Zo organiseer je een sprintwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met het wedstrijdreglement, de startlocatie en het parcours. Daarna controleer je vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en aansprakelijkheid voordat je deelnemers uitnodigt. Leg jury, wedstrijdleiding en EHBO vroeg vast en reserveer tijdwaarneming, dranghekken en sanitaire voorzieningen. In de laatste weken draait alles om startnummers, wedstrijdindeling, routecommunicatie en een uitvoerbaar draaiboek voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
2
Parcours en startlocatie bepalen
3 personen
3
Vergunningseisen controleren
4
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier publiceren
11
Routekaart publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Wedstrijdindeling maken
2 personen
16
Reservering dranghekken maken
17
Reservering tijdwaarneming maken
18
Reservering sanitaire voorzieningen maken
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Startnummers en formulieren drukken
2 personen
21
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Parcours op verkeersrisico’s controleren
3 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
28
Startnummers bevestigen
2 personen

Event

29
Parcours bewegwijzeren
4 personen
30
Dranghekken plaatsen
5 personen
31
Start- en finishzone afzetten
4 personen
32
Registratietent opbouwen
3 personen
33
Publiekstent opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
35
Finishboog plaatsen
4 personen
36
Tijdwaarneming installeren
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Stroomvoorziening controleren
2 personen
39
EHBO-punt inrichten
2 personen
40
Registratiebalie inrichten
2 personen
41
Cateringpunt inrichten
3 personen
42
Startnummers klaarleggen
2 personen
43
Parcoursveiligheid briefing geven
2 personen
44
Vrijwilligersposten bemannen
12 personen
45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Aanmeldingen controleren
3 personen
47
Startnummers uitdelen
2 personen
48
Fietsen en uitrusting controleren
2 personen
49
Rennersbriefing geven
2 personen
50
Openingsronde begeleiden
6 personen
51
Kwalificaties begeleiden
8 personen
52
Tussenuitslagen verwerken
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Parcours tussentijds controleren
4 personen
56
Finalisten bekendmaken
2 personen
57
Finalisten naar start roepen
2 personen
58
Finales begeleiden
8 personen
59
Eindtijden registreren
3 personen
60
Uitslagen controleren
3 personen
61
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
62
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
63
Deelnemers en publiek uitzwaaien
4 personen
64
Verlichting inschakelen
2 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
4 personen
66
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
67
Registratiebalie opruimen
2 personen
68
Tijdwaarneming uitschakelen
2 personen
69
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
70
Dranghekken verwijderen
5 personen
71
Parcoursborden verwijderen
4 personen
72
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Materialen naar opslag brengen
4 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
77
Uitslagen publiceren
78
Deelnemers bedankbericht sturen
79
Verloren voorwerpen registreren
80
Wedstrijdadministratie archiveren
81
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 60
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Startnummervestenaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Finishboog
Stopwatchesaantal 4
Rode vlaggenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Walkietalkiesaantal 10
Prijstrofeeënaantal 3
Medaillesaantal 30

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer
Mobiele wifi-router

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Startfinishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 10
Wedstrijdpostersaantal 10

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours eerst fysiek vast en controleer elke bocht, kruising en oversteek op verkeersrisico’s. Plan daarna de dranghekken, verkeerskegels, parcoursborden en pijlborden op concrete punten in de route.
Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekering ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Zonder goedgekeurde route kan een inschrijving al snel leiden tot afzeggingen en extra werk.
Maak de wedstrijdindeling pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt en controleer namen, categorieën en dieetwensen. Wijs startnummers toe en druk formulieren niet eerder dan nodig, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Geef iedere vrijwilliger één duidelijke post en een tijdstip waarop die aanwezig moet zijn. Gebruik walkietalkies voor wedstrijdleiding en parcoursmedewerkers en leg rode vlaggen en fluitjes vooraf op vaste plekken klaar.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Test de mobiele geluidsset, draadloze microfoons, laptop, printer, mobiele wifi-router en verlengkabels vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sprintwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je het reglement, de route, vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en reserveringen regelen voordat de inschrijving opent.
Wanneer moet je vergunningen voor een sprintwedstrijd aanvragen?: Controleer de eisen direct nadat parcours en startlocatie zijn gekozen, idealiter minimaal 12 weken vóór de wedstrijd. Verkeersmaatregelen kunnen extra voorbereiding vragen, dus wacht niet tot de inschrijvingen binnen zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sprintwedstrijd?: Reken minimaal op één vrijwilliger per kritieke kruising of parcourszone, plus wedstrijdleiding, jury, EHBO en registratie. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en plan een korte briefing vóór de start.
Wanneer maak je de wedstrijdindeling en startnummers?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en sluit de inschrijving volgens je eigen planning. Maak daarna de indeling en wijs startnummers toe; druk de definitieve formulieren en nummers bij voorkeur in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.