Zo organiseer je een streetdancebattle

Begin met de datum, locatie en het battleformat; die drie keuzes bepalen hoeveel deelnemers, juryleden, muziek en ruimte je nodig hebt. Regel daarna jury en DJ, open de inschrijvingen en werk toe naar een definitief wedstrijdschema. Controleer techniek, dansvloer en zaal niet pas op de dag zelf: een microfoon, kabel of glad paneel kan het programma stilleggen. Gebruik de laatste week voor bevestigingen, briefing, polsbandjes, wedstrijdkaarten en de verdeling van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Battleformat bepalen
2 personen
3
Jury en DJ benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotieposters verspreiden
3 personen
7
Socialmediapromotie plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
11
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
2 personen
13
Reserveringen bevestigen
14
Muziekbestanden verzamelen
15
Prijzentas samenstellen
2 personen
16
Polsbandjes sorteren
2 personen
17
Wedstrijdkaarten printen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Apparatuur controleren
2 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Vloer en zaal inspecteren
2 personen
25
Dansvloer leggen
4 personen
26
Podiumdelen plaatsen
4 personen
27
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Routebordjes plaatsen
2 personen
36
Prijzen uitstallen
37
EHBO-materiaal klaarleggen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers aanmelden
3 personen
40
Publiek ontvangen
3 personen
41
Wedstrijdregels toelichten
42
Openingsbattle begeleiden
3 personen
43
Voorselecties begeleiden
4 personen
44
Pauzedranken serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Scores verzamelen
2 personen
48
Finalisten bekendmaken
49
Workshop begeleiden
2 personen
50
Finalerondes begeleiden
4 personen
51
Publieksstemming begeleiden
2 personen
52
Winnaars bekendmaken
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Afsluitende DJ-set draaien
55
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Dansvloer verwijderen
4 personen
64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Podiumdelenaantal 6

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 30
Sporttapeaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 40
Opwarmmattenaantal 8
EHBO-koffer
Cold packsaantal 12
Sportverbandaantal 6
Pleistersaantal 50

Apparatuur

DJ-controller
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-box
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptop
USB-sticksaantal 3
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller

Decoratie

Achtergronddoek
Bannersaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 8

Catering

Prijzendozenaantal 3
Deelnemerspolsbandjesaantal 100
Juryformulierenaantal 100
Scorebord
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Consumptiemuntenaantal 500
Boodschappen
Polsbandjessnijder
Kassabox
Bonnenboekjesaantal 4
Kleingeldbakjeaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalbakken voor gescheiden afvalaantal 4
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Leg het format vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Noteer per ronde hoeveel dansers doorgaan, hoeveel tijd een battle krijgt en wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn; anders kun je geen betrouwbaar wedstrijdschema maken.
Benader jury en DJ vroeg en geef de jurybriefing uiterlijk enkele dagen vooraf. Stuur format, beoordelingscriteria, tijdschema en praktische informatie, zodat er op de wedstrijddag geen discussie ontstaat over de rondes.
Plan de techniekcontrole minstens één dag voor de battle. Test DJ-controller, audiomixer, DI-box, draadloze microfoons, luidsprekers en subwoofers samen; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en reserve-USB-sticks.
Leg de dansvloer pas neer nadat je de zaal hebt geïnspecteerd. Controleer de vloerpanelen op kieren en gladde plekken, zet randen vast met sporttape en houd gaffer tape apart voor kabels en losse onderdelen.
Maak een aparte wedstrijddagindeling voor inschrijving, warming-up, jury, DJ, deelnemersbegeleiding en techniek. Deel vrijwilligers per taak toe en leg polsbandjes, wedstrijdkaarten, prijzentas en microfoons vóór de deuren opengaan klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een streetdancebattle organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, format, jury en DJ. Open de inschrijving daarna op tijd, zodat je ongeveer 1 week voor het evenement het deelnemersaantal en wedstrijdschema kunt vastleggen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een streetdancebattle?: Reken op minimaal 3 juryleden voor een overzichtelijke battle; bij meerdere categorieën of een groot deelnemersveld zijn 5 juryleden praktischer. Bevestig hen uiterlijk 4 weken vooraf en stuur de briefing enkele dagen voor de wedstrijddag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een streetdancebattle?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en werk het definitieve schema ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf uit. Houd ruimte voor afmeldingen en bevestig deelnemers, starttijden en meldpunten uiterlijk 2 dagen voor de battle.
Hoeveel tijd heb je nodig om een streetdancebattle op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor vloer, podium, jurytafel, geluid, licht en inschrijving; bij complexe techniek is 4 tot 5 uur veiliger. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige soundcheck en controle van de dansvloer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.