Organiser un salon du sport, étape par étape

Un salon du sport réunit des exposants, des démonstrations et plusieurs activités dans un même lieu. Commencez par sécuriser la date, le site, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez le programme autour des prestataires confirmés, attribuez les emplacements et prévoyez les flux entre accueil, stands et zones sportives. Les oublis les plus fréquents concernent le matériel en double, les besoins alimentaires et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Contacter les prestataires sportifs
2 personnes
6
Fixer les conditions de participation
2 personnes
7
Enregistrer les exposants
2 personnes
8
Confirmer les activités sportives
2 personnes
9
Établir le programme
2 personnes
10
Organiser le plan
2 personnes
11
Attribuer les emplacements
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier des messages sur les réseaux sociaux
14
Ouvrir le formulaire d’inscription
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Confirmer les fournisseurs
18
Fixer la remise des clés
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Envoyer le briefing
21
Imprimer le matériel promotionnel
22
Vérifier le matériel
2 personnes
23
Réserver le matériel sportif
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
28
Trier les impressions
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
31
Vérifier le sol et les chemins de circulation
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les parois des stands
3 personnes
34
Délimiter les zones sportives
3 personnes
35
Installer le matériel de sport
4 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Distribuer les supports de stand
2 personnes
38
Faire monter les exposants
4 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
installer la signalisation
2 personnes
43
Tester la musique et le micro
2 personnes
44
Préparer la liste d’inscription
45
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

46
Accueillir les participants
4 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Présenter le programme
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Accompagner les cliniques sportives
6 personnes
51
Encadrer les démonstrations
4 personnes
52
Assurer la présence aux stands sportifs
10 personnes
53
Accompagner les épreuves
4 personnes
54
Enregistrer les résultats
2 personnes
55
Préparer les prix
56
Assurer la remise des prix
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Encadrer les séances photo
63
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
64
Faire démonter les stands
4 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
67
Démonter le mobilier
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Rassembler la vaisselle
2 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Ranger le service traiteur
3 personnes
73
Faire la vaisselle
2 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Archiver les photos et les fichiers
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaises pliantesqté 180
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Canapés de salonqté 4
Panneaux de standqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Nappesqté 30

Matériel de sport

Tapis de sportqté 20
Tapis de yogaqté 20
Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Raquettes de tennisqté 12
Balles de tennisqté 36
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 36
Giletsqté 30
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Cordes à sauterqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Kettlebellsqté 8
Poids à mainqté 12
Ruban de départ et d'arrivée
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 8
Mètres rubansqté 4
Buts portablesqté 4
Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 24
Table de ping-pong
Gobelets de sportqté 12
Caisses de rangementqté 10
Trousses de premiers secours simplesqté 2
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Spray désinfectantqté 6

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10

Catering

Glacièresqté 8
Bacs à buffetqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Décoration

Affiches sportivesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux de standqté 20
Badges nominatifsqté 60
Panneau de table des prix

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4

Conseils

Bloquez le lieu avant de contacter largement les exposants : vérifiez les autorisations, l’assurance, les horaires d’accès et la remise des clés au moins 6 semaines avant le salon.
Fixez les conditions de participation avant d’ouvrir le formulaire : indiquez les horaires, les activités accessibles, le matériel fourni et la date limite d’inscription, idéalement 3 semaines avant l’événement.
Dessinez le plan en séparant clairement l’accueil, les stands et les zones de pratique. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et prévoyez une zone de rangement pour les tapis, ballons, raquettes et accessoires.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez les fournisseurs 10 à 14 jours avant. Ce délai laisse le temps de corriger un régime particulier ou une quantité manquante.
Répartissez les bénévoles par créneaux et envoyez un briefing écrit 3 à 5 jours avant. Ajoutez les horaires, les emplacements, le contact responsable et la procédure en cas de matériel absent ou d’activité interrompue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du sport ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et activités sportives. Commencez par le lieu, les autorisations et l’assurance, puis gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et la logistique.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon du sport ?: Ouvrez le formulaire lorsque le lieu, les conditions de participation et une première version du programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant le salon pour traiter les demandes.
Comment répartir les stands et les activités sportives ?: Attribuez les stands après avoir vérifié les besoins de chaque exposant, puis placez les activités bruyantes ou très mobiles loin de l’accueil. Gardez au moins 1,20 m de circulation et prévoyez une marge de 10 % dans les zones les plus fréquentées.
Quand vérifier le matériel d’un salon du sport ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant pour repérer les réservations manquantes, puis un second contrôle la veille. Le jour même, vérifiez notamment les chronomètres, sifflets, panneaux de score, cônes, tapis et ballons avant l’arrivée du public.

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