Zo organiseer je een sponsorloop zonder losse eindjes
Begin een sponsorloop niet met de inschrijving, maar met de datum, route en start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunning, verzekering en verkeersbegeleiding, zodat je weet wat haalbaar is voordat je deelnemers werft. Open vervolgens het inschrijfformulier, verspreid sponsorpakketten en deel vrijwilligers in bij routeposten en ontvangst. In de laatste week controleer je betalingen, startnummers, sponsorformulieren, het weerbericht en het draaiboek. Zo voorkom je dat veiligheid, toiletten of de registratie van sponsorgeld pas op de wedstrijddag aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Route met gemeente afstemmen
2 personen
- 5
Start- en finishlocatie reserveren
- 6
Verkeersbegeleiding aanvragen
- 7
Toiletten reserveren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Sponsorpakketten verspreiden
2 personen
- 10
Inschrijfformulier openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Routeposten toewijzen
2 personen
- 15
Startnummers bestellen
- 16
Medailles bestellen
- 17
Sponsorgeldregistratie maken
- 18
Programma publiceren
- 19
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 20
Betalingen controleren
2 personen
- 21
Draaiboek printen
- 22
Route en weerbericht controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Startnummers sorteren
2 personen
- 25
Sponsorformulieren sorteren
2 personen
- 26
Medische informatie verzamelen
- 27
Materialen klaarzetten
3 personen
- 28
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 29
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 30
Weerscenario bevestigen
2 personen
Event
- 31
Terrein controleren
3 personen
- 32
Route uitzetten
6 personen
- 33
Routeposten inrichten
6 personen
- 34
Startboog opbouwen
3 personen
- 35
Tafels opstellen
4 personen
- 36
Partytenten opzetten
4 personen
- 37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 38
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 39
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 40
Catering klaarzetten
3 personen
- 41
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
- 42
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 43
Vrijwilligershesjes uitdelen
2 personen
- 44
Deelnemers registreren
4 personen
- 45
Startnummers uitdelen
3 personen
- 46
Sponsorlijsten innemen
2 personen
- 47
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
- 48
Warming-up begeleiden
2 personen
- 49
Openingswoord verzorgen
- 50
Sponsorloop starten
3 personen
- 51
Routeposten bemannen
6 personen
- 52
Rondes registreren
4 personen
- 53
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
- 54
Water uitdelen
3 personen
- 55
Dranken bijvullen
2 personen
- 56
Hapjes serveren
3 personen
- 57
Finishers registreren
3 personen
- 58
Medailles uitdelen
2 personen
- 59
Sponsortotaal bekendmaken
- 60
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
- 61
Maaltijd serveren
4 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
2 personen
- 64
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 65
Routeborden verwijderen
4 personen
- 66
Terrein opruimen
6 personen
- 67
Tenten en tafels afbreken
5 personen
- 68
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
- 69
Materialen schoonmaken
4 personen
- 70
Toiletten controleren
2 personen
- 71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 72
Opbrengst contant geld tellen
2 personen
- 73
Sponsorbedragen verwerken
2 personen
- 74
Bedankbericht versturen
- 75
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 76
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 77
Terrein en opslag schoonmaken
3 personen
- 78
Sponsoradministratie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 180
- Veiligheidsspeldenaantal 250
- Markeerhoedjesaantal 40
- Afzetlintaantal 12
- Routepijlenaantal 30
- Rondekaartenaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Medaillesaantal 180
- Startboog
- Pionnenaantal 30
- Reflectiehesjesaantal 20
- Prijstrofeeënaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Isolatiedekensaantal 6
- Opvouwbare brancard
- Regenschermenaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Welkomstbord
- Sponsorbordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 250
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelelementenaantal 24
- Waterkokersaantal 2
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Sponsjesaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route minimaal 8 weken vooraf vast en stem die af met de gemeente. Vraag tegelijk de vergunning aan en controleer of verkeersbegeleiding nodig is; een routewijziging na de inschrijving zorgt snel voor verwarring.
- Reserveer start- en finishlocatie, toiletten en eventuele tenten voordat je het programma publiceert. Controleer ook stroompunten voor de geluidsinstallatie en leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar.
- Open de inschrijving pas nadat je route en praktische tijden definitief zijn. Verzamel per deelnemer contactgegevens, dieetwensen en de status van de betaling, zodat je later geen losse lijstjes hoeft samen te voegen.
- Geef vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf een concrete post en tijdstip. Plan routeposten, ontvangst, startnummeruitgifte en EHBO afzonderlijk; deel telefoonnummers uit en laat iedere post weten wie bij problemen beslist.
- Maak in de laatste 48 uur aparte stapels voor startnummers, veiligheidsspelden, medailles en sponsorformulieren. Print het draaiboek, controleer de route en het weerbericht en wijs iemand aan die uitsluitend de sponsorgeldregistratie bijhoudt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?
- Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je de route, vergunning, verzekering, locaties, inschrijving en vrijwilligers. Voor een drukke openbare route kan extra voorbereiding nodig zijn.
- Heb je een vergunning nodig voor een sponsorloop?
- Dat hangt af van de route en de gemeente, maar vraag dit direct na het vastleggen van de route na. Dien de aanvraag bij voorkeur 8 weken voor de loop in, omdat verkeersmaatregelen en afstemming met de gemeente tijd kosten.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?
- Reken minimaal één vrijwilliger per routepost en daarnaast aparte mensen voor startnummeruitgifte, start, finish, EHBO en registratie. Tel voor een kleine loop vaak 10 tot 15 vrijwilligers; bepaal het exacte aantal na het uitzetten van de route.
- Wanneer bestel je startnummers en medailles voor een sponsorloop?
- Bestel ze zodra de inschrijving sluit of zodra je een betrouwbare deelnemersprognose hebt, meestal 3 tot 4 weken voor de loop. Houd enkele extra startnummers en medailles achter de hand voor late wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!