Zo organiseer je een sportbeurs

Begin met de datum, locatie en het doel van de sportbeurs. Bepaal daarna hoeveel sportaanbieders, standhouders en bezoekers de ruimte aankan, voordat je inschrijvingen opent. Leg vroeg vast welke activiteiten doorgaan en maak een plattegrond met stands, registratie en proefplekken. De meeste problemen ontstaan doordat materiaal, vrijwilligers en leveranciers pas in de laatste week worden gecontroleerd. Plan daarom een briefing en een volledige materiaalcheck vóór de opbouwdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Sportaanbieders benaderen
2 personen
6
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
7
Standhouders registreren
2 personen
8
Sportactiviteiten bevestigen
2 personen
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Plattegrond indelen
2 personen
11
Standplaatsen toewijzen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Socialmediaberichten plaatsen
14
Aanmeldformulier openen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Leveranciers bevestigen
18
Sleuteloverdracht afspreken
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Briefing versturen
21
Promotiemateriaal drukken
22
Materialen controleren
2 personen
23
Sportmateriaal reserveren
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
28
Printwerk sorteren
29
Locatie openen
2 personen
30
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
31
Vloer en looproutes controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Standwanden plaatsen
3 personen
34
Sportzones afzetten
3 personen
35
Sportmateriaal klaarzetten
4 personen
36
Standhouders ontvangen
3 personen
37
Standmaterialen uitdelen
2 personen
38
Standhouders laten opbouwen
4 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Muziek en microfoon testen
2 personen
44
Aanmeldlijst klaarleggen
45
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

46
Deelnemers ontvangen
4 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Programma toelichten
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Sportclinics begeleiden
6 personen
51
Demonstraties begeleiden
4 personen
52
Sportstands bemannen
10 personen
53
Wedstrijdonderdelen begeleiden
4 personen
54
Uitslagen registreren
2 personen
55
Prijzen klaarleggen
56
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Koffie en thee bijvullen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Toiletten controleren
62
Fotomomenten begeleiden
63
Laatste bezoekers informeren
2 personen
64
Standhouders laten afbouwen
4 personen
65
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
67
Meubilair afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Servies verzamelen
2 personen
70
Koelboxen legen
2 personen
71
Afval sorteren
3 personen
72
Catering opruimen
3 personen
73
Servies afwassen
2 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
79
Foto’s en bestanden archiveren
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 180
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Loungebankenaantal 4
Standwandenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Tafelkledenaantal 30

Sportmateriaal

Sportmattenaantal 20
Yoga-mattenaantal 20
Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Tennisracketsaantal 12
Tennisballenaantal 36
Badmintonracketsaantal 12
Shuttlesaantal 36
Hesjesaantal 30
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Springtouwenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Kettlebellsaantal 8
Handgewichtenaantal 12
Start- en finishlint
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 4
Draagbare doelenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 8
Tafeltennisballenaantal 24
Tafeltennistafel
Sportbekersaantal 12
Opbergkrattenaantal 10
Eenvoudige EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Desinfecterende sprayaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare werklampenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Kabelmattenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 8
Buffetbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Sportpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Standbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Prijzentafelbord

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelcontainersaantal 4
Opbergdozenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4

Tips

Reserveer de locatie zodra de datum vaststaat en controleer direct vergunningen, verzekering en sleuteloverdracht. Plan de laatste controle uiterlijk 2 weken vóór de beurs, zodat ontbrekende afspraken nog kunnen worden opgelost.
Benader sportaanbieders vóór je het programma publiceert. Leg per activiteit de duur, benodigde ruimte en het materiaal vast; een proefles met matten vraagt bijvoorbeeld een andere indeling dan een veldje met draagbare doelen.
Open het aanmeldformulier pas wanneer deelnemersvoorwaarden, standplaatsen en het programma duidelijk zijn. Verwerk dieetwensen en andere gegevens uiterlijk 1 week vooraf, zodat leveranciers en registratie niet op de dag zelf hoeven te improviseren.
Maak de plattegrond op schaal en geef iedere standhouder een vaste plek. Houd looproutes vrij en plaats de registratietafel bij de ingang; reserveer daarnaast ruimte voor sportactiviteiten met pionnen, markeerschijven of sportmatten.
Tel sportmateriaal per activiteit en controleer het minstens 2 dagen vooraf. Denk niet alleen aan ballen, rackets en shuttles, maar ook aan hesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden; die kleine benodigdheden worden vaak te laat gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie, vergunningen, sportaanbieders, standhouders en promotie te regelen. Plan de definitieve briefing en materiaalcontrole in de laatste week.
Hoe deel je een ruimte in voor een sportbeurs?: Maak 2 tot 4 weken vooraf een plattegrond met de ingang, registratietafel, stands en activiteitenzones. Houd looproutes vrij en geef iedere standhouder een vaste standplaats. Plan actieve onderdelen niet direct naast een rustige informatiestand.
Wanneer open je de inschrijving voor een sportbeurs?: Open het aanmeldformulier zodra programma, deelnemersvoorwaarden en locatie vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen voor het evenement, zodat je aantallen, dieetwensen en registratie kunt verwerken.
Wanneer controleer je het materiaal voor een sportbeurs?: Controleer gereserveerd en aanwezig materiaal 2 dagen vooraf en leg alles per activiteit apart. Tel onder meer ballen, rackets, matten, hesjes en pionnen. Zo kun je ontbrekende spullen nog vóór de opbouw vervangen of bijbestellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.