Organiser une journée sportive : la méthode complète

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de demander les inscriptions. Une journée sportive avec plusieurs terrains demande ensuite un planning précis des matchs, une répartition équilibrée des équipes et des arbitres identifiés. Prévoyez aussi les repas, les premiers secours et une solution intérieure si la météo change. Le jour venu, une inspection du site et un balisage clair évitent les retards dès le premier match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Réserver les terrains de sport
4
Vérifier les autorisations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des équipes
2 personnes
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Rédiger le règlement
2 personnes
11
Répartir les arbitres
12
Consigner le contact de premiers secours
13
Commander le catering
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Imprimer les formulaires de match
16
Imprimer la liste des participants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Distribuer les équipes et le parcours
2 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Délimiter les espaces
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
31
Tester la musique
2 personnes
32
installer la signalisation
2 personnes
33
Installer les lots

Événement

34
Ouvrir l’inscription
3 personnes
35
Accueillir les participants
2 personnes
36
Présenter le programme
2 personnes
37
Envoyer les équipes vers les aires de départ
4 personnes
38
Encadrer le relais par équipes
4 personnes
39
Encadrer les matchs de football
6 personnes
40
Encadrer les matchs de volley-ball
4 personnes
41
Encadrer les matchs de korfball
4 personnes
42
Enregistrer les résultats intermédiaires
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
45
Enregistrer les blessures
2 personnes
46
Annoncer la pause
47
Servir le repas chaud
4 personnes
48
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Encadrer les finales
6 personnes
51
Vérifier le comptage des points
2 personnes
52
Encadrer le jeu libre
3 personnes
53
Déterminer les gagnants
2 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Faire ses adieux
2 personnes
56
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
58
Démonter les terrains
4 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
64
Éteindre l’éclairage
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Retourner les matériels de location
2 personnes
67
Trier les objets perdus
68
Partager les résultats finaux

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de korfballqté 4
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 60
Chasubles d’entraînementqté 60
Buts de footballqté 4
Poteaux de korfbalqté 2
Filets de volley-ballqté 2
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Frisbeesqté 8
Coupes de relais aquatiqueqté 20
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mètre rubanqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Maillots de compétitionqté 60
Sacs de sportqté 6
Pompesqté 2
Filets de ballonqté 6
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 60
Médailles sportivesqté 60
Panier portableqté 2
Balles de tennisqté 12
Sets de badmintonqté 4
Raquettes de tennisqté 8
Pneusqté 10
Tapisqté 10
Corde de tir à la cordeqté 2
Aiguilles pour pompe manuelleqté 6
Ruban de sportqté 6
Lacets de rechangeqté 10
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Thermomètreqté 2
Carafes d’eauqté 8
Jerricansqté 6

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Banderole de départ
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Boîteqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4
Trousse de premiers secours
Thermomètre frontal

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les terrains avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations et confirmer les créneaux disponibles.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la journée sportive. Utilisez ensuite la liste des participants pour constituer les équipes et recueillir les besoins alimentaires.
Préparez le planning des matchs avec une pause d’au moins 10 minutes entre deux rencontres. Ce délai permet de changer de terrain, noter les scores et gérer un retard.
Désignez les arbitres avant la dernière semaine et remettez à chacun un règlement, un sifflet, un chronomètre et les formulaires de match nécessaires.
Inspectez le site la veille ou le matin même : délimitez les espaces, vérifiez les buts, filets, cônes et ballons, puis installez la table d’inscription avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée sportive ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et les terrains, puis envoyez les invitations dès que le programme et les autorisations sont confirmés.
Quand clôturer les inscriptions à une journée sportive ?: Clôturez-les 10 à 14 jours avant l’événement. Il vous restera ainsi assez de temps pour répartir les équipes, établir le planning des matchs et commander le catering selon le nombre réel de participants.
Combien de temps prévoir entre deux matchs ?: Prévoyez au moins 10 minutes entre deux matchs. Pour des équipes nombreuses ou plusieurs terrains éloignés, comptez plutôt 15 minutes afin de gérer les déplacements et la saisie des scores.
Que prévoir si la météo empêche les activités sportives ?: Préparez un programme intérieur de rechange au plus tard 48 heures avant l’événement, après avoir vérifié les prévisions. Informez les responsables dès que la solution extérieure devient incertaine.

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