Zo organiseer je een straatfeest zonder last-minute chaos

Begin met de straat en de mensen, niet met de boodschappen. Regel eerst de afsluiting, informeer alle buren en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens. Werk daarna de straatindeling, het programma en de taakverdeling uit. Pas wanneer je weet hoeveel mensen komen, plan je eten, drinken, tafels, stoelen en koeling. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw: straatafzetting, tenten, stroom, geluid en buffet moeten klaarstaan voordat de eerste buren aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma delen
5
Contactlijst maken
6
Straatindeling uitwerken
2 personen
7
Afsluiting van de straat regelen
2 personen
8
Buren over wegafsluiting informeren
2 personen
9
Leveringen bevestigen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve bezoekerslijst maken
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Vlees gekoeld bewaren
2 personen
18
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
19
Tenten en tafels klaarzetten
4 personen
20
Straatafzetting plaatsen
4 personen
21
Stroomvoorziening aanleggen
2 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen en banken plaatsen
4 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Bar inrichten
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Verlichting ophangen
2 personen
29
Afvalpunten plaatsen
2 personen
30
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Salades bereiden
3 personen
33
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
34
Barbecue aansteken
2 personen
35
Vlees en vegetarische producten klaarzetten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Muziek testen
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

39
Welkomsttafel bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Programma toelichten
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
45
Muziek verzorgen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toezicht bij barbecue houden
2 personen
49
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
50
Barbecuegerechten serveren
3 personen
51
Salades en brood aanvullen
2 personen
52
Dieetmaaltijden apart uitgeven
53
Koffie en thee bijvullen
54
Verlichting inschakelen
55
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
56
Bezoekers vertrek begeleiden
2 personen
57
Muziek uitschakelen
58
Barbecue veilig doven
2 personen

Nazorg

59
Eten en dranken afdekken
2 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen schoonmaken
3 personen
63
Straat schoonvegen
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Verlichting afbouwen
2 personen
66
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Meubilair terugbrengen
4 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 70
Bierbankenaantal 12
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiemokkenaantal 50
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 6
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 14
Tafelklemmenaantal 30
Routebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Barbecuetangenaantal 4
Barbecuespatelsaantal 4
Aluminium schalenaantal 20
IJslepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Kratten voor statiegeldaantal 6
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de wegafsluiting zo vroeg mogelijk en informeer bewoners direct over tijden, doorgang en alternatieve routes. Zet routebordjes klaar, zodat bezoekers niet pas bij de afzetting hoeven uit te zoeken waar ze moeten zijn.
Maak na de aanmeldingen één definitieve bezoekerslijst en noteer dieetwensen apart. Gebruik die lijst ook voor de indeling van tafels, stoelen, naamkaartjes en de hoeveelheid servies.
Plan vrijwilligers per blok van ongeveer twee uur: opbouw, ontvangst, barbecue en opruimen. Wijs per taak één verantwoordelijke aan; anders blijven bijvoorbeeld leveringen, koeling of het aansluiten van de geluidsapparatuur liggen.
Zet tenten, tafels en stoelen eerst op hun plaats voordat je het buffet inricht. Plaats het buffet niet naast de barbecue en houd ruimte vrij voor lopen, wachtrijen en mensen met kinderwagens of een rollator.
Controleer stroom en geluid vóór de gasten komen. Leg verlenghaspels en stekkerdozen veilig langs de rand, test de Bluetoothspeakers en draadloze microfoon en zet dranken tijdig in koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatfeest organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de wegafsluiting, uitnodigingen en taakverdeling. Plan de definitieve bezoekerslijst, boodschappen en materiaalcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straatfeest?: Reken op ongeveer 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers, met extra bezetting voor opbouw en opruimen. Deel de taken in diensten van circa 2 uur, zodat niet dezelfde mensen de hele dag bezig zijn.
Wanneer moet je de straat afsluiten voor een straatfeest?: Plaats de straatafzetting op het afgesproken begintijdstip van de afsluiting, niet pas wanneer het feest start. Controleer daarvoor of alle materialen, routebordjes en contactgegevens van de verantwoordelijken klaarliggen.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een straatfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd gekoelde voorraad apart van drank die nog moet koelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.