Zo organiseer je een stadiontour zonder gedoe

Een stadiontour organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij de reservering en de route ernaartoe. Leg eerst datum, tijdslot, groepsgrootte, vervoer en eventuele maaltijd vast. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en documenten, zodat je deelnemerslijst klopt en tickets op tijd klaar zijn. Op de dag zelf draait alles om een strak vertrekpunt, duidelijke registratie en begeleiding van de groep. Met badges, aanwezigheidslijsten en een gecontroleerde route voorkom je vertraging bij vertrek en aankomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Stadiontour aankondigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst opstellen
6
Stadiontour reserveren
7
Vervoer reserveren
8
Parkeerplaatsen reserveren
9
Maaltijd reserveren
10
Bevestiging naar deelnemers sturen
11
Route en tijden controleren
12
Weersverwachting controleren
13
Tickets afdrukken
14
Deelnemersbadges maken
15
Documenten verzamelen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Tassen met materialen pakken
2 personen
19
Vertreklocatie klaarzetten
2 personen
20
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Aanwezigheid registreren
2 personen
23
Badges uitdelen
24
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
25
Groep naar stadion begeleiden
3 personen
26
Tickets controleren
2 personen
27
Groep bij elkaar houden
3 personen
28
Stadiontour volgen
30 personen
29
Groepsfoto maken
2 personen
30
Dranken uitdelen
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Maaltijd serveren
3 personen
33
Dieetmaaltijden uitdelen
34
Groep terug naar vervoer begeleiden
3 personen
35
Groep naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
2 personen
38
Materialen inpakken
2 personen
39
Vertreklocatie schoonmaken
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Overgebleven eten koelen
42
Afval wegbrengen
43
Geleende spullen retourneren
44
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 35
Herbruikbaar bestekaantal 35
Servettenhouderaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Thermoskannenaantal 3
Schenkkannenaantal 3

Apparatuur

Mobiele telefoonaantal 3
Powerbanksaantal 3
Opladersaantal 3
Zaklampenaantal 2

Papierwaren

Geprinte ticketsaantal 30
Deelnemersbadgesaantal 30
Aanwezigheidslijstenaantal 3
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 6
Routekaartenaantal 35

Veiligheid

EHBO-set
Regenponcho'saantal 35
Fluovestjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de stadiontour zodra je een realistische groepsgrootte hebt en leg direct vervoer en parkeerplaatsen vast. Controleer uiterlijk één week vooraf het tijdslot, de route en de verwachte reistijd.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor vertrek en verwerk dieetwensen meteen in de maaltijdreservering. Stuur daarna één bevestiging met vertreklocatie, vertrektijd, route, kledingadvies en contactnummer.
Maak per deelnemer een badge en neem een geprinte deelnemerslijst mee op een klembord. Houd tickets, documenten en een reservepen bij de hand; alleen digitale tickets zijn onpraktisch als bereik of batterij wegvalt.
Plan op het vertrekpunt minimaal 15 minuten voor registratie en ontvangst. Zet de aanwezigheidslijst klaar, deel badges uit en tel de groep voordat je naar het vervoer of stadion loopt.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en neem bij regen regenponcho's mee. Koel dranken vooraf met koelboxen en koelelementen, en pak powerbanks, opladers en een EHBO-set in dezelfde materiaaltaas.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadiontour reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker als je met een grotere groep gaat. Zo houd je tijd over om vervoer, parkeerplaatsen en een maaltijd te regelen.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een stadiontour?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de tour en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor vertrek. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor tickets, badges, catering en vervoer.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor vertrek en registratie?: Plan minstens 15 minuten voor ontvangst en aanwezigheidsregistratie. Kom daarnaast 10 tot 15 minuten vóór het afgesproken vertrekmoment samen, zodat je de groep op tijd naar het vervoer kunt begeleiden.
Wat moet je de deelnemers vóór een stadiontour sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de vertreklocatie, tijden, route, contactpersoon en eventuele parkeerinformatie. Vermeld ook wat deelnemers meenemen en wanneer zij zich bij de groep moeten melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.