Zo organiseer je een straatmuziekfestival

Begin niet met het boeken van artiesten, maar met de datum, route en benodigde vergunningen. Daarna bouw je het programma op rond de beschikbare plekken, geluidsmogelijkheden en publieksstromen. Artiesten, vrijwilligers, buurtbewoners en leveranciers hebben verschillende deadlines, dus leg die vroeg vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, markeren en controleren: van kabels en portofoons tot programma’s, catering en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Optredende artiesten selecteren
3 personen
4
Artiesten benaderen
2 personen
5
Optredens bevestigen
2 personen
6
Optredens inplannen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Buurtbewoners informeren
2 personen
13
Artiënteninformatie opvragen
2 personen
14
Programma publiceren
2 personen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Route en publieksstromen markeren
3 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Artiënten laatste briefing sturen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Programma's printen
2 personen
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
4 personen
27
Afzethekken plaatsen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Partytenten opbouwen
5 personen
31
Artiestenbalies inrichten
2 personen
32
Infopunt inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Programma's neerleggen
2 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen

Event

42
Artiesten ontvangen
3 personen
43
Artiënten naar speelplekken begeleiden
3 personen
44
Vrijwilligers inchecken
2 personen
45
Publiek verwelkomen
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Optredens aankondigen
48
Speelplekken vrijhouden
3 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
55
Artiënten voorzien van water
2 personen
56
Programmawijzigingen communiceren
2 personen
57
Verlichting inschakelen
58
Laatste optreden aankondigen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Artiënten uitchecken
2 personen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Etenswaren veilig opbergen
2 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
5 personen
66
Afzethekken verwijderen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Artiënten bedankbericht sturen
76
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Batterijenaantal 24
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Nachtlampenaantal 4
Verlengsnoeren voor verlichtingaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Festivalbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 6
Afzetlintaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Kabelmattenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zakformaat portofoonhoesjesaantal 6
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en route eerst vast en vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan; reken op minimaal 8 weken voorbereiding voor toestemming, meldingen en afstemming met de buurt.
Benader artiesten met een concreet tijdslot, speelplek en technische informatie. Bevestig elke act schriftelijk en stuur de laatste briefing uiterlijk 3 dagen voor het festival.
Maak de publieksroute zichtbaar met pijlborden, festivalbanners en markeringen. Plan minstens 1 vrijwilliger per belangrijke kruising of publieksingang en wijs iemand aan voor artiestenbegeleiding.
Controleer techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking: test draagbare speakers, microfoons, mengpaneel, kabelhaspels en stekkerdozen vooraf op elke speelplek.
Plan de laatste boodschappen en opbouw apart. Vul koelboxen op de dag zelf, print programma’s en bereid naambadges vooraf voor; controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 4 uur voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningen aanvragen, artiesten boeken, vrijwilligers werven en buurtbewoners informeren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straatmuziekfestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke kruising of publieksingang, plus 1 coördinator en 1 aanspreekpunt voor artiesten en techniek. Bij meerdere speelplekken is een bezetting van 2 vrijwilligers per locatie praktischer tijdens wissels.
Wanneer stuur je artiesten de laatste briefing?: Stuur de briefing uiterlijk 3 dagen voor het festival. Vermeld daarin het adres, aankomsttijd, speelduur, route naar de speelplek, contactpersoon, stroomvoorziening en wat de artiest zelf moet meenemen.
Hoe bereid je een straatmuziekfestival voor op regen?: Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 4 uur voor aanvang. Zorg vooraf voor partytenten, bescherming voor mengpaneel en kabelverbindingen en een besluitmoment waarop je programmaonderdelen verplaatst of afzegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.