Zo organiseer je een springwedstrijd

Begin een springwedstrijd niet met het parcours, maar met het format en de categorieën. Leg daarna het terrein, de jury, de parcoursbouwer en de praktische randvoorwaarden vast. Zodra vergunningen, verzekering en inschrijvingen geregeld zijn, kun je het parcours, de startlijst en de personeelsplanning uitwerken. Plan de laatste controle uiterlijk één week vooraf: dan ontdek je nog op tijd ontbrekende materialen, onduidelijke startdocumenten of knelpunten bij parkeren en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Juryleden vastleggen
2 personen
5
Parcoursbouwer vastleggen
2 personen
6
Omroeper vastleggen
2 personen
7
Reservering wedstrijdterrein maken
2 personen
8
Reservering parkeerterrein maken
2 personen
9
Vergunningen controleren
2 personen
10
Verzekeringsdekking controleren
2 personen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Inschrijvingen verwerken
2 personen
14
Startgelden registreren
2 personen
15
Startlijst samenstellen
2 personen
16
Deelnemers bevestigen
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Vrijwilligers inplannen
2 personen
19
Parkeerplan maken
2 personen
20
Plattegrond maken
2 personen
21
Parcoursontwerp voorbereiden
2 personen
22
Prijzen en linten bestellen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Startdocumenten printen
2 personen
26
Terrein en bodem inspecteren
3 personen
27
Obstakels en materiaal klaarzetten
4 personen
28
Stroomvoorziening controleren
2 personen
29
Kleedkamers en toiletten controleren
2 personen
30
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
31
Terrein afzetten
3 personen
32
Parcours opbouwen
5 personen
33
Paddock indelen
3 personen
34
Informatieborden plaatsen
2 personen
35
Parkeerroute markeren
3 personen
36
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
37
Cateringpunt opbouwen
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Jurytafel inrichten
2 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Startnummers uitgeven
2 personen
45
Paarden en papieren controleren
2 personen
46
Parcours vrijgeven
2 personen
47
Wedstrijd openen
48
Startvolgorde omroepen
49
Parcours bewaken
2 personen
50
Juryresultaten verwerken
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes aanvullen
2 personen
54
Publiek informeren
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
57
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
58
Wedstrijd afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Parcours afbreken
5 personen
60
Terrein opruimen
4 personen
61
Stallen en paddocks nalopen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Koelboxen leegmaken
2 personen
64
Afval afvoeren
3 personen
65
Terrein schoonmaken
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Wedstrijdstukken archiveren
69
Onkosten en betalingen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Jurytafel

Sportmateriaal

Springbalkenaantal 24
Balkhoudersaantal 48
Staandersaantal 24
Waterbak
Muurhindernis
Start- en finishbordenaantal 2
Startnummersaantal 80
Dressuurnummerhoudersaantal 80
Pionnenaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Bodemharkenaantal 4
Kruiwagensaantal 2
Hindernislettersaantal 12
Linten voor winnaarsaantal 30
Kleurbandenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Wedstrijdvaandelsaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Prijsbekersaantal 12

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement minimaal 8 weken vooraf vast. Deelnemers moeten vóór inschrijving weten welke eisen, startgelden en regels gelden.
Reserveer wedstrijd- en parkeerterrein eerst en controleer daarna vergunningen en verzekeringsdekking. Maak één plattegrond met route, parkeerplaatsen, jurytafel, wachtruimte en afzethekken.
Plan juryleden, parcoursbouwer, omroeper en vrijwilligers per tijdsblok. Reken voor een wedstrijddag met minstens één aanspreekpunt bij de ingang, één bij het parkeren en extra hulp voor het parcours.
Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd en verwerk daarna startgelden, dieetwensen, bevestigingen en de startlijst. Print startdocumenten en controleer namen, nummers en startvolgorde nog één keer.
Controleer 3 dagen vooraf alle hindernissen en terreinmaterialen, inclusief balkhouders, staanders, waterbak, muurhindernis, pionnen en bodemharken. Test geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en verlichting vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een springwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je terrein, vergunningen, jury en parcoursbouwer en houd je tijd over om inschrijvingen en materialen te controleren.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een springwedstrijd?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijddatum. Zo kun je startgelden verwerken, deelnemers bevestigen, dieetwensen verzamelen en een kloppende startlijst maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een springwedstrijd?: Plan minimaal 6 tot 10 vrijwilligers voor een kleine tot middelgrote wedstrijd, naast jury, parcoursbouwer en omroeper. Verdeel ze over ontvangst, parkeren, parcours, catering en opruimen en maak de planning uiterlijk een week vooraf.
Wanneer controleer je de spullen voor een springwedstrijd?: Doe een eerste inventarisatie 2 weken vooraf en een praktische controle 3 dagen vooraf. Test dan ook de geluidsinstallatie en verlichting en controleer of startnummers, linten, afzethekken en alle hindernisonderdelen aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.