Organiser un Camp des étoiles, étape par étape

Un Camp des étoiles demande de préparer à la fois une nuit sous tente, des repas collectifs et un encadrement clair. Commence par les inscriptions, les autorisations et les informations alimentaires, puis verrouille les groupes, les réservations et le programme. La veille, contrôle la météo, le matériel de camping et les lampes. Le jour même, installe d’abord l’accueil et les tentes avant de monter le buffet et les espaces de repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recueillir les contacts d'urgence
6
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
7
Vérifier les prévisions météo
8
Imprimer le programme
9
Faire la répartition des groupes
2 personnes
10
Répartir les tâches des encadrants
2 personnes
11
Confirmer les réservations
12
Faire les courses
3 personnes
13
Trier la nourriture
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Tester les lampes torches
2 personnes
17
Vérifier les tentes
3 personnes
18
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
19
Installer la table d’accueil
2 personnes
20
Monter les tentes
6 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Monter le buffet
4 personnes
24
Préparer le matériel de cuisine
2 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Aménager le lieu d’observation des étoiles
3 personnes
27
Installer l’éclairage
2 personnes
28
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
29
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
30
Préparer les badges nominatifs
31
Aménager l’espace de repos
2 personnes
32
Vérifier les toilettes
33
Faire une ronde de sécurité
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Transporter les bagages vers les tentes
4 personnes
37
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
38
Répartir les groupes
3 personnes
39
Explorer le terrain du camp
8 personnes
40
Hisser le drapeau du camp
2 personnes
41
Animer les activités du camp
8 personnes
42
Distribuer les boissons
2 personnes
43
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
44
Encadrer la chasse au trésor
8 personnes
45
Préparer le dîner
4 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
47
Servir le dîner
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
50
Expliquer le jeu du soir
3 personnes
51
Animer le jeu du soir
8 personnes
52
Vérifier le foyer
2 personnes
53
Distribuer des marshmallows
2 personnes
54
Distribuer des lunettes d’observation
2 personnes
55
Animer l'observation des étoiles
4 personnes
56
Servir des boissons chaudes
3 personnes
57
Accompagner les participants vers les tentes
6 personnes
58
Contrôle final des présences
2 personnes

Suivi

59
Couvrir les aliments
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer la cuisine
2 personnes
63
Ranger le site
4 personnes
64
Démonter les tentes
6 personnes
65
Remettre le mobilier en place
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Nettoyer le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Stocker les restes
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 3
Bancs de pique-niqueqté 4
Couverturesqté 8
Caisses de rangementqté 12

Camping

Tentes de campingqté 20
Marteaux de tenteqté 6
Piquetsqté 120
Haubansqté 40
Matelas de couchageqté 45
Sacs de couchageqté 45
Oreillersqté 45
Lampes de pocheqté 45
Piles de rechangeqté 90

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 30
Louchesqté 8
Ciseaux à alimentsqté 3

Cuisine

Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 6
Thermosqté 5

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 30
Masquesqté 12

Matériel de jeu

Cartes de jeuqté 6
Désqté 12
Cordeqté 100
Sous-mainsqté 10
Feutres de couleurqté 10
Bâtons lumineuxqté 60
Cartes des étoilesqté 10
Jumellesqté 6

Décoration

Drapeau du camp
Guirlandes de fanionsqté 8
Étoiles en papierqté 40
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternesqté 8
Lampes frontalesqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Sifflets de pocheqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et récupérer les contacts d’urgence ainsi que les autorisations manquantes. Prévois un contrôle final au moins 3 jours avant le camp.
Répartis les participants en groupes avant leur arrivée et attribue à chaque encadrant une responsabilité précise. Imprime le programme en plusieurs exemplaires afin de ne pas dépendre d’un téléphone ou d’une connexion.
Contrôle les tentes, les piquets, les haubans et les matelas avant le montage. Teste toutes les lampes de poche et ajoute des piles de rechange : une panne après la tombée de la nuit est difficile à gérer.
Organise les repas en séparant les aliments dès leur réception, puis refroidis les boissons avant l’installation du buffet. Pour la vaisselle, prévois un gobelet, une assiette et des couverts par personne, plus une petite réserve.
Consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Garde les couvertures et les caisses de rangement accessibles, et installe la trousse de premiers secours à l’accueil plutôt qu’au fond d’une tente.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Camp des étoiles ?: Envoie-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laisse ensuite une semaine pour les relances et garde 3 jours avant le camp pour traiter les inscriptions, les allergies et les autorisations restantes.
Combien de temps faut-il pour préparer les tentes ?: Compte environ 30 minutes par tente si le sol est dégagé et que le matériel est déjà vérifié. Ajoute 45 à 60 minutes pour installer l’ensemble des tentes, vérifier les haubans et répartir les couchages selon le nombre de participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un Camp des étoiles ?: Vérifie la météo, les réservations, les inscriptions, les besoins alimentaires et les formulaires d’autorisation. Contrôle aussi les lampes, les piles, les tentes et la trousse de premiers secours au plus tard la veille au soir.
Comment organiser les repas pour un Camp des étoiles ?: Trie les aliments avant de cuisiner et prévois une zone séparée pour les besoins alimentaires particuliers. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe le buffet après les tentes, pour éviter qu’il ne gêne le montage.

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