Organiser une réunion de lancement, étape par étape
Une réunion de lancement réussie repose surtout sur un enchaînement précis : lieu et programme d’abord, inscriptions et besoins des participants ensuite, installation et accueil le jour J. Pour ce format, les oublis se concentrent souvent sur les repas spéciaux, les badges, le stationnement et les essais techniques. Ce plan vous aide à répartir les 44 tâches et les 36 fournitures sans tout repousser à la dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Collecter les informations de stationnement
- 7
Établir la liste définitive des participants
- 8
Imprimer les programmes
2 personnes
- 9
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 10
Finaliser la présentation
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Rassembler le matériel
2 personnes
- 13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 14
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
- 15
Vérifier le lieu
2 personnes
- 16
Installer les tables
3 personnes
- 17
Installer les chaises
3 personnes
- 18
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 19
Suspendre la décoration
2 personnes
- 20
Brancher la technique
2 personnes
- 21
Tester la présentation
2 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 24
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 25
Enregistrer les invités
3 personnes
- 26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 27
Accompagner l'ouverture
2 personnes
- 28
Soutenir les présentations
2 personnes
- 29
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 31
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 32
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Accompagner les participants
2 personnes
- 35
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 36
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
- 37
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
- 38
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 40
Débrancher le matériel technique
2 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Inventorier le matériel
2 personnes
- 43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 44
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Enceintes portablesqté 2
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Chemins de tableqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux de bienvenueqté 3
- Ballonsqté 40
Fournitures de bureau
- Brochures du programmeqté 60
- Stylosqté 70
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 4
- Étiquettesqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Seauxqté 3
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu, la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite une période d’inscription d’au moins 10 à 14 jours pour recueillir les besoins alimentaires et les informations de stationnement.
- Arrêtez la liste définitive des participants 3 à 5 jours avant la réunion. Ce délai vous laisse le temps d’imprimer les programmes, de préparer les badges nominatifs et d’étiqueter les repas spéciaux.
- Traitez la technique avant l’arrivée des invités : branchez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles et les rallonges, puis testez la présentation au moins 60 minutes avant le début.
- Organisez l’installation dans l’ordre où les participants vont utiliser l’espace. Vérifiez d’abord la salle, placez les tables et les chaises, puis installez la table d’inscription, l’accueil, le buffet et la décoration.
- Ne gardez pas les boissons et le café pour les dernières minutes. Mettez les boissons au frais dès l’installation, préparez les thermos et les machines à café, puis briefez l’équipe d’accueil avant l’enregistrement des invités.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour organiser une réunion de lancement ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour arrêter les participants, imprimer les supports, préparer les badges et confirmer les repas spéciaux.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion de lancement ?
- Envoyez-les au moins 10 à 14 jours avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription afin d’avoir le temps de recueillir les informations alimentaires et de stationnement.
- Quand tester le vidéoprojecteur et la présentation ?
- Faites un premier test avant le jour J et un second sur place au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez l’ordinateur, le câble HDMI, l’écran, les rallonges et le son.
- Quand préparer les badges et les programmes ?
- Préparez-les dès que la liste définitive est arrêtée, généralement 3 à 5 jours avant la réunion. Gardez quelques badges vierges et des marqueurs pour les inscriptions de dernière minute.
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