde en minimaal 2 uur speling vóór opening. Zet eerst de zaalvloer vrij, daarna tafels en stoelen, vervolgens standnummers, verlichting, entreebalie en koffiepunt; doe daarna een loopronde als bezoeker.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een stripbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en datum, benader daarna standhouders en open de bezoekersregistratie zodra tijden en entree vastliggen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een stripbeurs op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote beurs op minimaal 2 uur opbouwtijd met meerdere helpers. Reserveer extra tijd als tafels, stoelen en decoratie nog uit een opslagruimte moeten komen.
Wanneer maak je de indeling van de stands?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten en werk die uiterlijk 7 dagen voor de beurs af. Houd daarna alleen wijzigingen bij die invloed hebben op tafels, stroom of looproutes.
Wat regel je voor de entree van een stripbeurs?: Zet de betaalwijze en het entreegeld uiterlijk 2 weken vooraf vast. Richt op de dag zelf een entreebalie in met standhouderslijst, eventuele naambadges en een duidelijk overzicht van de registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.