Organiser une réunion des parties prenantes, étape par étape

Une réunion des parties prenantes se prépare en plusieurs temps : cadrer la rencontre, confirmer les participants, puis installer une salle qui fonctionne dès l’arrivée. Commencez par réserver le lieu et le traiteur, avant d’envoyer les invitations et de suivre les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins alimentaires, finaliser les supports et tester la présentation. Le jour même, prévoyez une marge pour l’accueil, le buffet et les branchements techniques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le catering
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Envoyer un rappel
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la liste définitive des invités
8
Créer des badges nominatifs
9
Rassembler les fichiers de présentation
10
Imprimer le programme
11
Préparer les panneaux de direction
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les repas adaptés
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Tester le matériel de présentation
2 personnes
17
Définir la disposition des tables
18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Préparer la vaisselle
2 personnes
22
Installer le buffet
3 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Brancher la technique
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

28
Enregistrer les invités
2 personnes
29
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Soutenir les présentations
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Assurer la pause café
2 personnes
34
Ouvrir le buffet
3 personnes
35
Servir les repas diététiques
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
37
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
38
Servir le café après l’événement
2 personnes
39
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

40
Emballer les restes
2 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
45
Débrancher le matériel technique
2 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Ranger le matériel
2 personnes
48
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 60
Fourchettes de tableqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8

Matériel

Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 20
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le traiteur avant l’envoi des invitations. Sans capacité confirmée, vous risquez de devoir modifier le nombre de participants ou la disposition des tables.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de préparer les badges et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Envoyez un rappel 2 à 3 jours avant l’événement, avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques. C’est souvent à ce moment que les participants signalent une allergie ou une absence.
Rassemblez les présentations et imprimez le programme au plus tard la veille. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les rallonges et les multiprises avec les fichiers réellement utilisés.
Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée prévue. Installez d’abord les tables, les chaises et la table d’inscription, puis le buffet, la vaisselle, les boissons et la technique pour garder un passage dégagé.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion des parties prenantes ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu et d’ajuster le traiteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 60 minutes pour une installation simple, et 90 minutes si vous devez monter le buffet, la décoration et la présentation technique. Ajoutez une marge si le lieu n’est pas déjà accessible ou si plusieurs espaces doivent être aménagés.
Quand confirmer les repas adaptés aux participants ?: Vérifiez les repas adaptés dès que les inscriptions ferment, puis faites une dernière vérification la veille. Comparez la liste des besoins alimentaires avec les plats livrés avant de les placer sur le buffet.
Que faut-il tester avant une réunion avec présentation ?: Testez au plus tard la veille le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, les câbles, les rallonges et les multiprises. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur prévu et gardez une copie des fichiers sur une deuxième clé ou un autre support.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.