Zo organiseer je een sportklimwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat, de datum en de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je het reglement vast en regel je routebouwers, juryleden, verzekering en vrijwilligers. Open de inschrijving pas wanneer startgroepen, routeplanning en veiligheidsafspraken uitvoerbaar zijn. Plan extra tijd voor routebouw, materiaalinspectie en het afdrukken van start- en scorelijsten: juist daar ontstaan op de wedstrijddag de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Wedstrijdkalender controleren
4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
5
Routebouwers vastleggen
6
Juryleden vastleggen
7
Wedstrijdverzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Deelnemerslijst bijhouden
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
13
Deelnemers bevestigen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Routeontwerpen uitwerken
3 personen
16
Noodprocedure afstemmen
3 personen
17
Catering bestellen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Startlijsten afdrukken
20
Scoreformulieren afdrukken
21
Routebouwmateriaal controleren
2 personen
22
Klimmateriaal inspecteren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Catering gekoeld opslaan
2 personen
25
Wedstrijdinformatie klaarleggen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Klimwanden vrijmaken
3 personen
28
Wedstrijdroutes bouwen
4 personen
29
Routes nummeren
2 personen
30
Routes laten controleren
3 personen
31
Registratietafel opstellen
2 personen
32
Wachtruimte inrichten
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Nummerbibs klaarleggen
2 personen
38
Scoremateriaal klaarleggen
2 personen
39
EHBO-materiaal klaarleggen
40
Techniek en verlichting testen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Startbibs uitdelen
2 personen
44
Deelnemersbriefing geven
3 personen
45
Publiek ontvangen
2 personen
46
Klimveiligheid controleren
3 personen
47
Wedstrijdronde begeleiden
8 personen
48
Scores registreren
3 personen
49
Juryvragen afhandelen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Klimmateriaal tussentijds controleren
2 personen
53
Finalisten bekendmaken
2 personen
54
Finale voorbereiden
4 personen
55
Finale begeleiden
8 personen
56
Finalescores controleren
3 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Catering afsluiten
2 personen
61
Klimroutes demonteren
4 personen
62
Klimmateriaal sorteren
3 personen
63
Scoremateriaal archiveren
2 personen
64
Meubilair afbreken
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Uitslagen publiceren
70
Deelnemers informeren
71
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 20

Sportmateriaal

Klimtouwenaantal 12
Klimharnassenaantal 12
Helmenaantal 12
Zekerapparatenaantal 12
Karabinersaantal 24
Zekerlijnenaantal 12
Klimtouwen voor routesaantal 12
Crashpadsaantal 8
Klimzakkenaantal 12
Klimborstelsaantal 12
Klimgrepenaantal 120
Grepenboutenaantal 160
Routekaartenaantal 30
Routebordjesaantal 30
Mattenaantal 12
Gereedschapskistenaantal 3
Inbussleutelsaantal 12
Momentsleutelsaantal 3
Valhelmen voor routebouwaantal 4
Stofbrillenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 10

Verlichting

LED-werklampenaantal 6
Batterijlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Startnummerbibsaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Wedstrijdpostersaantal 10
Richtingspijlenaantal 20
Podiumbordjesaantal 3
Medaillesaantal 12
Prijzenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra het format en de wedstrijdkalender zijn gecontroleerd. Plan naast de wedstrijduren ook tijd voor routebouw, materiaalcontrole, registratie en opruimen.
Leg het maximumaantal deelnemers vast voordat je het inschrijfformulier opent. Houd dieetwensen en contactgegevens bij in dezelfde deelnemerslijst, zodat bevestigingen en cateringbestellingen kloppen.
Werk startgroepen pas definitief uit nadat de inschrijving is gesloten. Druk startlijsten en scoreformulieren daarna opnieuw af; een oude versie op de jurytafel veroorzaakt snel dubbele of ontbrekende uitslagen.
Laat routebouwers de routeontwerpen en het benodigde materiaal vooraf controleren. Plan een aparte inspectie van klimgrepen, grepenbouten, touwen, zekerapparaten, helmen, matten en crashpads.
Maak voor de wedstrijddag een vrijwilligersindeling met een verantwoordelijke voor registratie, jury, routes, veiligheid en catering. Leg de noodprocedure, routekaarten en wedstrijdinformatie op één vaste plek klaar en test laptop, tablets, printer, verlengkabels en stekkerdozen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een sportklimwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding voor een kleinschalige sportklimwedstrijd. In die periode regel je de locatie, het format, verzekering, routebouwers, jury, inschrijving, vrijwilligers en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een sportklimwedstrijd openen?: Open de inschrijving bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit haar uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf, zodat je deelnemers kunt bevestigen, startgroepen kunt indelen en catering kunt bestellen.
Hoeveel routebouwers en juryleden heb ik nodig?: Voor een kleine wedstrijd zijn minimaal 2 routebouwers en 2 juryleden een praktisch uitgangspunt. Voeg extra juryleden toe zodra meerdere zones tegelijk worden beoordeeld of wanneer je meer dan ongeveer 40 deelnemers verwacht.
Wanneer controleer je het klimmateriaal voor een wedstrijd?: Controleer al het materiaal 7 dagen vooraf en herhaal een visuele controle op de wedstrijddag. Controleer onder meer touwen, harnassen, helmen, zekerapparaten, karabiners, zekerlijnen, matten en crashpads op slijtage of ontbrekende onderdelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.