Zo organiseer je een strandconcert zonder last-minute chaos

Begin niet met het boeken van artiesten, maar met de strandlocatie, vergunningen en stroomvoorziening. Die bepalen hoeveel publiek je aankunt, waar het podium en de bar komen en welke apparatuur veilig werkt. Leg daarna artiesten, geluid, beveiliging, EHBO, toiletten en catering vast. Werk in de laatste week met één draaiboek en controleer leveringen, weersvoorspelling en vrijwilligersindeling opnieuw. Zo voorkom je dat een strandconcert op de dag zelf vastloopt door wind, zand, ontbrekende kabels of te late afspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen aanvragen
2
Strandlocatie vastleggen
3
Artiesten boeken
4
Muziekrechten regelen
5
Geluidsapparatuur reserveren
6
Stroomvoorziening vastleggen
7
Beveiliging vastleggen
8
EHBO-bezetting regelen
9
Toiletvoorzieningen vastleggen
10
Catering reserveren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Artiënteninformatie verzamelen
15
Draaiboek afdrukken
16
Plattegrond afdrukken
17
Weersvoorspelling controleren
18
Leveringen bevestigen
19
Vrijwilligers indelen
20
Artiëntenprogramma bevestigen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Weersvoorspelling opnieuw controleren
26
Leveranciers ontvangen
3 personen
27
Terrein afzetten
4 personen
28
Podium opbouwen
6 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
30
Verlichting installeren
3 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Tenten opzetten
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Buffet inrichten
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Wegwijzers plaatsen
2 personen
38
Afvalbakken plaatsen
2 personen
39
EHBO-punt inrichten
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Artiënten ontvangen
2 personen
42
Soundcheck uitvoeren
4 personen
43
Technische veiligheidscontrole
2 personen
44
Crewbriefing houden
6 personen

Event

45
Publieksingang openen
4 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma aankondigen
48
Dranken serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet bijvullen
2 personen
52
Publiek en terrein controleren
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Artiënten wisselen
2 personen
56
Lichtshow bedienen
57
Laatste optreden begeleiden
3 personen
58
Publieksuitgang begeleiden
4 personen
59
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Podium afbreken
6 personen
62
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
63
Tenten afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
65
Afval opruimen
5 personen
66
Strand schoonmaken
5 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Bar
Buffettafelsaantal 4
Artiëntenstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Partytentenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Aggregaat
Koelkastenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 12
Prikkabelverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Wijnglazenaantal 150
Bordenaantal 250
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 8
IJsblokhoudersaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Strandvlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoek
Ballonnenbogenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Asbakkenaantal 8
Bezemsaantal 6
Blikvangersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Veiligheid

Hekkenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen en strandlocatie als eerste; leg daarbij meteen vast waar podium, partytenten, bar, toiletten en publieksruimte komen. Controleer ook of de locatie een aggregaat en geluidsapparatuur toestaat.
Boek geluid en stroom als één geheel. Laat vooraf bepalen hoeveel luidsprekers, subwoofers, monitorspeakers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn en test de opstelling vóór het publiek arriveert.
Vraag artiesten uiterlijk bij het boeken om hun technische en praktische informatie. Verzamel bezetting, instrumenten, DI-boxen, aansluitingen en aankomsttijd, zodat het mengpaneel en het programma daarop aansluiten.
Plan veiligheid en service op basis van het verwachte aantal bezoekers: leg beveiliging, EHBO, toiletvoorzieningen en vrijwilligers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Dieetwensen en aanmeldingen moeten vóór de cateringbestelling verwerkt zijn.
Maak in de laatste 48 uur twee controles: bevestig alle leveringen en controleer de weersvoorspelling opnieuw. Zorg naast partytenten en verlichting ook voor batterijlantaarns, droge opslag van kabels en een duidelijke plek voor koelkasten en drinkbekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strandconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, strandlocatie en artiesten. Regel geluid, stroom, beveiliging, EHBO, toiletten en catering bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de concertdatum.
Hoeveel stroom heb ik nodig voor een strandconcert?: Dat hangt af van geluid, verlichting, koelkasten en catering; laat de totale belasting door de geluids- en stroomleverancier berekenen. Leg de stroomvoorziening uiterlijk 4 weken vooraf vast en houd een aparte veilige aansluiting of aggregaat achter de hand voor kritieke apparatuur.
Wanneer controleer ik het weer voor een strandconcert?: Bekijk de voorspelling tijdens de voorbereiding en opnieuw 48 uur voor aanvang. Controleer op de dag zelf nogmaals wind, regen en onweer, omdat die gevolgen hebben voor podium, partytenten, lichtstatieven en elektrische kabels.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een strandconcert?: Gebruik het aantal bevestigde bezoekers en de geplande duur als basis; reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Koel de eerste voorraad vooraf en neem extra herbruikbare drinkbekers mee voor piekmomenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.