Zo organiseer je een sportdag zonder losse eindjes

Begin met de datum, het programma en de sportlocatie. Reserveer daarna de velden en controleer vergunningen, zodat je weet wat buiten geregeld moet zijn. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je teams, een wedstrijdschema en duidelijke spelregels. Plan naast sportmateriaal ook registratie, catering, EHBO en een alternatief binnenprogramma. De laatste controle draait om het terrein, de weersvoorspelling, geprinte lijsten en materiaal dat op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Sportvelden reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Teamindeling maken
2 personen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Spelregels uitschrijven
2 personen
11
Scheidsrechters indelen
12
EHBO-contact vastleggen
13
Catering bestellen
14
Materiaal controleren
2 personen
15
Wedstrijdformulieren printen
16
Deelnemerslijst printen
17
Weersvoorspelling controleren
18
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Teams en route uitdelen
2 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Velden uitzetten
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
EHBO-tafel inrichten
31
Muziek testen
2 personen
32
bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Prijzen uitstallen

Event

34
Registratie openen
3 personen
35
Deelnemers welkom heten
2 personen
36
Uitleg programma geven
2 personen
37
Teams naar startvelden sturen
4 personen
38
Teamestafette begeleiden
4 personen
39
Voetbalwedstrijden begeleiden
6 personen
40
Volleybalwedstrijden begeleiden
4 personen
41
Korfbalwedstrijden begeleiden
4 personen
42
Tussenuitslagen registreren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
45
Blessures registreren
2 personen
46
Pauze aankondigen
47
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
48
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Finales begeleiden
6 personen
51
Puntentelling controleren
2 personen
52
Vrij spel begeleiden
3 personen
53
Winnaars bepalen
2 personen
54
Prijzen uitreiken
2 personen
55
Afscheid nemen
2 personen
56
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
58
Velden afbreken
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Afvalcontainers legen
2 personen
64
Verlichting uitschakelen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Verloren voorwerpen sorteren
68
Einduitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Partytentenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Korfballenaantal 4
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 60
Trainingshesjesaantal 60
Voetbaldoelenaantal 4
Korfbalpalenaantal 2
Volleybalnettenaantal 2
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Frisbeesaantal 8
Waterestafettebekersaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintaantal 2
Scorebordenaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Wedstrijdhesjesaantal 60
Sporttassenaantal 6
Pompenaantal 2
Ballennettenaantal 6
Start- en finishlintaantal 2
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 60
Sportmedaillesaantal 60
Draagbare basketaantal 2
Tennisballenaantal 12
Badmintonsetsaantal 4
Tennisracketsaantal 8
Bandenaantal 10
Mattenaantal 10
Touwtrektouwaantal 2
Handpompnaaldenaantal 6
Sporttapeaantal 6
Reservevetersaantal 10
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Thermometeraantal 2
Waterkannenaantal 8
Jerrycansaantal 6

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 6
Startbord
Programmapostersaantal 10
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4
EHBO-koffer
Koortsthermometer

Catering

Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf met een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Verzamel tegelijk dieetwensen en contactgegevens, zodat teamindeling en catering op dezelfde deelnemerslijst gebaseerd zijn.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Plan per onderdeel 5 tot 10 minuten wisseltijd en wijs vooraf scheidsrechters aan; anders loopt de sportdag al na de eerste ronde uit.
Controleer sportmateriaal minimaal 2 dagen vooraf. Tel ballen, hesjes, pionnen, netten, doelen, stopwatches en fluitjes en leg ontbrekende spullen meteen apart voor aankoop of leen.
Zet registratie, catering en sportvelden niet op dezelfde plek. Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor de start in en leg deelnemerslijsten, klemborden en pennen klaar.
Maak de weersbeslissing uiterlijk de avond ervoor. Zet een binnenprogramma klaar en informeer deelnemers alleen als de locatie, starttijd of onderdelen veranderen; op de dag zelf inspecteer je het terrein vóór de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Reserveer sportvelden en regel eventuele vergunningen zo snel mogelijk; sluit de aanmeldingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de sportdag.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en verdeel deelnemers daarna in teams van vergelijkbare grootte. Reken per wedstrijd op de speeltijd plus 5 tot 10 minuten wisseltijd en print het schema uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel sportmateriaal heb je nodig voor een sportdag?: Plan per gelijktijdig veld minimaal één wedstrijdbal, een reservebal, afbakening en een scoremogelijkheid. Tel het materiaal 2 dagen vooraf en leg extra pompen, hesjes, pionnen en schrijfmateriaal klaar voor verlies of schade.
Wanneer controleer je het weer voor een sportdag?: Bekijk de weersvoorspelling 48 uur vooraf en neem de definitieve beslissing uiterlijk de avond voor de sportdag. Controleer op de ochtend zelf opnieuw het terrein en communiceer alleen wijzigingen in locatie, tijd of programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.