Organiser une journée sportive sans courir après le temps

Une journée sportive réussie repose d’abord sur un programme réalisable, puis sur une organisation précise des équipes, des arbitres et du matériel. Commencez par réserver le lieu et choisir les épreuves avant d’envoyer les invitations : le nombre de participants détermine tout le reste. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, un plan du site et une solution en cas de météo défavorable. Ce guide vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la remise des médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Sélectionner les épreuves sportives
2 personnes
4
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les équipes
3 personnes
10
Établir le planning des matchs
3 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les arbitres
2 personnes
13
Commander le catering
2 personnes
14
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
15
Louer le matériel manquant
16
Créer le plan
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
19
Publier la composition des équipes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
24
Imprimer la liste des participants
25
Imprimer les formulaires de compétition
26
Contrôler le site
3 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
30
Installer le matériel de sport
4 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Monter le buffet traiteur
4 personnes
33
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
34
Tester la musique et le micro
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Enregistrer la présence
3 personnes
38
Distribuer les couleurs de l’équipe
3 personnes
39
Assurer l’ouverture
2 personnes
40
Expliquer les règles du jeu
3 personnes
41
Accompagner l’épreuve sportive
6 personnes
42
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
43
Tenir les points d’eau
2 personnes
44
Compléter le matériel sportif
2 personnes
45
Annoncer les pauses
46
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
47
Alterner les épreuves sportives
4 personnes
48
Accompagner l’épreuve sportive
6 personnes
49
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Encadrer les finales
6 personnes
53
Rassembler les formulaires de compétition
2 personnes
54
Vérifier les scores finaux
2 personnes
55
Servir le buffet
5 personnes
56
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Assurer la remise des prix
3 personnes
59
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel sportif
5 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Nettoyer le site
5 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger les stocks restants
2 personnes
69
Enregistrer les matériaux manquants
70
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Nappeqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 30
Balles souplesqté 20
Frisbeesqté 12
Cordes à sauterqté 20
Témoins de relaisqté 12
Haiesqté 12
Cônesqté 60
Cônes de balisageqté 120
Lignes de terrainqté 8
Filetsqté 3
Blocs de départqté 8
Tapis de gymqté 12
Coussins de protectionqté 6
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Siffletsqté 10
Chasubles d’équipeqté 120
Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Crème solaireqté 8
Bouteilles d’eau potableqté 150

Équipement

Mégaphone
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Catering

Fontaines à eauqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaceqté 3
Bacs de stockage fermablesqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 4
Serpillières et seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Spray désinfectantqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 12
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150

Conseils

Fixez les épreuves avant de confirmer les inscriptions. Pour chaque activité, notez la durée d’un match, le temps de rotation et le nombre de terrains nécessaires afin d’éviter un planning impossible à tenir.
Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la journée sportive. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, publier leur composition et établir les matchs sans modifier les groupes au dernier moment.
Ne comptez pas uniquement les sportifs : prévoyez des bénévoles pour l’accueil, le chronométrage, l’arbitrage et le ravitaillement. Attribuez chaque rôle à une personne précise et remettez-lui les consignes avant le début.
Vérifiez le matériel sport par sport, puis testez les chronomètres, les sifflets, les panneaux de score et le mégaphone. Les filets, lignes de terrain et cônes sont souvent oubliés jusqu’au moment de l’installation.
Envoyez les informations pratiques avant la date prévue : heure d’arrivée, composition des équipes, tenue, repas et consignes météo. Gardez une liste imprimée des participants et les formulaires de compétition sur place, même si tout a été envoyé en ligne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, choisir les épreuves, lancer les invitations et trouver les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, le planning et la vérification du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines à l’avance si les participants doivent s’inscrire. Fixez une date limite environ 10 jours avant l’événement pour pouvoir former les équipes et organiser les matchs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée sportive ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par terrain ou activité en cours, et 1 personne pour le ravitaillement. Pour plusieurs épreuves simultanées, ajoutez 10 à 20 % de renfort afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Que faire s’il pleut le jour de la journée sportive ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance quelles épreuves peuvent être déplacées ou annulées. Préparez un plan de repli, vérifiez les prévisions la veille et informez les participants dès que la décision est prise.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.