Cómo organizar un día deportivo sin improvisar

Un día deportivo funciona mejor cuando primero cierras la fecha, el programa y las instalaciones, y después organizas inscripciones, equipos y horarios. Reserva con antelación los campos y comprueba los permisos antes de enviar las invitaciones. Con la lista de participantes podrás distribuir los equipos, recoger preferencias dietéticas y asignar árbitros. La víspera, revisa el material, el pronóstico y el plan interior; el mismo día, marca los campos y monta un punto de registro claro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede deportiva
3
Reservar campos deportivos
4
Comprobar permisos
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer la distribución del equipo
2 personas
9
Hacer el horario del concurso
2 personas
10
Redactar las reglas del juego
2 personas
11
Asignar árbitros
12
Registrar contacto de primeros auxilios
13
Pedir el catering
14
Comprobar el material
2 personas
15
Imprimir formularios del partido
16
Imprimir la lista de participantes
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Preparar un programa interior alternativo
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Reunir material deportivo
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Repartir equipos y recorrido
2 personas
24
Inspeccionar el recinto
2 personas
25
Marcar los campos
4 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Montar el buffet de catering
3 personas
30
Montar la mesa de primeros auxilios
31
Probar la música
2 personas
32
Colocar la señalización
2 personas
33
Exponer los premios

Evento

34
Abrir el registro
3 personas
35
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
36
Dar una explicación del programa
2 personas
37
Enviar los equipos a los campos de salida
4 personas
38
Coordinar el relevo por equipos
4 personas
39
Supervisar los partidos de fútbol
6 personas
40
Coordinar los partidos de voleibol
4 personas
41
Acompañar los partidos de korfbal
4 personas
42
Registrar los resultados intermedios
2 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Reponer fruta y snacks
2 personas
45
Registrar lesiones
2 personas
46
Anunciar el descanso
47
Servir la comida caliente
4 personas
48
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Acompañar las finales
6 personas
51
Comprobar la puntuación
2 personas
52
Guiar el juego libre
3 personas
53
Determinar los ganadores
2 personas
54
Entregar premios
2 personas
55
Despedirse
2 personas
56
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas

Seguimiento

57
Reunir material deportivo
4 personas
58
Desmontar los campos
4 personas
59
Recoger mesas y sillas
4 personas
60
Recoger el catering
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Limpiar el lugar
4 personas
63
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
64
Apagar la iluminación
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Clasificar los objetos perdidos
68
Compartir los resultados finales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Carpas de fiestacant. 3

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Voleibolcant. 4
Balones de korfbalcant. 4
Testigos de relevocant. 8
Conoscant. 40
Conos de marcajecant. 60
Chalecos de entrenamientocant. 60
Porterías de fútbolcant. 4
Postes de korfballcant. 2
Redes de voleibolcant. 2
Cuerdas para saltarcant. 10
Aroscant. 12
Frisbeescant. 8
Vasos para la relevación de aguacant. 20
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 8
Cinta métricacant. 2
Marcadorescant. 6
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Chalecos de competicióncant. 60
Bolsas de deportecant. 6
Bombascant. 2
Redes para pelotascant. 6
Cinta de salida y metacant. 2
Trofeoscant. 3
Cintas de medallacant. 60
Medallas deportivascant. 60
Canasta portátilcant. 2
Pelotas de teniscant. 12
Sets de bádmintoncant. 4
Raquetas de teniscant. 8
Neumáticoscant. 10
Colchonetascant. 10
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Agujas para inflador manualcant. 6
Cinta deportivacant. 6
Cordones de repuestocant. 10
Sombrillascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cuencoscant. 12
Bandejas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Termómetrocant. 2
Jarras de aguacant. 8
Bidonescant. 6

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externas recargablescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banderas del equipocant. 6
Pancarta de salida
Pósteres del programacant. 10
Carteles direccionalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Latacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Termómetro de fiebre

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones: incluye la hora de llegada, los partidos, los descansos y la comida. Así puedes calcular cuántos campos, árbitros y mesas necesitas.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes. Usa la lista definitiva para formar equipos equilibrados y preparar los formularios del partido.
Revisa el material al menos 2 días antes: cuenta balones, conos, chalecos, silbatos, cronómetros, redes y bombas. Comprueba también que las porterías, postes y redes encajen en los campos reservados.
Prepara el recinto 60 minutos antes del inicio. Marca salida y meta, delimita los campos con conos, coloca la mesa de registro y deja a mano portapapeles, bolígrafos y la lista de participantes.
No esperes al mismo día para decidir qué hacer si llueve. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y deja preparado un programa interior alternativo, además de confirmar el contacto de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, los campos y el catering. Deja cerradas las inscripciones, los equipos y el horario al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que reservar los campos deportivos?: Reserva los campos en cuanto tengas una fecha provisional, preferiblemente con 4 semanas de margen. Comprueba entonces los permisos, el acceso al recinto y el material disponible.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el recinto?: Llega 60 minutos antes del comienzo para inspeccionar el lugar, marcar los campos y montar el registro. Si hay varias disciplinas, añade otros 30 minutos para colocar redes, porterías y zonas de espera.
¿Qué hacer si llueve el día deportivo?: Decide el cambio como máximo 24 horas antes si el pronóstico ya es claro. Ten preparado un programa interior con pruebas que no necesiten campos exteriores y comunícalo a los participantes antes de que salgan de casa.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.