Zo organiseer je een sportclinic zonder chaos

Begin met de sportlocatie, het programma en het aantal deelnemers; die drie bepalen bijna alles wat daarna volgt. Reserveer niet alleen het sportveld, maar ook kleedkamers en ruimte voor ontvangst, eten en drinken. Werk vervolgens de trainingsgroepen, trainers en veiligheidsinstructie uit. Pas wanneer de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, leg je het materiaal en de catering definitief vast. Op de dag zelf draait een duidelijke ontvangstbalie en een geprinte deelnemerslijst veel vertraging weg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Sportlocatie reserveren
6
Kleedkamers reserveren
7
Sportprogramma uitwerken
2 personen
8
Trainingsgroepen indelen
2 personen
9
Trainers bevestigen
10
Muziek afspeellijst maken
11
Weersverwachting controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Sportmateriaal controleren
2 personen
14
Deelnemersinformatie printen
15
EHBO-set controleren
16
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
17
Sportvelden uitzetten
4 personen
18
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Eten voorbereiden
3 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
26
Warming-up begeleiden
4 personen
27
Clinics begeleiden
6 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Sportmateriaal wisselen
2 personen
30
Pauzes begeleiden
3 personen
31
Blessures opvangen
32
Hapjes uitserveren
3 personen
33
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
34
Avondmaaltijd serveren
4 personen
35
Avondprogramma begeleiden
4 personen
36
Prijzen en certificaten uitdelen
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
44
Sportvelden leeghalen
3 personen
45
Overgebleven eten verpakken
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Kleedmattenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Sportballenaantal 20
Voetballenaantal 10
Basketballenaantal 8
Volleyballenaantal 8
Fitnessmattenaantal 25
Weerstandsbandenaantal 25
Springtouwenaantal 20
Trainingshesjesaantal 40
Mini-doelenaantal 4
Agility-laddersaantal 4
Stootkussensaantal 6
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 2
Pomp met naaldenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Inschrijfbord
Pijlbordjesaantal 12
Naamstickersaantal 60
Stiftenaantal 12
Certificatenaantal 50

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de sportclinic in blokken van 45 tot 60 minuten en zet per blok de trainer, trainingsgroep, locatie en benodigde materialen vast. Zo voorkom je dat groepen wachten terwijl pionnen, ballen of fitnessmatten nog moeten worden verplaatst.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer dieetwensen meteen bij de deelnemers. Gebruik daarna de definitieve lijst voor de groepsindeling, badges, deelnemersinformatie en hoeveelheden eten en drinken.
Controleer sportmateriaal minstens 2 dagen vooraf: tel ballen, trainingshesjes, pionnen en matten, en test de pomp met naalden. Leg voor de clinic ook een EHBO-koffer en ijscompressen klaar op een plek die trainers direct kunnen vinden.
Regel geluid vóór de deelnemers arriveren. Test de draagbare speakers en microfoon met de stekkerdozen en verlengkabels op hun definitieve plek; neem bovendien een opgeladen alternatief mee als de muziek of instructies niet mogen uitvallen.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de start. Zet eerst de ontvangstbalie, tafels en stoelen klaar, richt daarna de sportvelden in en koel de dranken; geef de veiligheidsinstructie voordat de eerste oefeningen beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportclinic organiseren?: Reserveer de sportlocatie en trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de inschrijvingen ongeveer 7 dagen voor de clinic, zodat je groepen, catering en materiaal op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel trainers heb je nodig voor een sportclinic?: Houd als praktische basis één trainer per trainingsgroep aan. Bij groepen van ongeveer 10 tot 15 deelnemers blijft de begeleiding overzichtelijk; plan daarnaast minstens één persoon voor ontvangst en registratie.
Hoeveel drank heb je nodig voor een sportclinic?: Reken bij een actieve clinic op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer voor een programma van 2 tot 3 uur, plus extra water bij warm weer. Koel de dranken uiterlijk 2 uur voor de start.
Wanneer deel je deelnemers in trainingsgroepen in?: Maak de voorlopige groepsindeling zodra de inschrijvingen binnenkomen en leg haar definitief vast 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer op de dag zelf de aanwezigheid en pas alleen nog aan bij afmeldingen of onverwachte niveauverschillen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.