Zo organiseer je een sportkamp zonder chaos

Begin met een duidelijk programma, een maximumaantal deelnemers en één inschrijfformulier. Verzamel meteen dieetwensen en noodcontacten, zodat je op de sportdag niet hoeft te improviseren. Daarna regel je reserveringen, teams, spelregels en al het materiaal per onderdeel. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare registratie, goed gemarkeerde velden, voldoende drinken en een korte briefing voor begeleiders en deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
3
Inschrijfformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten controleren
2 personen
8
Sportteams indelen
2 personen
9
Spelregels uitwerken
2 personen
10
Reserveringen controleren
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Teamindeling afdrukken
16
EHBO-materiaal controleren
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Sportvelden uitzetten
4 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
22
Muziek en microfoon testen
23
Pijlen en informatie ophangen
2 personen
24
Teamhesjes klaarleggen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Polsbandjes uitdelen
2 personen
30
Welkomstuitleg geven
2 personen
31
Warming-up begeleiden
3 personen
32
Sportcircuit begeleiden
6 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
35
Pauzeplek schoonhouden
2 personen
36
Teamspellen begeleiden
6 personen
37
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
38
Dinerbuffet bedienen
4 personen
39
Servies en afval verzamelen
3 personen
40
Avondspel begeleiden
5 personen
41
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
42
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

43
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
44
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Materialen controleren en drogen
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 50
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Hoepelsaantal 15
Handpompenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Touwtrektouwaantal 2
Prijzen en medaillesaantal 20
Trainingsmattenaantal 12
Veldmarkeringstapeaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Hesjes voor begeleidersaantal 10

Registratie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 70
Naamstickersaantal 70
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en deelnemerslimiet eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst; druk die lijst uiterlijk de dag ervoor af.
Vraag bij de inschrijving direct naar dieetwensen en noodcontacten. Controleer de contactgegevens opnieuw voordat het sportkamp begint, in plaats van ontbrekende informatie bij de registratie te moeten achterhalen.
Maak de teamindeling en spelregels vooraf en druk beide op papier af. Leg teamhesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden per sportonderdeel klaar, zodat wisselen tussen teams snel gaat.
Controleer de weersverwachting en reserveringen uiterlijk de dag ervoor. Zet op de ochtend zelf de velden uit met pionnen, markeerschijven of veldmarkeringstape en hang pijlen naar registratie, eet- en drinkpunt en sportvelden.
Richt de registratie- en drinkpunten in voordat deelnemers aankomen. Vul koelboxen, zet herbruikbare bekers klaar en test draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de openingsbriefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, deelnemerslimiet en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de inschrijvingen 7 tot 10 dagen voor de sportdag.
Hoeveel sportmateriaal heb je nodig voor een sportkamp?: Dat hangt af van het aantal teams en onderdelen, maar plan per activiteit minimaal één speelset en reserveer materiaal voor gelijktijdige stations. Leg ballen, pionnen, hesjes en markeerschijven uiterlijk de dag ervoor per onderdeel klaar en test handpompen vooraf.
Wat moet je regelen voor de veiligheid tijdens een sportkamp?: Controleer vóór de start de noodcontacten en het EHBO-materiaal en wijs minimaal één verantwoordelijke aan voor eerste hulp. Neem bij buitenactiviteiten ook een weersbesluit op in je draaiboek en controleer de locatie opnieuw op de ochtend zelf.
Hoeveel drinken en eten heb je nodig voor een sportkamp?: Voor intensief sporten kun je als richtlijn rekenen op ongeveer 0,5 tot 1 liter drinken per deelnemer voor een dagdeel, naast extra water bij warm weer. Plan minstens één eet- en drinkmoment per 2 à 3 uur en houd rekening met alle verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.