Zo organiseer je een stakeholderbijeenkomst

Begin zes tot acht weken vooraf met het doel, de deelnemers en het programma. Reserveer daarna de locatie en catering, zodat je weet hoeveel ruimte, stoelen en maaltijden nodig zijn. Werk de aanmeldingen bij, verzamel dieetwensen en stuur ongeveer een week vooraf een herinnering. Controleer vlak voor de bijeenkomst niet alleen de presentatie, maar ook naamkaartjes, routeborden, registratie en dieetmaaltijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Catering reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Herinnering versturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Naamkaartjes maken
9
Presentatiebestanden verzamelen
10
Programma afdrukken
11
Routeborden voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dieetmaaltijden controleren
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Presentatieapparatuur testen
2 personen
17
Tafelschikking bepalen
18
Ruimte openen
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Servies klaarzetten
2 personen
22
Buffet inrichten
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Techniek aansluiten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Ontvangstteam klaarzetten
2 personen

Event

28
Gasten registreren
2 personen
29
Welkomstdrank serveren
3 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Presentaties ondersteunen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffiepauze verzorgen
2 personen
34
Buffet openen
3 personen
35
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
36
Buffet aanvullen
3 personen
37
Servies afruimen
3 personen
38
Koffie na afloop serveren
2 personen
39
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

40
Overgebleven eten verpakken
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Techniek afkoppelen
2 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Materialen opbergen
2 personen
48
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8

Materialen

Naamkaartjesaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Pennenaantal 20
Routebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk zes weken vooraf het programma en de gewenste groepsgrootte vast. Daarmee kun je de locatie, tafels, stoelen, buffettafels en catering passend reserveren.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de definitieve gastenlijst vijf tot zeven dagen vooraf. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, programmafolders en het aantal dieetmaaltijden.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de afzonderlijke dieetmaaltijden op de dag zelf vóór het buffet opengaat. Zet ze herkenbaar apart, zodat ze niet per ongeluk worden uitgedeeld.
Test beamer, projectiescherm, presentatieklikker, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag vooraf met de echte presentatiebestanden. Controleer ook of alle sprekers hun bestanden hebben aangeleverd.
Open de ruimte minimaal 90 minuten voor ontvangst. Richt eerst de registratie- en techniekplek in, plaats daarna tafels en stoelen, zet dranken koud en maak het buffet pas als laatste klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een stakeholderbijeenkomst?: Start zes tot acht weken vooraf met locatie, programma en gastenlijst. Reserveer catering en verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan; sluit de inschrijving ongeveer één week voor de bijeenkomst.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een stakeholderbijeenkomst?: Stuur de herinnering vijf tot zeven dagen vooraf, met tijd, route, programma en eventuele parkeergegevens. Gebruik de definitieve aanmeldingen om ontbrekende reacties direct na te bellen of mailen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een stakeholderbijeenkomst op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de ruimte en de opbouw. Reken extra tijd als je meerdere tafels, een buffet, naamregistratie en presentatieapparatuur moet aansluiten.
Wanneer test je de techniek voor een stakeholderbijeenkomst?: Test beamer, scherm, klikker en aansluitingen uiterlijk één dag vooraf met de definitieve presentatie. Doe op de bijeenkomst zelf nog een korte controle voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.