Zo organiseer je een sportdag zonder last-minute chaos

Begin met de datum, de sportlocatie en een programma dat past bij het aantal deelnemers. Kies daarna de sportonderdelen, verwerk de aanmeldingen en maak teams en wedstrijdschema voordat je materiaal en catering definitief regelt. Plan per onderdeel een verantwoordelijke en reserveer tijd voor opbouw, pauzes en uitloop. De meeste problemen ontstaan doordat materiaal, scheidsrechters en deelnemersinformatie pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Sportonderdelen selecteren
2 personen
4
Deelnemersaantallen bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teams indelen
3 personen
10
Wedstrijdschema maken
3 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Scheidsrechters indelen
2 personen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Sportmateriaal controleren
2 personen
15
Ontbrekend materiaal huren
16
Plattegrond maken
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Teamindeling publiceren
20
Materialen ophalen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Wedstrijdformulieren afdrukken
26
Terrein controleren
3 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Sportvelden uitzetten
5 personen
30
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
33
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Aanwezigheid registreren
3 personen
38
Teamkleuren uitdelen
3 personen
39
Opening verzorgen
2 personen
40
Spelregels uitleggen
3 personen
41
Sportonderdeel begeleiden
6 personen
42
Tussenstanden registreren
2 personen
43
Waterpunten bemannen
2 personen
44
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
45
Pauzes aankondigen
46
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
47
Sportonderdelen wisselen
4 personen
48
Sportonderdeel begeleiden
6 personen
49
Tussenstanden bijwerken
2 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Finales begeleiden
6 personen
53
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen
54
Eindstanden controleren
2 personen
55
Buffet serveren
5 personen
56
Servies en bestek aanvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Tenten afbreken
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Koelboxen leegmaken
2 personen
65
Terrein schoonmaken
5 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Geleend materiaal retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
69
Vermiste materialen registreren
70
Locatie eindcontroleren
2 personen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Zachte ballenaantal 20
Frisbeesaantal 12
Springtouwenaantal 20
Estafettestokjesaantal 12
Hordesaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 120
Veldlijnenaantal 8
Nettenaantal 3
Startblokkenaantal 8
Gymmattenaantal 12
Stootkussensaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 4
Scorebordenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Teamhesjesaantal 120
EHBO-kofferaantal 2
Koelkompressenaantal 12
Zonnebrandcrèmeaantal 8
Drinkwaterflessenaantal 150

Apparatuur

Megafoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Catering

Waterkoelersaantal 4
Drankdispensersaantal 4
IJsboxenaantal 3
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 4
Dweilen en emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiesprayaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 150

Tips

Leg het programma vast voordat je teams indeelt. Noteer per sportonderdeel de speelduur, wisseltijd en pauze, zodat je wedstrijdschema niet op de dag zelf uitloopt.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en beschikbaarheid uit. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf en publiceer de teamindeling zodra de aanmeldingen definitief zijn.
Controleer sportmateriaal minstens 7 dagen vooraf per onderdeel. Tel ballen, pionnen, markeringshoedjes, hesjes, fluitjes en stopwatches; regel ontbrekende spullen daarna nog via huur of ophalen.
Wijs per veld een scheidsrechter en een aanspreekpunt aan. Plan daarnaast vrijwilligers voor ontvangst, catering, scoreverwerking en materiaal, zodat één organisator niet overal tegelijk nodig is.
Maak een plattegrond met velden, buffettafels, tenten en materiaalpunten. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie partytenten, verlengkabels en geluidsapparatuur klaarzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en sportonderdelen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en leg teams, wedstrijdschema en catering uiterlijk 7 dagen voor de sportdag vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per sportveld of onderdeel, plus 2 mensen voor ontvangst en catering. Bij 6 gelijktijdige velden heb je dus minstens 8 vaste vrijwilligers nodig, exclusief een hoofdcoördinator.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Plan eerst de beschikbare velden en rondes en tel per wedstrijd minimaal 5 tot 10 minuten wisseltijd op bij de speeltijd. Maak het schema uiterlijk een week vooraf en druk op de dag zelf wedstrijdformulieren en een deelnemerslijst af.
Wanneer controleer je het materiaal voor een sportdag?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een laatste telling tijdens het ophalen of klaarzetten. Controleer onder meer ballen, netten, veldlijnen, scoreborden, stopwatches, hesjes en fluitjes, zodat ontbrekende spullen nog op tijd geregeld kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.