Organiser un concert sur la plage, étape par étape

Un concert sur la plage se prépare d’abord comme un projet technique et administratif, puis comme un accueil du public. Commence par définir précisément la zone utilisée et obtenir les autorisations avant de réserver les artistes, le son ou le catering. Prévois ensuite l’électricité, la sécurité, les sanitaires et un plan météo réaliste. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les livraisons, le programme, les bénévoles et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations
2
Définir le lieu de la plage
3
Réserver des artistes
4
Gérer les droits musicaux
5
Réserver le matériel de sonorisation
6
Prévoir l’alimentation électrique
7
Mettre la sécurité en place
8
Organiser le personnel de premiers secours
9
Réserver les installations sanitaires
10
Réserver le catering
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Collecter les informations des artistes
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer le plan
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer les livraisons
19
Répartir les bénévoles
20
Confirmer le programme des artistes
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Vérifier à nouveau les prévisions météo
26
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
27
Balisage du site
4 personnes
28
Monter la scène
6 personnes
29
Installer le système de sonorisation
4 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager le bar
3 personnes
35
Installer le buffet
3 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
38
Installer les poubelles
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Accueil des artistes
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
43
Contrôle de sécurité technique
2 personnes
44
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

45
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Annoncer le programme
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Contrôler le public et le site
3 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
55
Alterner les artistes
2 personnes
56
Gérer le spectacle lumineux
57
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
58
Accompagner la sortie du public
4 personnes
59
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter la scène
6 personnes
62
Démonter le matériel audio
4 personnes
63
Démonter les tentes
4 personnes
64
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
65
Ramasser les déchets
5 personnes
66
Nettoyer la plage
5 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 120
Bar
Tables de buffetqté 4
Chaises pour artistesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Tentes de réceptionqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Groupe électrogène
Réfrigérateursqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 12
Guirlande lumineuseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 150
Assiettesqté 250
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 8
Supports pour glaçonsqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de plageqté 6
Nappesqté 16
Fond de scène
Arches de ballonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 16
Cendriersqté 8
Balaisqté 6
Éléments pharesqté 4
Balayette et pelleqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 6

Sécurité

Barrièresqté 30
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation dès que le lieu est défini : elles conditionnent souvent la scène, les horaires, le niveau sonore et l’accès des véhicules. Garde une marge d’au moins 8 semaines pour obtenir les réponses et ajuster le projet.
Réserve le son après avoir confirmé les artistes et leurs besoins techniques. Pour chaque groupe, collecte la fiche technique, le nombre de microphones, les boîtiers DI, les retours et les câbles nécessaires au moins 3 semaines avant le concert.
Traite l’électricité comme un poste séparé : additionne la puissance de la sonorisation, des réfrigérateurs et de l’éclairage, puis prévois les rallonges, multiprises et le groupe électrogène adaptés. Fais tester l’installation avant l’arrivée du public.
Prépare un plan de sécurité avec les premiers secours, les accès de secours, les sanitaires et la répartition des bénévoles. Pour un événement en plein air, désigne une personne chargée de vérifier les prévisions météo matin et soir pendant les 3 derniers jours.
Ne laisse pas les boissons et le catering au dernier moment : confirme les horaires de livraison 48 heures avant, puis refroidis les boissons et vérifie les quantités le jour même. Prévois aussi les gobelets réutilisables, la vaisselle et une solution pour les déchets près du bar et du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur la plage ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, sonorisation, autorisations et sécurité. Commence par le lieu et les autorisations, puis confirme les artistes et les prestataires avant de communiquer le programme.
Quand demander les autorisations pour un concert sur la plage ?: Dépose les demandes dès que la zone et les horaires sont définis, idéalement 8 semaines avant l’événement. Certaines validations peuvent modifier le niveau sonore, l’accès technique ou la capacité d’accueil.
Quand réserver la sonorisation et le groupe électrogène ?: Réserve la sonorisation et l’alimentation électrique au moins 3 semaines avant le concert, après avoir reçu les besoins techniques des artistes. Reconfirme les livraisons 48 heures avant et vérifie les branchements avant l’installation de la scène.
Que faire en cas de mauvais temps pour un concert sur la plage ?: Définis une règle de report ou d’annulation avant d’envoyer les invitations, avec une décision finale au plus tard 24 heures avant. Consulte les prévisions matin et soir pendant les 3 derniers jours et informe rapidement les artistes, les bénévoles et le public.

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