Organiser un festival de musique de rue, étape par étape

Un festival de musique de rue se prépare d’abord sur un parcours réaliste, puis autour des autorisations, des artistes et des flux de public. Fixez la date et l’itinéraire avant de contacter les groupes : cela permet de confirmer les horaires, les besoins techniques et les réservations. Prévoyez ensuite les bénévoles, l’information des riverains et la logistique sur place. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, la météo, le catering et les consignes communes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Sélectionner les artistes qui se produisent
3 personnes
4
Contacter les artistes
2 personnes
5
Confirmer les prestations
2 personnes
6
Planifier les spectacles
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Informer les riverains
2 personnes
13
Demander les informations des artistes
2 personnes
14
Publier le programme
2 personnes
15
Créer le plan
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Marquer le parcours et les flux de public
3 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Envoyer le dernier briefing aux artistes
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Imprimer les programmes
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
27
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
5 personnes
31
Aménager les comptoirs des artistes
2 personnes
32
Aménager le point d’information
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Déposer les programmes
2 personnes
40
Tester le matériel sonore
2 personnes
41
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les artistes
3 personnes
43
Accompagner les artistes vers les espaces de jeu
3 personnes
44
Enregistrer les volontaires
2 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Annoncer les spectacles
48
Réserver les espaces de jeu
3 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
55
Fournir de l’eau aux artistes
2 personnes
56
Communiquer les changements de programme
2 personnes
57
Allumer l’éclairage
58
Annoncer le dernier numéro
59
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
60
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Ranger les aliments en toute sécurité
2 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
5 personnes
66
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger les provisions restantes
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Envoyer un message de remerciement aux artistes
76
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 36
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Chaises pliantes pour les artistesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Pupitres de musiqueqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Pilesqté 24
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de nuitqté 4
Rallonges électriques pour l’éclairageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Bannières du festivalqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Nappesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ruban de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Carafesqté 8
Plateauxqté 8
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Passe-câblesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Étuis de talkie-walkie de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis demandez les autorisations avant de confirmer les prestations. Gardez une marge d’au moins 4 à 6 semaines pour les démarches et les échanges avec les artistes.
Construisez le programme en tenant compte des déplacements entre les scènes. Publiez les horaires seulement après avoir vérifié les besoins techniques, les réservations et le temps nécessaire pour installer les enceintes, microphones et pieds de micro.
Traitez les bénévoles comme une équipe de circulation, pas seulement comme de l’aide ponctuelle. Répartissez les postes, préparez les talkies-walkies et envoyez un briefing final avec les horaires, les accès et la personne à appeler en cas de problème.
Informez les riverains avant la publication du programme, en indiquant les rues concernées, les horaires et les éventuelles nuisances sonores. Marquez le parcours et les flux de public sur un plan lisible, avec des panneaux indicateurs visibles.
Faites la vérification finale 24 à 48 heures avant le festival : météo, rallonges, multiprises, piles, batteries externes, éclairage, glacières et catering. Imprimez les programmes et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les autorisations, la réservation des artistes et l’information des riverains peuvent prendre plusieurs semaines, surtout si le parcours traverse plusieurs rues.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de rue ?: Lancez les démarches dès que la date et l’itinéraire sont définis, de préférence au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Ne confirmez pas définitivement le programme avant d’avoir vérifié les contraintes administratives et de circulation.
Comment organiser les horaires des artistes dans la rue ?: Prévoyez des créneaux avec 15 à 30 minutes de battement entre deux prestations ou déplacements. Ce temps couvre l’installation du matériel, les changements d’artistes et les retards liés au public ou à la circulation.
Que vérifier la veille d’un festival de musique de rue ?: Vérifiez les prévisions météo, le parcours, les flux de public, les enceintes, microphones, câbles, éclairages et moyens de communication. Faites aussi les courses, remplissez les glacières et envoyez le dernier briefing aux artistes et aux bénévoles dans les 24 heures précédentes.

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