Organiser une fête de quartier, étape par étape

Une fête de quartier se prépare d’abord sur le papier, puis dans la rue. Commencez par fixer le nombre de participants, recueillir les besoins alimentaires et établir un programme simple. La fermeture de la rue, les livraisons et la répartition des bénévoles doivent être confirmées avant d’acheter les denrées. Le jour venu, gardez une marge pour installer les tentes, le mobilier, le balisage et la sonorisation avant l’arrivée des voisins.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Partager le programme
5
Créer une liste de contacts
6
Élaborer l’aménagement de la rue
2 personnes
7
Organiser la fermeture de la rue
2 personnes
8
Informer les voisins de la fermeture de la route
2 personnes
9
Confirmer les livraisons
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Établir la liste définitive des visiteurs
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
3 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Conserver la viande au frais
2 personnes
18
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
19
Installer les tentes et les tables
4 personnes
20
Mettre en place le balisage de rue
4 personnes
21
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
22
Raccorder le matériel audio
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises et les bancs
4 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Aménager le bar
2 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer l'éclairage
2 personnes
29
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer les salades
3 personnes
33
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
34
Allumer le barbecue
2 personnes
35
Préparer la viande et les produits végétariens
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Tester la musique
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

39
Tenir la table d’accueil
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
45
Fournir la musique
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Assurer la surveillance au barbecue
2 personnes
49
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
50
Servir les plats de barbecue
3 personnes
51
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
52
Distribuer séparément les repas spéciaux
53
Réapprovisionner le café et le thé
54
Allumer l’éclairage
55
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
56
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
57
Couper la musique
58
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes

Suivi

59
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
63
Balayer la rue
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
2 personnes
66
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Ramener le mobilier
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Distribuer les restes
2 personnes
71
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 70
Bancs de brasserieqté 12
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Carafeqté 6
Plateauxqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Pinces de tableqté 30
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 100

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de barbecueqté 4
Spatules pour barbecueqté 4
Plateaux en aluminiumqté 20
Cuillères à glaceqté 4
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Caisses pour la consigneqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et demandez une réponse avec le nombre de personnes et les besoins alimentaires. Cela permet d’établir une liste définitive plutôt que d’acheter au hasard.
Traitez la fermeture de la rue comme une étape à part : prévoyez les démarches et informez les voisins au moins 7 jours avant, puis affichez clairement le balisage le jour même.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis de 60 à 90 minutes. Prévoyez au minimum une équipe pour l’installation, une pour le buffet et une personne chargée des livraisons et des imprévus.
Installez les tables de buffet à l’écart du passage et gardez les boissons dans des glacières jusqu’au dernier moment. Refroidissez-les plusieurs heures avant et conservez la viande au frais jusqu’à la cuisson.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin de la fête. Prévoyez assez de temps pour monter les tentes, raccorder les rallonges et tester les haut-parleurs avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de quartier ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions, d’organiser la fermeture de la rue et de confirmer les livraisons.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête de quartier ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive et ajuster les courses.
Comment organiser la fermeture d’une rue pour une fête ?: Commencez les démarches dès que la date est fixée et informez les voisins au moins 7 jours à l’avance. Le jour de la fête, installez le balisage avant l’arrivée du public et gardez un passage clairement identifiable.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une fête de quartier ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure supplémentaire selon la météo et la durée. Prévoyez aussi de l’eau en quantité visible et facilement accessible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.