Een startersbijeenkomst organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, datum en opbouw van het programma. Daarna regel je de uitnodigingen en houd je aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie bij in één overzicht. In de laatste week werk je de deelnemerslijst, naamkaartjes, presentatie en programmafolders af. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste techniek en een registratieplek die meteen klaarstaat. Met deze volgorde voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de bijeenkomst boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Parkeerinformatie verzamelen
7
Definitieve deelnemerslijst maken
8
Programmafolders printen
2 personen
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Presentatie afronden
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Techniek aansluiten
2 personen
21
Presentatie testen
2 personen
22
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
23
Buffet klaarzetten
3 personen
24
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

25
Gasten registreren
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Opening begeleiden
2 personen
28
Presentaties ondersteunen
2 personen
29
Koffie en thee bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Buffet aanvullen
3 personen
32
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Deelnemers begeleiden
2 personen
35
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Restanten veilig verpakken
2 personen
37
Servies afruimen
3 personen
38
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Techniek afkoppelen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbordenaantal 3
Ballonnenaantal 40

Kantoorartikelen

Programmafoldersaantal 60
Pennenaantal 70
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Etikettenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer direct of er genoeg tafels, stoelen en ruimte voor een registratietafel zijn. Zo voorkom je dat de opstelling later niet past bij het aantal deelnemers.
Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie in één lijst en maak uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst de definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst ook voor naamkaartjes en gelabelde dieetmaaltijden.
Test de presentatie minimaal 1 dag vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm en de juiste HDMI-kabel. Neem bovendien een verlenghaspel en stekkerdoos mee; een passende aansluiting ontbreekt vaker dan verwacht.
Zet koffie, thee, water en andere dranken niet pas bij aanvang klaar. Plaats koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen minstens 30 minuten voor ontvangst op hun plek en zet gekoelde dranken tijdig klaar.
Instrueer het ontvangstteam vóór de eerste gast binnenkomt over registratie, naamkaartjes en veelgestelde praktische vragen. Richt de registratietafel in met de deelnemerslijst, pennen en welkomstborden, zodat niemand bij binnenkomst hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een startersbijeenkomst organiseren?: Leg locatie, datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de bijeenkomst, zodat je nog tijd hebt voor de definitieve deelnemerslijst en dieetmaaltijden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een startersbijeenkomst?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Plan die deadline minimaal 3 dagen vóór de bijeenkomst, zodat je naamkaartjes en programmafolders kunt maken.
Wanneer test je de techniek voor een startersbijeenkomst?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en speakers uiterlijk de dag ervoor. Controleer op de locatie nogmaals alle aansluitingen voordat de gasten komen; reserveer hiervoor minstens 30 minuten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een startersbijeenkomst klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, decoratie, techniek en catering. Plan de laatste 30 minuten voor een presentatiecheck, het klaarzetten van koffie en thee en een korte instructie voor het ontvangstteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.